Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как часто нужно актуализировать номенклатуру дел в организации?

ОТВЕТ: Сводная номенклатура дел в организации пересматривается, уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации ежегодно.

После внесения необходимых уточнений и изменений, подписания и согласования с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года.

Справочно Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п.1.1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), в небольших организациях - на секретаря.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в:

• главе 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

• Методических рекомендациях;

• главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Номенклатура дел на предстоящий делопроизводственный год должна быть составлена структурными подразделениями в конце года, это нужно, чтобы делопроизводственная служба организации и архив смогли ее согласовать и утвердить до 1 января.

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка их формирования.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, точно также следует поступать и при реорганизации организации.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и оформляется на общем бланке организации по форме согласно приложению 3 к Методическим рекомендациям.

В состав реквизитов входят:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата и индекс;

• место издания или составления;

• гриф утверждения;

• заголовок;

• текст;

• подпись;

• визы;

• гриф согласования.

Справочно См. примерные формы номенклатуры дел: • организации негосударственной формы собственности.

Ежегодно номенклатура дел в организации пересматривается, уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил работы архивов).

Если в течение года в структурных подразделениях появились дела, не включенные в номенклатуру дел, то она подлежит пересмотру, пересогласованию и переутверждению. Так, ответственный за делопроизводство в конце года представляет в службу ДОУ эту информацию, которая может быть оформлена докладной запиской на имя начальника службы ДОУ (заместителя руководителя).

Пример Заместитель директора по учебной работе учреждения образования назначен председателем экспертной комиссии. Следовательно, на его имя необходимо подготовить докладную записку. На заседании экспертной комиссии принимается решение о включении вновь заведенных дел в номенклатуру дел организации.

После внесения необходимых изменений и уточнений, согласования, подписания сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года со всеми дополнениями и изменениями.

Номенклатура дел в государственном архиве в случае изменения функций и структуры организации пересогласовывается не реже одного раза в 5 лет (п.29 Правил работы архивов).

31.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»