Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Локальные правовые акты учреждения образования: особенности оформления и хранения

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

04.01.2023

Организационно-правовое обеспечение деятельности образовательного учреждения включает в себя комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции учреждения образования, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

Автор разъяснил особенности оформления некоторых ЛПА в разделах:

В состав организационно-правового обеспечения деятельности образовательного учреждения входят:

• устав;

• положение об образовательном учреждении;

• положения о структурных подразделениях;

• положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства);

• штатное расписание;

• инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению управления);

• должностные инструкции работникам;

• правила, памятки и др.

Штатное расписание

Структура учреждения образования

Учреждения образования формируют свою структуру в соответствии с актами законодательства, их уставами (п.5 ст.22 КоО).

Условно структуру учреждения образования (например, школы) можно представить следующим образом.

1. Должностные лица школы: директор школы, заместитель директора по учебной работе, заместитель директора по воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной части и др. (управленческая функция).

Справочно Непосредственное руководство учреждением образования осуществляет его руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном КоО и иными законодательными актами (п.2 ст.24 КоО). Полномочия руководителя учреждения образования определены ст.25 КоО.

2. Педагогический состав школы: учителя, воспитатели группы продленного дня, учитель-дефектолог, руководители кружков, секций, клубов по интересам и др. (функция обучения).

3. Воспитательная служба школы: заместитель директора по воспитательной работе, педагог-организатор и др. (воспитательная функция).

4. Методическая служба: руководитель методического объединения и др. (методическое обеспечение).

5. Социально-психологическая служба: социальный педагог, педагог-психолог и др. (функция социальной и психологической помощи).

6. Технический персонал школы: уборщицы служебных помещений, работники по обслуживанию здания, службы помощи, лаборанты и др.

Секретарь учебной части входит в состав технического персонала школы.

Приемная директора как отдел решает следующие основные задачи:

• осуществление образовательного делопроизводства;

• ведение документации по основной деятельности (кадровую документацию ведет отдел кадров).

Решения совета учреждения образования, педагогического совета учреждения образования утверждаются приказом директора и являются обязательными для исполнения всеми педагогическими работниками и учащимися этого учреждения.

Педагогические работники школы принимаются в школу путем заключения контракта. Работники, достигшие пенсионного возраста и имеющие право на полную пенсию, могут наниматься на работу по договору сроком до 1 года. Право найма педагогических работников имеет директор школы.

На должность заместителя директора назначение производится приказом отдела образования, издаваемым на основании представления директора школы.

Штатная структура и штатное расписание разрабатываются учреждениями образования самостоятельно в рамках фонда оплаты труда и указания категорий персонала.

Составление штатного расписания

Штатное расписание - документ, которым определяются структура учреждения и количество должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по учреждению.

Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается руководителем учреждения образования.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель учреждения.

Справочно К структурным подразделениям учреждений образования относятся библиотеки, общежития, учебно-опытные участки, учебно-опытные хозяйства, учебно-опытные лесхозы, учебно-производственные мастерские, лаборатории, факультеты, кафедры, филиалы кафедр, спортивные клубы, студенческие санатории-профилактории, центры, управления, части, отделы, секторы, отделения, учебные хозяйства, пункты коррекционно-педагогической помощи, детские социальные приюты, иные структурные подразделения (п.3 ст.22 КоО).

В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном. Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренному сметой.

Наименования структурных подразделений и должностей пишутся в именительном падеже в соответствии с квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, определяемом Правительством, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п.3 ч.2 ст.19 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» C 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.3 ч.2 ст.19 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

Справочно Выпуск 28 ЕКСД «Должности служащих, занятых в образовании» утвержден постановлением Минтруда и соцзащиты от 29.07.2020 № 69.

Дополнительно по теме • При составлении штатного расписания в учреждении общего среднего образования можно указывать должность «учитель русского языка», «учитель математики» и так далее или правильно только «учитель», как в ЕКСД?

В штатном расписании показывается итоговое число должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). По группе работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании указывается их общая численность.

На основании типовых штатных расписаний составляется штатное расписание учреждения образования.

