ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЖУРНАЛОВ И КНИГ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

В практической деятельности используются три способа регистрации документов:

1) в журналах;

2) с помощью картотеки;

3) с помощью соответствующих компьютерных программ.

Наиболее удобный для себя способ регистрации документов каждая организация может выбрать самостоятельно.

Регистрацию кадровых документов в организациях желательно производить с использованием журналов, так как при возникновении трудового спора суд или государственная инспекция труда могут не признать компьютерную регистрацию.

Все регистрационные журналы и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений новых листов, для чего все страницы нужно пронумеровать ручкой, а сам журнал должен быть прошит, опечатан и заверен подписью руководителя организации и лица, ответственного за его ведение. Форма записи заверения может иметь вид:

Пример   В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 36 (тридцать шесть) листов.   Директор ОАО «Спецтранстехника» 15.06.2015 Подпись С.И.Сидоров

После этого такой журнал может служить доказательством, например, в суде.

Работники кадровой службы журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;

• организовывать учет кадров и их движение;

• выполнять учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (различные справки, удостоверения и т. д.);

• в дальнейшем облегчить поиск необходимых документов.

В настоящей статье приведены образцы книг и журналов, предусмотренные перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов), которые должны вестись в организации.

Журналы учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников

Как правило, работники кадровой службы такие журналы ведут отдельно и каждый год начинают новую нумерацию, чтобы быстро получать сведения о принятых и уволенных работниках в текущем году.

Примечание. Срок хранения вышеперечисленных журналов составляет 75 лет (пп.640, 667 Перечня типовых документов).

Примечание. Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров составляет 3 года. При заключении контрактов с государственными служащими - 75 лет.

Другие книги и журналы, которые должны вестись в организации

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации). Срок хранения этой книги составляет 50 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Примечание. Срок хранения такой книги составляет 5 лет (п.647 Перечня типовых документов).

При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение, работнику выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ведется бухгалтерией.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя. Срок хранения этой книги составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Несмотря на то что с 14 сентября 2014 г. постановление Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (в котором приведена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним) утратило силу постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.07.2014 № 59, в организации должна и дальше вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку она предусмотрена п.649 Перечня типовых документов.

Поэтому целесообразно в организации установить форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, которая была предусмотрена ранее.

Примечание. Этот журнал ведется для учета работников, находящихся в командировке, и присвоения порядковых номеров командировочным удостоверениям. Срок хранения данного журнала составляет 3 года (п.665 Перечня типовых документов).

Примечание. Данный журнал необходим для регистрации листков нетрудоспособности. Срок хранения этого журнала составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.202 Перечня типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.202 Перечня типовых документов в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Журналы, рекомендуемые для ведения в организации

Кроме указанных выше книг и журналов, для удобства в работе в организации могут вестись другие журналы, не предусмотренные Перечнем типовых документов, например: журнал регистрации приказов организации, журнал регистрации приказов о приеме, увольнении и переводе, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи справок о заработной плате, доходах, стаже, месте работы.

Справочно О сроках хранения журналов, рекомендуемых для ведения в организации, см. здесь.

25.06.2015

Александр Шевцов, юрист