Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Объем образующихся в делопроизводстве организации документов порождает проблему отбора их на хранение или уничтожение. Документированная информация имеет различную ценность, в зависимости от которой определяется срок ее хранения. Основная задача проведения экспертизы ценности заключается в сохранении максимума ценной информации при отборе минимума документов на хранение. В Республике Беларусь отбор документов на хранение основан на системе, сложившейся еще в советское время. Эта система базируется на перечнях документов с указанием сроков хранения и определенных правилах их применения.

Справочно Под экспертизой ценности документов понимают процесс определения научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов, государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Вопросы проведения экспертизы ценности документов регулируются следующими нормативными правовыми актами:

• Законом РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле);

• Правилами работы архивов;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Белкомархива от 06.11.2003 № 38;

• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121.

Экспертиза ценности документов в организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании:

• нормативных правовых актов Республики Беларусь;

• локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

• локальных нормативных правовых актов, устанавливающих ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

• перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

В Правилах работы архивов закреплены принципы и, выработанные на основе их критерии проведения экспертизы ценности документов. К принципам проведения экспертзы ценности относятся: принцип историзма, комплексности и всесторонности. Критерии имеют следующую структуру:

• критерий происхождения:

- роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

- роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

- время и место образования документа;

• критерий содержания:

- значимость события, отраженного в документе;

- значение информации, содержащейся в документе;

- повторяемость информации документа в других документах;

- вид и разновидность документа;

• критерий внешних особенностей документа:

- подлинность документа (отделение копий от оригиналов);

- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций, помет;

- особенности передачи текста документа;

- особенности материальной основы документа;

- физическое состояние документа.

Экспертиза ценности документов в организации проводится в делопроизводстве при:

• составлении номенклатуры дел;

• при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации, а также в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

• при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ).

В организации с небольшой штатной численностью функции службы ДОУ может выполнять один работник, на которого они возлагаются. В проведении экспертизы ценности документов участвует экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации, работники структурных подразделений и работники архива, которые осуществляют методическое руководство. В организации с небольшой штатной численностью работник, осуществляющий функции службы ДОУ и архива, может быть представлен в одном лице.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел для передачи в архив организации.

Обратите внимание! Передаче в архив подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу. Дела с временными сроками хранения хранятся в структурных подразделениях организации. Дела с временными сроками хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, выделяются к уничтожению.

Обязательно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Обратите внимание! Отбор и оформление дел как при их заведении в делопроизводстве, так и при подготовке к передаче в архив организации проводится работниками структурных подразделений, в которых они были образованы (п.180 Инструкции по делопроизводству; пп.60, 70 Правил работы архивов).

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации предполагает проведение полистного просмотра документов дел. При полистном просмотре из дел изымаются размноженные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

В результате проведения экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются:

• опись дел постоянного хранения структурного подразделения;

• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

На основе описей осуществляется передача документов в архив организации.

Экспертиза ценности документов в архиве

При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с экспертной комиссией организации.

При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляется отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), а документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, - для выделения к уничтожению.

В архиве организации также уточняется характер повторения содержащейся информации в документах (вид, форма и полнота повторения), выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования. Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

В результате проведения экспертизы ценности документов в архиве составляются:

• годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;

• годовой раздел сводной описи дел по личному составу;

• годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно Ниже см., как правильно составляется: • сводная опись дел постоянного хранения; • сводная опись дел по личному составу; • сводная опись дел временного хранения (свыше 10 лет).

Экспертная комиссия

В организации должна быть создана ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

Обратите внимание! Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК (часть первая ст.10 Закона об архивном деле).

Экспертная комиссия (ЦЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК (ЦЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Экспертная комиссия  (ЦЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Справочно Примерную форму положения об экспертной комиссии см. здесь.

Персональный состав ЭК (ЦЭК) также утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Положение об ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.

Примерная форма приказа о создании экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Консалт»

(ООО «Консалт»)

ПРИКАЗ

24.04.2014 № 96

г.Минск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора и уничтожения документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Консалт»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - заместитель директора С.Н.Лойко.

Секретарь - заведующий канцелярией В.Т.Романова.

Члены комиссии: главный бухгалтер М.О.Сидорова,

                              начальник юридического отдела Е.В.Иванова,

                              заведующий архивом Е.А.Павлова.

2. Заведующей архивом Е.А.Павловой разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии.

Срок исполнения - 25.05.2014.

Изменения в состав ЭК (исключение работников из состава комиссии, включение новых членов, изменения обязанностей членов комиссии) вносятся приказом руководителя организации.

Примерная форма приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Консалт»

(ООО «Консалт»)

ПРИКАЗ

21.06.2014 № 156

г.Минск

О внесении изменений в состав

экспертной комиссии

В целях обеспечения качественной работы экспертной комиссии ООО «Консалт» и в связи с изменениями в штатном расписании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в состав экспертной комиссии ООО «Консалт» следующие изменения:

1.1. Назначить секретарем экспертной комиссии начальника управления делами Г.Л.Лазаренко.

1.2. Исключить из состава экспертной комиссии В.Т.Романову.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора С.Н.Лойко.

Основные функции ЦЭК (ЭК) определены в п.56 Правил работы архивов.

Обратите внимание! В случае если в перечнях не установлены сроки хранения тех или иных документов, образующихся в деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения таких документов принимается ЭК (ЦЭК) организации самостоятельно.

Справочно Для более детального изучения см. «Порядок действий по уничтожению документов с истекшими сроками хранения».

19.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела