Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел в учреждении образования: особенности разработки, согласование и утверждение

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

30.10.2023

Номенклатуру дел ежегодно составляют в каждом учреждении образования. Важные нюансы составления разобрали в разделах:

Для чего составляется номенклатура дел

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч.4 п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для:

• группировки исполненных документов в дела;

• систематизации, индексации и учета дел;

• определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.5 п.150 Инструкции по делопроизводству).

Какие НПА и документы необходимы для разработки номенклатуры дел учреждения образования

1. Нормативные правовые акты:

- Инструкция по делопроизводству;

- Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;

- Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36;

- перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.10.2022 № 450;

- Перечень № 140.

2. Документы.

Основа для составления номенклатуры дел - уставы и положения структурных подразделений учреждения образования, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, перечни документов с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности учреждения образования.

Кто и когда разрабатывает номенклатуру дел в учреждении образования

В учреждениях образования ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на секретаря приемной руководителя учреждения образования.

Номенклатура дел учреждения образования разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, его структуры и штатной численности, утвержденной руководителем.

Обратите внимание! Учреждение образования независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должно составлять свою номенклатуру дел.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года и утверждается руководителем организации до начала года, на который она составлена (п.18 гл.4 Методических рекомендаций № 23).

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел нарушает порядок формирования дел.

Во вновь созданной и при реорганизации организации номенклатура составляется в любое время. Так же следует поступать и при реорганизации учреждения.

Как составляется номенклатура дел структурного подразделения учреждения образования

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. Для этого директор учреждения издает приказ о разработке номенклатуры дел, где:

1) определяет назначение номенклатуры дел и ее значение в учреждении;

2) назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

3) определяет задачи и сроки выполнения этой работы.

Номенклатуру дел организации составляют на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству, приложению 2 к Методическим рекомендациям № 23.

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или иное лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения. Им поручается разработать перечень документов, образующихся в этих подразделениях, и представить его секретарю или в службу документационного обеспечения управления.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с органом госархива (архива вышестоящей организации) и утверждается руководителем учреждения.

Схемы построения номенклатуры дел учреждения образования

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры учреждения образования. Обычно она строится:

• по структурному принципу - в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой учреждения;

• или структурно-функциональному принципу - в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности учреждения.

Независимо от схемы построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы.

Обратите внимание! Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (чч.8-9 п.163 Инструкции по делопроизводству).

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по:

• структурному принципу, являются наименования структурных подразделений учреждения;

• функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации;

• структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности учреждения (чч.1, 2, 4 п.163 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, номенклатура дел учреждения образования строится по структурно-функциональному принципу.

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений: внутри каждого раздела - дела по группам с учетом степени важности, сроков хранения; внутри каждой группы - сначала дела постоянного хранения, затем временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости в порядке, установленном подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству.

Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Как и с кем согласовывается утверждение номенклатуры дел учреждения образования

Порядок согласования по п.155 Инструкции по делопроизводству

Обратите внимание! Необходимо периодически консультироваться с госархивом для получения методической помощи для правильного составления и согласования номенклатуры дел.

Кроме того, в учреждении образования должна быть создана экспертная комиссия, разработаны положения об архиве и экспертной комиссии.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч.2 п.153 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Номенклатура дел в учреждении образования: оформление итоговой записи, хранение, внесение изменений. • Номенклатура дел учреждения образования (колледж) (пример).