Номенклатура дел организации: что учесть при составлении

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

14.04.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Необходимость и порядок составления номенклатуры дел наглядно рассмотрены в таблице.

Номенклатура дел организации составляется самостоятельно в каждой организации (п.152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Показатель	Содержание	Норма НПА
Понятие	Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке	Часть 4 п.150 Инструкции № 4
Для чего используется	В делопроизводстве - для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения; в архиве организации - для учета дел временного (до 10 лет) хранения	Части 5, 6 п.150 Инструкции № 4
Виды	Три вида номенклатуры дел: 1-2.Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. 3. Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуру дел организации также называют сводной номенклатурой дел. Употребление слова «сводная» указывает на то, что номенклатура дел организации включает все документы организации. Номенклатура дел структурных подразделений - часть сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения	Пункт 149, чч.1, 4 п.150, п.152 Инструкции № 4
Сроки составления	Составляется ежегодно. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года. Пример Номенклатура на 2024 год будет составляться в IV квартале 2023 г. На текущий год - при создании организации, в том числе в результате реорганизации в форме слияния или разделения, а также при значительном изменении структуры, функций и направлений деятельности организации	Пункт 18 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23; п.154 Инструкции № 4
Кто составляет	Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.) на основе номенклатур дел структурных подразделений, а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации.	Часть 1 п.153 Инструкции № 4
Форма	Оформляется на чистом листе бумаги формата А4 по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4	Часть 1 п.153 Инструкции № 4
Какие документы включаются	Включаются: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - временного (до 10 лет) хранения; - учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки; - дела, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций. Дополнительно по теме - Включаются ли бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации? Кроме того, все электронные и гибридные дела, формируемые в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иных информационных системах организации, в которых создаются и (или) в которые включаются электронные документы, в том числе документы: - индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования; - государственной статотчетности, представляемой в территориальные органы государственной статистики; - представляемые в территориальные органы государственного казначейства; - представляемые в налоговые органы; - по процедурам госзакупок товаров (работ, услуг); - созданные в автоматизированной системе межбанковских расчетов Нацбанка; - иные управленческие документы. Дополнительно по теме Включение электронных документов, документов в электронном виде, информационных ресурсов и гибридных дел в номенклатуру дел организации. Обратите внимание! Электронные и гибридные дела включаются в номенклатуру дел организации в соответствии с требованиями Инструкции № 4	Пункт 161 Инструкции № 4; п.68 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19
Какие документы не включаются	Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА; вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и так далее); указатели и др. Дополнительно по теме Включаются ли бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации?
Документы, используемые при составлении	Используются: - устав организации (положение о ней); - положения о структурных подразделениях; - штатное расписание; - планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений; - инструкция по делопроизводству организации; - должностные инструкции работникам; - типовые и примерные номенклатуры дел; - номенклатуры дел за предыдущие годы; - регистрационные формы; - справочные картотеки; - перечни документов с указанием сроков хранения. Справочно О перечнях см. здесь. Изучаются также состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации	Пункт 160 Инструкции № 4
Схема построения	По одному из трех принципов: 1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации); 2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации); 3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Дополнительно по теме Схема построения номенклатуры дел организации	Часть 1 п.163 Инструкции № 4
Заполнение граф	Графы заполняются в соответствии с установленной формой	Пункт 165 Инструкции № 4
Резервные индексы	Предусматриваются в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры для незапланированных дел, заводимых в течение года. Дополнительно по теме - Номенклатура дел на следующий год утверждается, как правило, в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?	Подпункт 165.1 п.165 Инструкции № 4
Согласование и утверждение	1. Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). 2. Согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации. 3. Утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена	Часть 2 п.153, п.155 Инструкции № 4
Согласование и утверждение	Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Дополнительно по теме Как организации узнать, является ли она источником комплектования госархива? Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования	Часть 2 п.153, п.155 Инструкции № 4
Количество экземпляров	Сводные номенклатуры дел организаций: - являющихся источниками комплектования госархивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах: 1-й - в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ); 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа; 3-й - в госархив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации; - иных организаций - составляются в двух экземплярах	Пункт 156 Инструкции № 4
Выписка из номенклатуры дел организаций	После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают заверенные выписки из нее, которые включают разделы, содержащие сведения о делах, заводимых в этих структурных подразделениях. Выписка заверяется согласно ч.5 п.64 Инструкции № 4. Дополнительно по теме - Номенклатура дел: каталог форм. - В номенклатуре дел в каждом отделе в конце идет выписка из номенклатуры за своим индексом. Этот же индекс и нужно ставить при утверждении выписки? Какие номера нужно ставить в выписке из номенклатуры дел для различных отделов?	Пункт 157 Инструкции № 4
Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел	По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Дополнительно по теме - Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел. - Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2020 году и ведется по 2023 год: ежегодно ставить в графе номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» «1» и учитывать это дело каждый год в итоговой записи к номенклатуре дел?	Часть 1 п.167 Инструкции № 4
Внесение изменений в номенклатуру дел	Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню. Дополнительно по теме - Сроки хранения документов Перечня № 140 снова изменены: что делать организации. - Необходимо ли в номенклатуры дел за предыдущие годы, которые уже сданы в архив, вносить заголовки найденных и оформленных дел и нужно ли при этом исправлять уже заполненные итоговые записи к соответствующим номенклатурам? При внесении информации в рабочие экземпляры номенклатур необходимо ли дублировать ее в номенклатурах, сданных в архив? Как правильно вносить исправления в уже утвержденные номенклатуры дел при указании неверного срока хранения, пункта Перечня № 140, уточнении заголовка дела, примечания? Формы документов Протокол заседания экспертной комиссии о внесении изменений в номенклатуру дел (пример)	Пункт 57 Методических рекомендаций № 23

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.