Материал помещен в архив

Формирование и хранение дел с договорами

Ольга Гасюкевич
юрист

04.04.2023

После подписания сторонами и регистрации договор с сопутствующей документацией поступает в соответствующее структурное подразделение работнику для исполнения. Оригиналы (копии) неисполненных договоров могут храниться в одном или разных делах в юридической службе, бухгалтерии, в других структурных подразделениях организации.

Как формировать в дела, а также хранить договоры, разъяснил автор.

Дополнительно по теме • Регистрация, учет и систематизация договоров.

Формирование дел с договорами

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (чч.1-2 п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Формирование дел с договорами осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации (структурного подразделения) и действующим ЛПА.

В одно дело с договорами могут включаться иные документы (переписка, спецификации, копии доверенностей на подписание договоров и т. п.). Так, приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся (ч.4 п.170 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. В дела группируются документы одного делопроизводственного года (чч.1-2 п.170 Инструкции № 4).

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, касающихся решения одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.2 п.170 Инструкции № 4).

Договоры в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

В зависимости от количества заключаемых в организации договоров и с целью оптимизации поиска определенного вида документации дела с договорами могут систематизироваться:

• по видам договоров (поставки, аренды, подряда, купли-продажи, перевозки, страхования, трудовые договоры, контракты и т. д.);

• по структурным подразделениям (ответственным исполнителям), ведущим соответствующие договоры;

• по контрагентам (организациям, группам организаций и т. п.);

• по территориальному признаку (Минская область, Витебская область).

Дополнительно по теме • Как сдать в архив договор, если начало его действия 2018 год, а окончания - 2021 год? В какую папку его подшивать: «Договоры 2018» или «Договоры 2021»?

Организация самостоятельно определяет порядок систематизации договоров и сопутствующих им документов.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции № 4).

В организации дела с договорами оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

Как правило, дела с договорами относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения и после завершения делопроизводством они остаются частично оформленными:

• документы хранятся в скоросшивателях;

• листы не нумеруются;

• пересистематизация документов в деле не проводится;

• внутренние описи и заверительные надписи не составляются;

• обложка дела не дооформляется (п.189 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?

Хранение договоров

С момента формирования дела с договорами могут проходить следующие этапы:

• оперативное хранение;

• уничтожение в связи с истечением сроков хранения.

Обратите внимание! Как правило, договоры в архив не передаются, поскольку относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения.

С момента заведения дела до передачи его в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у ответственных исполнителей) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции № 4).

В организации дела с различными видами договоров и сопутствующей документацией могут находиться на оперативном хранении в бухгалтерии, юридическом отделе, кадровом отделе, отделе сбыта, отделе снабжения, в службе охраны труда, отделе ВЭД, в административно-хозяйственном отделе и т. п. Это определяет организация самостоятельно.

Для повышения оперативности поиска документов дела, хранящиеся в папках-регистраторах, скоросшивателях располагаются на полках в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел, как правило, с указанием наименования дела (ч.1 п.214 Инструкции № 4).

Сроки хранения договоров

Сроки хранения договоров предусмотрены Перечнем № 140.

Нормы Перечня № 140 обязательны к исполнению всеми госорганами, иными госорганизациями и ИП независимо от видов деятельности.

Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч.1 п.236 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем № 140, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) госоргана, иной организации, решению ИП. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций (п.4 примечаний к Перечню № 140). Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Дополнительно по теме • Трудовые договоры (контракты) и уведомления на продление: храним правильно. • Какой срок хранения гражданско-правовых договоров? • Какой срок хранения договора перевода долга? • Какой срок хранения договоров о предоставлении и использовании безвозмездной помощи (спонсорской)? • Какой срок хранения договоров закупки за счет госбюджета и за счет собственных средств?

Выдача договоров в пользование

Договоры, сформированные в дела, могут быть выданы или изъяты.

Договоры и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование:

• в пределах организации другим структурным подразделениям организации;

• сторонним организациям;

• в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (ч.1 п.215 Инструкции № 4).

Например, возможна выдача договора поставки для представления в экономический суд, выдача трудового договора в рамках индивидуального трудового спора и т. п.

Обратите внимание! Выдача договоров и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, выдача договоров и дел сторонней организации - на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации (чч.2, 3 п.215 Инструкции № 4).

Договоры, которые находятся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 4. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции № 4 (п.216 Инструкции № 4).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.