Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ: СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ

Номенклатура дел учреждения образования разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, структуры и штатной численности учреждения образования, утвержденной руководителем в установленном порядке, а также на основании следующих документов:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила);

• Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел;

• перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее - перечень);

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 мая 2019 г. в названии перечня слова «по делам молодежи» заменены словами «государственной молодежной политики» постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 04.05.2019 № 48;

• перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Таких признаков несколько:

• номинальный - название рода заводимого дела (переписка, документы) или разновидностей его документов (приказы, протоколы, акты);

• предметно-вопросный - вопрос (тема, предмет) содержания дела;

• корреспондентский - адресат - учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы (если дело образуют документы взаимной переписки, в заголовке дела вместо адресата указывается корреспондент);

• авторский - автор документов - учреждение, организация или лицо, которым документы составлены (изданы);

• хронологический - время (число, месяц и год), когда документы были составлены, или время событий и фактов, отраженных в содержании документов;

• географический - географическое название (местность), территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой документы касаются.

В заголовке также могут указываться сведения о подлинности или копийности документов дела.

Пример Приказы директора колледжа по основной деятельности. Копии.

Для дел, содержащих копии документов, подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения 3 года с указаниями тех же пунктов по перечню.

Справочно С учетом требований подготовки и передачи дел на хранение в архив организации дела с копиями документов хранятся с соблюдением следующих правил: • дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке; • дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу) (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

В этом случае в графе «Примечание» делается ссылка на номер дела с подлинниками документов.

Пример Подлинники в деле № 1-9.

Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией.

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы, называется автором этих документов. Название организации в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается (с учетом того, что полное ее название указывается в бланке номенклатуры дел).

Пример Штатное расписание учреждения образования на 2018 год. Статистические отчеты учреждения о финансовой деятельности.

Следует также обратить внимание на составление заголовков дел с перепиской. Если в деле формируется переписка с двумя-тремя корреспондентами, то в заголовке дела их названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов указываются обобщенно.

Пример Переписка с организациями-поставщиками о поставке комплектующих изделий.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета.

При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (населенных пунктов), которых касается содержание документов заводимого дела, нужно учитывать следующее. Если содержание документов касается всех или нескольких административно-территориальных единиц (населенных пунктов), то в заголовке их названия не указываются.

Пример Переписка средних школ Солигорского, Слуцкого районов Минской области об учебно-воспитательной работе.

Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке дела.

Пример Переписка с инспекцией Министерства по налогам и сборам по г. Минску по вопросам налогового учета.

В случае если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Пример Доклад директора государственного колледжа электроники о работе приемной комиссии в 2018 году.

В заголовках некоторых дел применяется обобщение «документы». Этот термин употребляется, когда в дела формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения. В конце заголовка в скобках указывается два-три основных вида документов, находящихся в деле.

Пример Документы ревизий и проверок контрольно-экономической работы (акты, справки, переписка и др.).

Термин «документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо одному или нескольким документам.

Пример Документы к акту приема-передачи архива при смене заведующего архивом (докладные записки, справки, отчеты).

Термин «дело» употребляется в заголовке в том случае, если в дело объединяются документы различных видов, связанные между собой последовательностью решения вопроса.

Пример Дело о рассмотрении жалобы Новикова В.В.

Термин «дело» употребляется также в названии личных, судебных дел. Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием на действие (рассмотрение, проверка, обеспечение и др.).

Пример Обеспечение организаций отрасли средствами вычислительной техники - неправильно. Документы об обеспечении государственного колледжа средствами вычислительной техники (докладные записки, акты, переписка и др.) - правильно. Проверки финансово-хозяйственной деятельности - неправильно. Акты и справки проверок финансово-хозяйственной деятельности - правильно.

Кроме того, не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов (подп.39.2 п.39 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. подп.39.2 п.39 Правил изложен в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214.

Вышеописанная схема расположения элементов заголовка может меняться в зависимости от конкретных условий и характера дела.

Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру дел предстоящего года, в течение которого эти документы должны поступать или создаваться в данной организации. Так, в номенклатуру дел на 2019 год может быть включен план по труду на 2019 год и отчет за 2019 год, если они составляются в 2020 году.

Обратите внимание! Наименования дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего в конце каждого раздела есть так называемые резервные номера.

Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Очень важно своевременно заполнять итоговые записи в номенклатуре, поскольку в них указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроком хранения, а также количество переходящих дел.

Итоговая запись заполняется по окончании года и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, дает сведения для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Итоговая запись оформляется на отдельном листе, который помещается в конце номенклатуры дел.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации утверждена в приложение 12 к Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 12 к Инструкции по делопроизводству изложено в новой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Справочно Пример заполненной итоговой записи о категориях и количестве дел к номенклатуре дел учреждения образования см. здесь.

06.09.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

По этой теме также см.:

1. Номенклатура дел в образовательном учреждении: на что обратить внимание.

2. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел в образовательном учреждении.

3. Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример).