Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

11.07.2024

С 2 июня 2024 г. установлен новый порядок работы с личными делами работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности (далее - государственная организация), иных организациях. Данный порядок установлен согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

На что обратить внимание с этой даты, мы рассмотрели в разделах:

Справочно С 2 июня 2024 г. признана утратившей силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2. Нормы Инструкции № 2 распространялись на госорганы, учреждения, организации всех форм собственности.

На кого надо вести личные дела

В обязательном порядке ведутся личные дела на руководителей и специалистов государственных организаций (ч.1 п.3 Инструкции № 29).

Инструкция № 29 не запрещает вести личные дела на работников государственных организаций, не указанных в ч.1 п.3 Инструкции № 29, в том числе на работников, выполняющих исполнительские функции (категория «Другие служащие»), работников рабочих профессий.

При необходимости соответствующее решение принимает руководитель государственной организации исходя из практики работы конкретной организации.

В иных случаях личные дела ведутся по решению руководителя государственной организации, иной организации (ч.2 п.3 Инструкции № 29).

Исходя из Инструкции № 29, к «иным организациям» относятся негосударственные организации.

Таким образом, необходимость ведения личных дел работников негосударственной организации определяется решением ее руководителя. При этом руководитель негосударственной организации может самостоятельно определять круг работников (например, вести только на руководителей).

Если руководитель организации принял такое решение, личные дела должны формироваться, вестись и храниться в соответствии с требованиями Инструкции № 29, поскольку ее требования распространяются на государственные органы, государственные и негосударственные организации (п.1 Инструкции № 29).

Дополнительно по теме • Какие организации с 2 июня 2024 г. обязаны вести личные дела и в отношении каких работников? • Нормативное регулирование организации работы с личными делами работников.

Что делать с прежними личными делами в госорганизациях

Распространение действия постановления № 29 на отношения, возникшие до его вступления в силу, этим постановлением не предусмотрено.

Это обусловлено нормами п.1 ч.1 ст.66 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», согласно которым нормативный правовой акт не имеет обратной силы, то есть не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан и юридических лиц.

Таким образом, личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.

Подробно весь алгоритм работы с такими личными делами см. в материале «Переформирование ранее сформированных личных дел работников с 2 июня 2024 года не производится». Автор - Елена Шумская, заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 - «Управление документами».

Дополнительно по теме • Нужно ли продолжать вести дополнение к личному листку по учету кадров.

Формирование и оформление личного дела работника по Инструкции № 29

Новая Инструкция № 29 вступила в силу 2 июня 2024 г., соответственно, по ней надо формировать и оформлять личное дело работника, принятого с указанной даты.

Дополнительно по теме • Алгоритм формирования и оформления личного дела работника с 2 июня 2024 года.

При формировании личного дела в него включают следующие документы.

1. Внутренняя опись документов личного дела (абз.2 п.8 Инструкции № 29).

Обратите внимание! Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела, а не после окончания ведения.

Справочно До 2 июня 2024 г. внутренняя опись документов личного дела составлялась по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. С 2 июня 2024 г. - по форме согласно приложению 13 к Инструкции № 4 (в ред. от 28.07.2023 № 46). С 1 июля 2024 г. - по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 4 (в ред. от 10.01.2024 № 2).

Дополнительно по теме • В новой внутренней описи документов личного дела: «Наименование должности служащего лица, составившего внутреннюю опись документов дела», «Дата» пишется наименование должности того, кто заводил и заполнял данную внутреннею опись или это имеется в виду перед сдачей в архив?

2. Общие сведения о работнике по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 29 (абз.3 п.8 Инструкции № 29).

Сведения заполняет кадровая служба в процессе трудовой деятельности работника в данной организации.

Формы документов • Общие сведения о работнике (пример).

3. Личный листок по учету кадров по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 29 (абз.4 п.8 Инструкции № 29).

В Инструкции № 29 не указано лицо, которое должно оформлять данный документ, В связи данный вопрос решается руководителем организации (нанимателем).

Листок, как правило, заполняет лицо, поступающее на работу, на основании паспорта гражданина Республики Беларусь (иного документа, удостоверяющего личность), военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов, с указанием (по желанию) дополнительных сведений.

Его подписывает лицо, поступающее на работу, с указанием даты заполнения.

При этом работнику кадровой службы рекомендуется проверить полноту и правильность заполнения листка, сверить соответствие записей, сделанных в нем, сведениям личных документов.

Дополнительно по теме • Заполнение личного листка по учету кадров. • Личный листок по учету кадров (пример). • Можно ли самостоятельно фотографировать работников и распечатывать фото 45х60 мм на цветном принтере, чтобы наклеивать фотографию на личный листок по учету кадров для ведения личного дела?

4. Личное заявление (абз.14 п.8 Инструкции № 29).

При приеме на работу в состав личного дела на стадии его формирования включается личное заявление (заявление о приеме на работу), которое относится к организационно-распорядительной документации.

Дополнительно по теме • Личное заявление, включаемое в состав личного дела при его формировании. • Документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов: нюансы включения в личные дела работников.

Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29 (ч.3 п.11 Инструкции № 29).

Дополнительно по теме • На обложке личного дела сотрудника указывается структурное подразделение, где он будет работать, или наименование структурного подразделения, оформившего личное дело? • Что указывать на обложке личного дела (приложение 3 к Инструкции о формировании, ведении и хранении личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29): наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации? • Личное дело работника с 2 июня 2024 года: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Заверение копий документов, включаемых в состав личных дел работников. • Включается ли в личное дело протокол заседания аттестационной комиссии и представление к присвоению квалификационной категории? • Можно ли хранить в личных делах копии пенсионных удостоверений, удостоверений инвалидов, ИПР?

По решению руководителя организации в личное дело работника при его формировании и ведении могут включаться документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз.5-7 п.9 Инструкции № 29:

✓ о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);

✓ о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);

✓ о награждении, поощрении работника.

Дополнительно по теме • Документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов: нюансы включения в личные дела работников.

Негосударственная организация прекращает ведение личных дел

Необходимость ведения личных дел работников негосударственной организации определяется решением руководителя этой негосударственной организации.

В случае:

1) полного прекращения ведения личных дел работников в негосударственной организации:

- должен быть издан приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел работников и журнала (книги) учета личных дел;

- необходимо внести соответствующие корректировки в ЛПА, регламентирующие порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников (например, в инструкцию по кадровому делопроизводству, инструкцию по делопроизводству), в части изъятия положений, касающихся составления внутренней описи документов личного дела, оформления листа-заверителя личного дела, определения крайних дат личного дела и др.;

2) частичного прекращения ведения личных дел работников (например, принято решение о прекращении ведения личных дел на специалистов) должен быть издан приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел на указанную категорию работников.

Формы документов • Приказ о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (частичное прекращение ведения личных дел) (пример). • Приказ о прекращении ведения личных дел в ЗАО (пример).

Подготовку личных дел к передаче в архив организации проводят работники структурных подразделений организации, в которых они были сформированы. В бесструктурных организациях - работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) (ч.2 п.161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Так, оформление личных дел осуществляют работники кадровой службы организации (специалист по кадрам).

Срок передачи личных дел в архив организации - по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 4).

Таким образом, личные дела, оформленные и подготовленные к передаче в архив, сдают в архив организации в течение 2025 года.

Дополнительно по теме • Прекращение ведения личных дел работников в негосударственной организации и подготовка их к передаче в архив организации: формы документов.

Включать копию (выписку) из приказа о прекращении ведения личных дел работников в личное дело не надо, поскольку этот приказ является приказом по основной деятельности, а в личное дело включаются только приказы по личному составу.

Справочно Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз.15 ч.1 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Дополнительно по теме • Надо ли подшивать в каждое личное дело копию приказа о прекращении ведения личного дела в связи с принятием такого решения руководителем негосударственной организации согласно постановлению Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников»? • Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством (в случае принятия решения руководителем негосударственной организации прекратить ведение личных дел) (пример).

