Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ВОПРОС (ОАО «К»): Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (1-2 листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью или необходимо формировать их в отдельные дела?
ОТВЕТ: Целесообразно в одно дело формировать формы годовой бухгалтерской отчетности и аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности, а в другое отдельное дело - формы годовой статистической отчетности.
Основной принцип формирования дел - в одном деле должны находиться документы одного срока хранения (документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела) (п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
| Номер пункта перечня (примечание) | Виды и названия документов | Срок хранения в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей | Срок хранения в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов |
| Годовая бухгалтерская отчетность, в т.ч. пояснительная записка за 2013 г. | Постоянно |
5 лет | |
| Аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2013 г. | Постоянно |
10 лет | |
| Статистические отчеты (таблицы) по основным направлениям и видам деятельности организаций за 2013 г. | Постоянно |
5 лет |
Примечание. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.165 перечня № 140 в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. |
При этом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Исходя из сложившейся практики, бухгалтерская отчетность и статистическая отчетность составляют отдельные дела. Целесообразно в одно дело формировать формы годовой бухгалтерской отчетности и аудиторское заключение по достоверности годовой бухгалтерской отчетности, а в другое отдельное дело - формы годовой статистической отчетности. Это также позволит составить заголовки, которые будут точно отражать состав и содержание документов, включенных в дела. Например, «Бухгалтерская отчетность, в т.ч. пояснительная записка, за 2013 г.» и «Статистические отчеты по основным направлениям деятельности (ф.1-ф (ОС), ф.1-ис, ф.1-тр, ф.1-мр) за 2013 г.».
23.12.2014
Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»