Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС (ОАО «К»): Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, т.е. более 10 лет?

ОТВЕТ: Нет, инвентаризационные описи по основным средствам не подлежат передаче в архив.

Инвентаризационные описи, как и другие документы об инвентаризации, имеют срок хранения 1 год после ликвидации основных средств, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.215 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.215 перечня № 140 в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Передаче в архив подлежат дела только постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу (п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Инвентаризационные описи по основным средствам не относятся ни к одной из указанных групп документов, так как являются документами временного (до 10 лет) хранения.

Однако с учетом того, что инвентаризационные описи действительно фактически могут храниться в течение всего времени деятельности организации, допускается передавать их в архив организации на основании части второй п.98 вышеназванных Правил. При этом передачу дел с инвентаризационными описями необходимо согласовать с лицом, ответственным за архив, и руководителем организации. Их решение в первую очередь зависит от наличия свободной площади в архиве для хранения указанных документов. Передача дел осуществляется по описям или по номенклатуре дел.

23.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»