Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел в учреждении образования: оформление итоговой записи, хранение, внесение изменений

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

30.10.2023

Автор разъяснил нюансы оформления, хранения номенклатуры дел учреждения образования.

Читайте в разделах:

Дополнительно по теме • Номенклатура дел в учреждении образования: особенности разработки, согласование и утверждение. • Номенклатура дел учреждения образования (колледж) (пример).

Оформление итоговой записи номенклатуры дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел оформляется на отдельном листе, который помещается в конце номенклатуры дел по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Необходимо своевременно заполнять итоговые записи в номенклатуре, поскольку в них указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроком хранения, а также количество переходящих дел.

Итоговая запись заполняется по окончании года и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, дает сведения для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Так, итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2023 году, будет заполняться в начале января 2024 г. и т. д.

Хранение номенклатуры дел в учреждении образования

Срок хранения номенклатуры дел учреждения образования:

• в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - постоянно;

• в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 лет (п.78.1 Перечня № 450).

Как правило, каждое структурное подразделение учреждения образования (бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) после утверждения сводной номенклатуры получает выписку из нее.

Срок хранения выписки из номенклатуры дел - 3 года (п.79 Перечня № 450).

Рабочий экземпляр выписки из номенклатуры дел обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, чтобы по нему быстро найти номер дела и необходимые документы. Быстрый поиск может обеспечить только правильно составленная номенклатура дел.

Внесение изменений в номенклатуру дел

Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения.

Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (п.57 гл.6 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

Обратите внимание! Постановлением Минобразования от 27.02.2023 № 55 были внесены изменения в Перечень № 450. Это значит, что изменения в свою номенклатуру дел на 2023 год (которая была составлена в IV квартале 2022 г.) учреждения образования должны были внести в марте - апреле 2023 г.

Если в течение делопроизводственного года заводится новое дело, оно должно быть включено в утвержденную номенклатуру дел. Для этого в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.165.1 п.165 Инструкции № 4).

Внесение изменений в номенклатуру дел осуществляется в таком же порядке, как и при ее утверждении: они рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК), решение отражается в протоколе ее заседания, протокол утверждает руководитель учреждения образования.

На основании протокола заседания ЦЭК (ЭК) работник службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) вносит изменения в номенклатуру дела организации и передает данные сведения в структурное подразделение, где лицо, ответственное за делопроизводство, вносит соответствующие изменения в выписку из номенклатуры дел организации (п.38 гл.4 Методических рекомендаций № 23).