До передачи в архив организации личные дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.195 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Если издан приказ о неведении личных дел в организации, то отсутствует необходимость в ведении учетных документов, предусмотренных Инструкцией № 29.

Дополнительно по теме • В организации издан приказ о неведении личных дел с 03.06.2024. При приеме на работу работников с этой даты нужно заводить лишь форму: общие сведения о работнике и личный листок по учету кадров?

Где хранить документы, ранее включаемые в состав личных дел работников негосударственной организации

1. Трудовые договоры (контракты) и допсоглашения к ним:

• ранее включенные в состав личных дел работников негосударственной организации (до 2 июня 2024 г.), хранят в составе личных дел и в их составе будут переданы на хранение в архив организации.

Их не нужно извлекать и формировать в отдельное дело.

В этом случае срок хранения трудовых договоров (контрактов) и дополнительных соглашений к ним будет составлять 55 лет (аналогично сроку хранения личного дела работника) (п.673.3 Перечня № 140);

• заключенные после принятия решения о прекращении ведения личных дел работников негосударственной организации (с 2 июня 2024 г.), хранят в отдельном деле или делах с аналогичными трудовыми договорами (контрактами), заключенными с работниками, ведение личных дел на которых ранее не являлось обязательным.

Дополнительно по теме • Хранение трудовых договоров (контрактов), ранее включенных в состав личных дел работников.

Аналогичная ситуация с договорами о материальной ответственности.

2. Договоры о материальной ответственности:

✓ ранее включенные в состав личных дел (до 2 июня 2024 г.) материально ответственных работников, будут храниться в составе личных дел и в их составе будут переданы на хранение в архив организации.

Их не нужно извлекать и формировать в отдельное дело.

В данном случае срок хранения договора о материальной ответственности (о полной материальной ответственности) будет составлять 55 лет (аналогично сроку хранения личного дела работника) (п.673.3 Перечня № 140);

✓ заключенные после принятия решения (с 2 июня 2024 г.) о прекращении ведения личных дел на указанных работников, будут храниться в отдельном деле или делах с аналогичными договорами, заключенными с работниками, ведение личных дел на которых ранее не являлось обязательным.

Дополнительно по теме • Хранение договоров о материальной ответственности, ранее включаемых в состав личных дел.

Справочно Порядок формирования и оформления дел установлен в гл.12, 14 Инструкции № 4.

3. В настоящее время законодательство не содержит нормы о необходимости ведения личной карточки на всех работников организации. Форма личной карточки НПА не установлена, правила ее применения и заполнения отсутствуют.

Справочно Ранее порядок ведения личной карточки формы Т-2 регулировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Постановлением Минстата от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 утратило силу.

Организации вправе самостоятельно определять целесообразность ведения личной карточки, а также ее форму и порядок заполнения.

За основу можно взять форму личной карточки и правила ее применения и заполнения, утвержденные постановлением № 241.

Дополнительно по теме • Личная карточка формы Т-2.

Надо ли проводить проверку наличия и состояния личных дел

В Инструкции № 29 отсутствуют требования о проведении не реже одного раза в 5 лет проверки наличия и состояния личных дел.

Также в общих сведениях о работнике не предусмотрено проставление соответствующей отметки.

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях (ч.1 п.8 Инструкции № 4).

Правильное формирование дел в делопроизводстве обеспечивают служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) и архив организации (ч.2 п.152 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • С июня 2024 г. изменен подход к ведению личного дела. Нужно ли сейчас коммерческой организации заполнять личный листок и общие сведения, или достаточно распечатать из программы 1С? Или же это на усмотрение организации? • Новая фирма - ООО, в штате пока только один директор. В дальнейшем ведение личных дел не планируется. Нужно ли какой-то внутренний распорядительный документ издать директору о неведении личных дел работников? • Нужно ли продолжать вести дополнение к личному листку по учету кадров. • Нужно ли проводить проверку наличия и состояния личных дел один раз в 5 лет, если в постановлении Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» отсутствует такая норма?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8, топик 9, топик 10, топик 11, топик 12.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.