Так, типовые штаты и нормативы численности работников:

• начальных, базовых, средних, вечерних, специальных общеобразовательных, вспомогательных школ, гимназий, гимназий-интернатов, лицеев, кадетских училищ, школ-интернатов для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, санаторных школ-интернатов, яслей-садов - начальных школ, яслей-садов - базовых школ, яслей-садов - средних школ, детских садов - начальных школ, детских садов - базовых школ, детских садов - средних школ, межшкольных учебно-производственных комбинатов трудового обучения и профессиональной ориентации, межшкольных центров допризывной подготовки установлены постановлением Минобразования от 24.04.2013 № 22 «О типовых штатах и нормативах численности работников отдельных учреждений общего среднего и специального образования»;

• учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, утверждены постановлением Минобразования от 25.05.2015 № 43 «О типовых штатах и нормативах численности работников учреждений профессионально-технического образования».

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Нормативы численности работников. • Интернет-семинар «Формируем штатное расписание образовательных и иных организаций».

Штатное расписание относится к организационно-распорядительной документации.

Соответственно, оно оформляется с учетом норм:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном, как правило, уставом учреждения образования или другим локальным правовым актом.

Штатное расписание может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или

2) должностным лицом (п.52 Инструкции № 4).

Штатное расписание печатается в нескольких экземплярах, первый экземпляр подшивается в дело исполнителя согласно номенклатуре дел учреждения образования (как правило, отдел кадров), остальные хранятся как рабочие экземпляры в структурных подразделениях (например, в бухгалтерии).

Государственным организациям, подчиненным Минобразования, следует руководствоваться Перечнем № 450 (постановление Минобразования от 28.11.2022 № 450 «О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования»).

Срок хранения штатного расписания согласно п.31 Перечня № 450

Иные учреждения образования руководствуются Перечнем № 140.

Срок хранения штатного расписания согласно п.33 Перечня № 140

Дополнительно по теме • Приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) рассматриваются, согласовываются и утверждаются общим собранием работников учреждения образования по представлению администрации.

Отметка о доведении Правил до сведения проставляется непосредственно на самом документе, когда составляется перечень работников, ознакомленных с Правилами, в виде таблицы с указанием порядкового номера, фамилии, имени, отчества работника, подписи и даты ознакомления, либо составляется лист ознакомления.

Справочно Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа (ч.13 п.99 Инструкции № 4).

Правила должны быть размещены в доступном для обозрения работниками месте.

Срок хранения Правил:

• 1 год после замены новыми (п.1480 Перечня № 450) - для организаций, входящих в систему;

• 1 год после замены новыми (п.491 Перечня № 140) - для иных учреждений образования.

Это означает, что после окончания срока хранения Правила находятся на хранении у ответственного лица (как правило, в отделе кадров).

Так, с момента заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции № 4).

Обратите внимание! В архив организации подлежат передаче дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции № 4).

Должностные инструкции работникам учреждения образования

Должностная инструкция в учреждении образования разрабатывается, как правило, кадровой службой.

Утверждаются должностные инструкции руководителем учреждения образования. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (заместителя директора).

Должностные инструкции составляются на основе требований квалификационных характеристик должностей, приведенных в Едином квалификационном справочнике должностей служащих.

Дополнительно по теме • Справочник «Должности, профессии с кодами и инструкциями». • Особенности составления должностной инструкции преподавателю в учреждении образования.

Срок хранения должностной инструкции:

• 50 лет (п.29 Перечня № 450) - для организаций, входящих в систему;

• 50 лет после замены новыми. Типовые инструкции хранятся постоянно по месту утверждения (п.31 Перечня № 140) - для иных учреждений образования.

Должностные инструкции являются внутренними документами учреждения образования. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках, в регистрационно-контрольных формах в автоматизированной системе документационного обеспечения управления или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации внутренних документов (пп.139 и 142 Инструкции № 4).

Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации входящих, исходящих и внутренних документов составляет 3 года (п.89 Перечня № 450; п.123 Перечня № 140).

Если регистрация должностных инструкций осуществляется в отдельном журнале, то для него также должен быть установлен аналогичный срок хранения 3 года.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции.