Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
30.10.2023
|
Министерство образования Республики Беларусь НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ01.11.2023 № 1-24/362 г. Минск на 2024 год |
УТВЕРЖДАЮ Директор УО «Минский государственный колледж» Подпись Н.П.Чурикова 01.11.2023 |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Приемная-1 | ||||
|
1-1 |
Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Министерства образования Республики Беларусь (далее - Минобразования), Комитета по образованию Минского горисполкома, районной администрации). Копии | |||
|
1-2 |
Документы о регистрации, лицензировании, аттестации (уставы, лицензии, свидетельства и др.) |
Постоянно п.22 |
||
|
1-3 |
Паспорт колледжа |
Постоянно п.244 |
||
|
1-4 |
Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.) |
Постоянно п.19.1 |
||
|
1-5 |
Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам |
3 года п.19.2 |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | |
|
1-6 |
Положения о структурных подразделениях колледжа |
Постоянно п.26 |
При условии замены новыми | |
|
1-7 |
Протоколы заседаний педсовета и документы к ним |
5 лет ЭПК п.18 |
||
|
1-8 |
Протоколы заседаний Совета колледжа и документы к ним |
Постоянно п.15 |
||
|
1-9 |
Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним |
15 лет ЭПК п.746 |
||
|
1-10 |
Документы по государственной аккредитации колледжа (заключения, справки, сертификаты о государственной аккредитации, акты, переписка и др.) |
Постоянно п.259 |
||
|
1-11 |
Переписка с вышестоящими органами управления, об организации учебно-воспитательной и методической работы |
10 лет ЭПК п.32 |
||
|
1-12 |
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением |
5 лет п.60 |
Предложения по улучшению деятельности организаций, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - 10 лет ЭПК | |
|
1-13 |
Книга замечаний и предложений |
5 лет п.63 |
После окончания ведения и передачи в архив колледжа | |
|
1-14 |
Документы о результатах рассмотрения предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.) |
5 лет п.64 |
После окончания ведения и передачи в архив колледжа книги замечаний и предложений | |
|
1-15 |
Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в том числе государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.) |
Постоянно п.88.1 |
Подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата | |
|
1-16 |
Журнал регистрации приказов директора по административно-хозяйственным вопросам |
3 года п.88.2 |
||
|
1-17 |
Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц |
5 лет п.62 |
||
|
1-18 |
Журнал регистрации входящей корреспонденции |
3 года п.89 |
||
|
1-19 |
Журнал регистрации исходящей корреспонденции |
3 года п.89 |
||
|
1-20 |
Журнал регистрации заявлений сотрудников |
3 года п.89 |
||
|
1-21 |
Журнал регистрации докладных записок сотрудников |
3 года п.89 |
||
|
1-22 |
Журнал учета рабочего времени |
3 года п.771 |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства | |
|
1-23 |
Сводная номенклатура дел колледжа |
Постоянно п.78.1 |
||
|
… |
||||
|
1-29 |
||||
|
1-30 |
||||
|
Кадры-2 | ||||
|
2-1 |
Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, Комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации) по организационным вопросам кадровой работы. Копии | |||
|
2-2 |
Приказы директора о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников |
55 лет п.19.3 |
||
|
2-3 |
Приказы директора о награждениях, поощрениях, премировании |
55 лет п.19.3 |
||
|
2-4 |
Приказы директора о предоставлении социальных отпусков |
55 лет п.19.3 |
||
|
2-5 |
Приказы директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) |
3 года п.19.4 |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 55 лет | |
|
2-6 |
Должностные инструкции работникам колледжа |
50 лет п.29 |
После замены новыми | |
|
2-7 |
Правила внутреннего трудового распорядка колледжа |
1 год п.1480 |
После замены новыми | |
|
2-8 |
Годовые статистические отчеты колледжа о численности, составе, профессиональном обучении кадров (форма 6-т (кадры)) |
Постоянно п.221.2 |
||
|
2-9 |
Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки, сведения, расчеты и др.) |
Постоянно п.742 |
||
|
2-10 |
Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.) |
5 лет п.705 |
||
|
2-11 |
Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении, формы ПУ-1, ПУ-2) |
5 лет п.914 |
||
|
2-12 |
Личные дела работников колледжа, в том числе декларации о доходах и имуществе |
55 лет ЭПК п.688.3 |
После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения | |
|
2-12.1 |
Личные дела работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) ученые звания, в том числе декларации о доходах и имуществе |
Постоянно п.688.2 |
После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения | |
|
2-13 |
Личные учетные карточки работников колледжа |
55 лет п.689 |
После увольнения | |
|
2-14 |
Трудовые договоры, контракты |
3 года п.691 |
После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с государственными служащими - 55 лет) | |
|
2-15 |
Трудовые книжки работников колледжа |
До востребования п.696 |
Невостребованные - не менее 50 лет | |
|
2-16 |
Графики трудовых отпусков |
1 год п.716 |
||
|
2-17 |
Графики учебных процессов переподготовки, повышения квалификации, профессиональной подготовки |
1 год п.732 |
После замены новыми | |
|
2-18 |
Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров | |||
|
2-19 |
Журнал учета личных дел работников |
55 лет п.690 |
||
|
2-20 |
Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 лет п.697 |
||
|
2-21 |
Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек работников | |||
|
2-22 |
Журнал учета трудовых договоров, контрактов |
3 года п.692 |
Контрактов с государственными служащими - 55 лет | |
|
2-23 |
Журнал регистрации командировочных удостоверений |
3 года п.715 |
||
|
2-24 |
Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
3 года п.707 |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | |
|
… |
||||
|
2-29 |
Выписка из номенклатуры дел колледжа |
3 года п.79 |
||
|
2-30 |
||||
|
2-31 |
||||
|
Бухгалтерия-3 | ||||
|
... |
||||
|
Учебная деятельность-4 | ||||
|
... |
||||
|
Административно-хозяйственная деятельность-9 | ||||
|
9-1 |
Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации). Копии | |||
|
9-2 |
Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в том числе государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.). Копии |
3 года п.19.1 |
Подлинники в деле № 1-4 | |
|
9-3 |
Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии |
3 года п.19.2 |
Подлинники в деле № 1-5 | |
|
9-4 |
Должностные инструкции работникам административно-хозяйственной части. Копии |
3 года п.29 |
Подлинники в деле № 2-6 | |
|
9-5 |
Технические паспорта зданий колледжа |
Постоянно п.1303 |
После ликвидации основных средств. Технические паспорта объектов - памятников истории и архитектуры - постоянно | |
|
9-6 |
Планы работы по проведению противопожарного состояния зданий |
5 лет ЭПК п.1506 |
||
|
9-7 |
Общеобъектовая инструкция по пожарной безопасности |
1 год п.1508.1 |
После замены новыми | |
|
9-8 |
Акты о выполнении капитального и текущего ремонта объектов |
5 лет п.1328 |
||
|
9-9 |
Переписка о содержании объектов и прилегающей к ним территории в надлежащем техническом и санитарном состоянии |
3 года п.1317 |
||
|
9-10 |
Документы о проведении процедур государственных закупок товаров (работ, услуг) (планы, переписка и др.) |
5 лет п.1433 |
Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | |
|
9-11 |
Дела по процедурам закупок товаров (работ, услуг) |
5 лет п.1438 |
Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | |
|
9-12 |
Документы о потреблении электрической и тепловой энергии на объектах водопроводного и канализационного хозяйства (сводки, заявки, переписка и др.) |
3 года п.1386 |
||
|
9-13 |
Журналы учета путевых листов, показаний спидометров и топлива | После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | ||
|
9-14 |
Журнал регистрации результатов измерений температуры окружающего воздуха |
3 года п.1560 |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | |
|
9-15 |
Журналы регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте |
10 лет п.1518 |
После окончания ведения | |
|
9-16 |
Журналы регистрации инструктажа по охране труда |
3 года п.886 |
После окончания ведения | |
|
9-17 |
Документы об организации и ведении гражданской обороны (положения, планы, отчеты, переписка и др.) |
5 лет п.1540 |
||
|
… |
||||
|
9-22 |
Выписка из номенклатуры дел колледжа |
3 года п.79 |
||
|
9-23 |
||||
|
9-24 |
||||
|
Архив-12 | ||||
|
12-1 |
Положение об архиве колледжа. Копия |
3 года п.26 |
Подлинники в деле № 1-6 | |
|
12-2 |
Положение об экспертной комиссии колледжа. Копия |
3 года п.26 |
Подлинники в деле № 1-6 | |
|
12-3 |
Должностные инструкции работникам архива. Копии |
3 года п.29 |
Подлинники в деле № 2-6 | |
|
12-4 |
Протоколы заседания экспертной комиссии колледжа и документы к ним |
Постоянно п.96 |
||
|
12-5 |
Паспорт архива колледжа |
Постоянно п.95 |
||
|
12-6 |
Сводные описи дел постоянного хранения, справочный аппарат к ним |
Постоянно п.106 |
||
|
12-7 |
Сводные описи дел по личному составу |
55 лет п.107 |
||
|
12-8 |
Сводные описи дел временного (свыше 10 лет) хранения |
До минования надобности п.108 |
||
|
12-9 |
Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению |
Постоянно п.95 |
||
|
12-10 |
Документы о выдаче дел во временное пользование (заказы, акты, переписка и др.) |
3 года п.113 |
После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах Минобразования, организаций | |
|
12-11 |
Заявления на выдачу документов из архива в структурные подразделения |
3 года п.114 |
При условии проведения проверки наличия и состояния дел в архиве | |
|
12-12 |
Описи дел структурных подразделений |
1 год п.109 |
После утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению | |
|
12-13 |
Книги учета поступления и выбытия документов |
Постоянно |
Хранится в колледже | |
|
12-14 |
Книга выдачи дел из архива |
3 года п.112 |
После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архиве колледжа | |
|
... |
||||
|
12-19 |
Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха |
1 год п.111 |
||
|
12-20 |
Сводная номенклатура дел колледжа |
Постоянно п.78.1 |
||
|
12-21 |
||||
|
12-22 |
||||
Номенклатура дел составлена на основании:
перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 450;
* перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140.
| Секретарь приемной директора | Подпись | И.О.Ходько |
| Архивариус | |
| Подпись Е.И.Журавлева | |
| 01.11.2023 | |
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии учреждения образования «Минский государственный колледж» ___________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертно-методической комиссии архивного учреждения ________ № __________ Председатель Подпись |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2024 году в Минском государственном колледже
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного, из них: на бумажном носителе электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
|||
| Временного (свыше 10 лет), из них: на бумажном носителе электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
|||
| Временного (до 10 лет), из них: на бумажном носителе электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
|||
| ИТОГО: | |||
| Архивариус | Подпись | Е.И.Журавлева |
| 00.00.0000 |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
| Наименование должности работника, передавшего сведения |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Примечание. Отметка «ЭПК»
 |
Справочно Форма номенклатуры дел организации - приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Итоговая запись о категориях и количестве дел - приложение 12 к Инструкции № 4.
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться приложениями 3-5 к Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 10.01.2024 № 2. Комментарий см. здесь. |
 |
Дополнительно по теме • Номенклатура дел в учреждении образования: особенности разработки, согласование и утверждение. • Номенклатура дел в учреждении образования: оформление итоговой записи, хранение, внесение изменений. |