Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ

В учреждениях образования ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на секретаря директора.

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Особенность номенклатуры дел учреждения образования состоит в том, что она разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, структуры и штатной численности учреждения образования, утвержденной руководителем в установленном порядке, а также на основании следующих документов:

• Инструкции по делопроизводству;

• Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;

• Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел;

• перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 мая 2019 г. в названии перечня слова «по делам молодежи» заменены словами «государственной молодежной политики» постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 04.05.2019 № 48;

• перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее - Перечень типовых документов).

Номенклатура дел на предстоящий делопроизводственный год должна быть составлена ответственными за делопроизводство в подразделениях учреждения образования в конце года с тем, чтобы делопроизводственная служба образовательного учреждения или секретарь, работник архива смогли ее согласовать и утвердить до 1 января.

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, точно так же следует поступать и при реорганизации учреждения.

Основа для составления номенклатуры дел - уставы и положения об организации и структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Положение об организации (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление новой номенклатуры дел и ее систематизацию; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных, внутренних документов и т. д.

Виды номенклатуры дел

Устанавливаются три вида номенклатур дел:

• типовая;

• примерная;

• сводная (номенклатура дел организации).

В индивидуальную, или конкретную, номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве одной организации в календарном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Составляется примерная или типовая номенклатура дел на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы организаций. При этом используются те же источники, что и для номенклатуры дел организации. При стабильной структуре организации примерная или типовая номенклатура дел строится по структурному принципу, в других случаях - по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении номенклатур дел организации.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в организации.

Справочно Подробно см. «Номенклатура дел в образовательном учреждении: составление заголовков».

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурами дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Обратите внимание! Каждая организация независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна составлять свою номенклатуру дел.

Внесение изменений в номенклатуру дел

Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) также вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

Справочно Подробно см.: 1. «Каким перечнем следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел в учреждении образования, если сроки хранения документов (например, приказы по административно-хозяйственным вопросам), указанные в Перечне типовых документов, отличаются от сроков, приведенных в ведомственном Перечне, установленном постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52?». 2. «В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) были внесены изменения сроков хранения документов согласно постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. Необходимо ли в связи с этим вносить изменения в номенклатуру дел организации?».

Срок хранения номенклатуры дел

Срок хранения номенклатуры дел организации, которая является источником комплектования государственного архива, - постоянно, а номенклатуры дел организации, которая не является источником комплектования государственного архива, - до минования надобности (после завершения делопроизводственного года, на который она составлена) и может быть уничтожена при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период (подп.93.1 п.93 Перечня типовых документов).

Как правило, каждое структурное подразделение учреждения образования (бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) после утверждения сводной номенклатуры получает выписку из нее.

Срок хранения выписки из номенклатуры дел - 3 года.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, чтобы по нему можно было быстро найти номер дела и необходимые документы. Быстрый поиск документов может обеспечить только правильно составленная номенклатура дел.

Обратите внимание! Если учреждение образования - источник комплектования государственного архива, то следует выяснить, какой именно это архив, когда последний раз с ним согласовывалась номенклатура дел. Необходимо периодически консультироваться с государственным архивом в целях получения методической помощи для правильного составления и согласования номенклатуры дел.

Кроме того, в учреждении образования должна быть создана экспертная комиссия, разработаны положения об архиве и экспертной комиссии.

Номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя учреждения образования.

06.09.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

По этой теме также см.:

1. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел в образовательном учреждении.

2. Номенклатура дел в образовательном учреждении: составление заголовков.

3. Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример).