Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ: РАЗРАБОТКА И ПРИМЕНЕНИЕ

Иногда только после обнаружения серьезных ошибок в работе с документами или утраты документов в организации издают распорядительный документ или разрабатывают различные методические документы (правила, памятки), в которых устанавливают порядок работы с документами. Но это практика ошибок. Организация порядка работы с документами должна быть направлена на их предупреждение.

Как правило, вопросы документационного обеспечения - создания документов и организации работы с ними - закрепляются в различных локальных нормативных правовых актах организации: учредительных документах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др.

Основной нормативный правовой акт, комплексно регламентирующий вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, - это инструкция по делопроизводству (далее - инструкция по делопроизводству организации).

Разработка в организации инструкции по делопроизводству организации позволяет:

• регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов;

• закрепить наиболее рациональную технологию работы с документами;

• сделать систему работы с документами стабильной;

• обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям нормативных правовых актов;

• установить ответственность за работу с документами.

Каждой организации - свой вид инструкции по делопроизводству организации

Различают три вида инструкций:

1) типовая - инструкция, имеющая типовой характер. Устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях;

2) примерная - инструкция, имеющая примерный характер. Устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках;

3) индивидуальная (номенклатура дел конкретной организации).

Обратите внимание! Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

Справочно Вместо терминов «типовая инструкция по делопроизводству» и «примерная инструкция по делопроизводству» для обозначения инструкций по делопроизводству, разрабатываемых вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций, используется формулировка: инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер (п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций могут разрабатывать инструкции, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Инструкции организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (часть первая п.5 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. часть первая п.5 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 изложена в новой редакции.

Инструкции организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждают руководители после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с центральной экспертной комиссией этих организаций и соответствующими государственными архивами. Эти же инструкции, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с центральной экспертной комиссией этих организаций.

Цель такого согласования - соблюдение организациями действующего законодательства: положения инструкции по делопроизводству организации не должны противоречить действующему законодательству в сфере делопроизводства и архивного дела.

Структура инструкции по делопроизводству организации

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела не определяют структуру инструкции конкретной организации и ее «типовое» содержание, методические документы по ее разработке также отсутствуют. Таким образом, структуру инструкции по делопроизводству организации, ее содержание (количество и наименования разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) определяют ее разработчики.

Обратите внимание! Положения инструкции по делопроизводству организации должны последовательно отражать все стадии работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) сдачи в архив.

Главные разделы инструкции по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству организации обычно состоит из трех частей:

1) вводная (общие положения);

2) основная (тематические разделы);

3) приложения.

В разделе «Общие положения» указывают область распространения инструкции по делопроизводству организации, цели и причины ее издания; приводят документы, на основании которых она разработана, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней.

В этом разделе также указываются наименования структурных подразделений и должности лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции по делопроизводству организации и др.

К основным тематическим разделам инструкции по делопроизводству организации относятся:

• подготовка и оформление документов;

• организация работы с документами (документооборота);

• регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата;

• контроль за исполнением документов;

• хранение документов.

Основные разделы могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить следующие главы:

• виды бланков организации и порядок их использования;

• правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов документов (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов и др.

Справочно Подробнее см. подборку «Оформление документов в организации».

Раздел «Организация документооборота» может включать такие главы, как:

• порядок прохождения (обработки) входящих документов;

• порядок прохождения (обработки) исходящих документов;

• порядок прохождения (обработки) внутренних документов;

• учет объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» должна быть описана процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, а также должны быть указаны формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. В инструкцию по делопроизводству организации следует включить описание регистрационно-контрольных форм (журналов, карточек), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения. В данном разделе должен быть отражен принцип централизации регистрации документов, в том числе следует закрепить, что все приказы одной категории (по личному составу 75-летнего срока хранения, по основной деятельности и др.) регистрируются централизованно, то есть в одном месте, независимо от того, какое структурное подразделение или должностное лицо готовит тот или иной конкретный приказ.

Справочно По данной тематике см. материалы: • «Документооборот организации»; • «Входящие документы: правила регистрации и прохождения»; • «Подготовка и регистрация исходящих документов».

В разделе «Контроль исполнения документов» следует перечислить виды документов, подлежащих обязательному контролю, описать порядок их постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Справочно Воспользуйтесь пособием-навигатором «Контроль исполнения документов и поручений».

Правила хранения документов, порядок разработки и применения номенклатуры дел, систематизации и индексации дел, вопросы ответственности за сохранность документов, текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включите в раздел «Хранение документов». Раздел может содержать следующие главы:

• составление номенклатуры дел;

• формирование дел;

• оперативное хранение дел;

• экспертиза ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел;

• передача дел на архивное хранение.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

В инструкцию по делопроизводству организации можно включать и другие разделы (главы), например «Учет, использование, оформление и хранение документов» с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования») и др.

Отдельные положения инструкции по делопроизводству организации могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами. Например, можно разработать специальную инструкцию, которая будет регламентировать порядок работы с документами ограниченного доступа.

Приложения к инструкции по делопроизводству организации

Состав приложений зависит от содержания разделов (глав) инструкции по делопроизводству организации. В качестве приложений могут приводиться:

• образцы бланков документов;

• унифицированные формы основных (наиболее массовых) видов документов (приказ, распоряжение, письмо и др.).

Обратите внимание! Целесообразно утвердить приказом руководителя организации образцы документов, не имеющих унифицированных форм, и включить их в приложения: • классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов и др.); • формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; • перечни документов, подлежащих утверждению, документов, заверяемых печатью организации, и др.; • форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Вопросы работы с кадровой документацией в организации (от составления и оформления до формирования в дела и передачи в архив) должны быть регламентированы в соответствующих разделах и главах инструкции по делопроизводству организации либо в отдельной инструкции по кадровому делопроизводству. Например, в разделе (главе) «Подготовка и оформление документов» целесообразно оговорить особенности визирования кадровой документации, определить круг должностных лиц, которые обязаны в соответствии со своими функциями согласовывать те или иные кадровые документы.

Справочно Подробнее см. «Регистрация распорядительных документов в кадровой службе».

В разделе (главе) «Формирование дел» должно быть указано на недопустимость формирования в одно дело приказов по личному составу, имеющих разные сроки хранения. Здесь же должны быть определены группы дел с приказами по личному составу, которые ведутся в данной организации, а также структурные подразделения (службы), осуществляющие формирование приказов соответствующих категорий в дела. Например, может быть установлено, что дела с приказами по основной деятельности ведутся службой документационного обеспечения управления, а дела с приказами по личному составу - кадровой службой.

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации?

В крупных организациях инструкцию по делопроизводству организации разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, данная задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам. В этом случае он должен знать все нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними.

Если работник, которому поручена разработка инструкции по делопроизводству организации, не обладает достаточной квалификацией, подготовка инструкции по делопроизводству организации может осуществляться сторонними организациями: специализированными научно-исследовательскими учреждениями, работниками государственных архивов и др.

Оформление инструкции по делопроизводству и ее утверждение

Инструкцию по делопроизводству организации следует оформлять на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4. Проект инструкции по делопроизводству организации передается на утверждение руководителю организации.

Если инструкция по делопроизводству организации утверждается распорядительным документом (приказом), то в приказе нужно указать:

• на утверждение инструкции по делопроизводству организации (например, «Утвердить прилагаемую Инструкцию…»);

• дату введения инструкции по делопроизводству организации в действие;

• мероприятия, связанные с внедрением инструкции по делопроизводству организации;

• сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа;

• ответственных исполнителей инструкции по делопроизводству организации.

Приведем приказ об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Полюс»
(ООО «Полюс»)

ПРИКАЗ

05.10.2015 № 107

г. Минск

Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в ООО «Полюс»

В целях совершенствования порядка работы с документами, оптимизации документооборота в ООО «Полюс»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в ООО «Полюс».

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в ООО «Полюс» с 01.11.2015.

3. Всем структурным подразделениям и работникам ООО «Полюс» руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству в ООО «Полюс» при составлении документов и работе с ними.

4. Начальнику отдела документационного обеспечения управления Кравцовой Е.А.:

4.1. Обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству в ООО «Полюс» и изучение ее работниками общества до 01.11.2015;

4.2. Подготовить приказ о назначении ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях и представить его на утверждение директору ООО «Полюс» до 26.10.2015.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Лаща Д.К.

Датой инструкции по делопроизводству организации является дата ее утверждения.

Выше было отмечено, что вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству организации (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе - инструкции по кадровому делопроизводству.

Справочно На эту же тему см. пособие-навигатор «Инструкция по делопроизводству в организации».

21.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года