Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).
| Основные признаки | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Ответственные лица за документационное обеспечение управления | Организация документационного обеспечения управления в организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями |
Пункты 4, 6 Инструкции по делопроизводству | |
| Виды инструкций | Различают три основных вида инструкций по делопроизводству: - типовая - устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях; - примерная - устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках; Обратите внимание! Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения |
Пункт 4 Инструкции по делопроизводству | |
| Кто разрабатывает | 1. Служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях разработка инструкции может быть поручена специалисту, ответственному за ведение делопроизводства в организации. Следует учесть, что данный работник должен знать все нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними. 2. Сторонняя организация, если в самой организации нет возможности самостоятельно разработать инструкцию (высокая загруженность работников, низкая квалификация работников и др.) |
Может ли организация обратиться к сторонней организации для разработки инструкции по делопроизводству? | |
| Структура и содержание инструкции | Структуру инструкции организации, ее содержание (количество и наименования разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) определяют ее разработчики. Обратите внимание! Инструкция по делопроизводству должна отражать все основные стадии работы с документами в организации.Она не должна противоречить нормам законодательства по организации и ведению делопроизводства |
||
| Разделы инструкции | Инструкция обычно состоит из трех частей: 1) вводная (общие положения); 2) основная (тематические разделы); 3) приложения. В разделе «Общие положения»: - указывают область распространения инструкции, цели и причины ее издания; - приводят документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней; - указываются наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции и др. К основным (тематическим) разделам (главам) инструкции по делопроизводству относятся: - «Подготовка и оформление документов»; - «Организация документооборота»; - «Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата»; - «Контроль исполнения документов»; - «Хранение документов». Основные разделы могут содержать главы. Пример Раздел «Организация документооборота» может включать такие главы:- порядок обработки входящих документов; - порядок обработки исходящих документов; - порядок обработки внутренних документов; - учет объема документооборота. В инструкцию по делопроизводству могут входить и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется организацией самостоятельно. В отдельные разделы могут выделяться вопросы составления номенклатуры дел организации, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив и др. |
||
| Приложения к инструкции | Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) инструкции по делопроизводству. В качестве приложений могут приводиться: - образцы бланков документов; - унифицированные формы основных (наиболее массовых) видов документов (приказ, акт, протокол, письмо и др.); - перечень нерегистрируемых документов; - перечень документов, подлежащих утверждению. Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции по делопроизводству делаются ссылки на приложения для упрощения работы с этим документом |
1. Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов. 2. Оформление документов в организации (раздел 5 «Составление и оформление отдельных видов документов») | |
| Автоматизированная система документационного обеспечения управления | Если в организации используется автоматизированная система документационного обеспечения управления, то в инструкции по делопроизводству: - обязательно закрепляются особенности ее внедрения либо - должна быть дана отсылка на другой локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий соответствующие вопросы. Справочно Положения инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий |
Пункт 3 Инструкции по делопроизводству | |
| Оформление и утверждение инструкции | Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации. Справочно При наборе текста на бланках формата А4 с использованием компьютера применяется шрифт Times New Roman - не менее 13 пт, с одинарным интервалом. Выравнивание текста производится по ширине листа.Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) этих организаций и соответствующими государственными архивами. Эти же инструкции, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций. Инструкции организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждают руководители после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии). При утверждении инструкции по делопроизводству распорядительным документом (приказом) в него включаются пункты о (об): - утверждении инструкции по делопроизводству; - дате введения в действие инструкции по делопроизводству; - ответственных исполнителях; - отмене ранее действовавшей инструкции по делопроизводству; - должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Датой инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения |
Пункты 5, 46, 77, 78, 93 Инструкции по делопроизводству | |
| Выполнение требований инструкции | Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов | Пункт 7 Инструкции по делопроизводству |
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167. |
21.01.2015
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»