Номенклатура от 06.09.2018
Автор: Пешкова Г.

Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример)

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Установить закладку Министерство образования
Республики Беларусь
Комитет по образованию
Мингорисполкома Учреждение
образования «Минский
государственный колледж»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

01.04.2018 № 1-24/362

г. Минск

на 2018 год

УТВЕРЖДАЮ
Директор УО «Минский государственный колледж»

Подпись

Н.П.Чурикова

«1» апреля 2018 г.

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Приемная-1
1-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Министерства образования Республики Беларусь (далее - Минобразования), Комитета по образованию Минского горисполкома, районной администрации). Копии		До минования надобности, п.8
1-2	Документы о регистрации, лицензировании, аттестации (уставы, лицензии, свидетельства и др.)		Постоянно, п.21
1-3	Паспорт колледжа		Постоянно, п.235
1-4	Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.)		Постоянно, п.19.1
1-5	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности		3 года, п.21.2*	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
1-6	Положения о структурных подразделениях колледжа		Постоянно, п.25
1-7	Протоколы заседаний педсовета и документы к ним		Постоянно, п.15
1-8	Протоколы заседаний Совета колледжа и документы к ним		Постоянно, п.15
1-9	Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним		15 лет ЭПК (примечание), п.694
1-10	Документы по государственной аккредитации колледжа (заключения, справки, сертификаты о государственной аккредитации, акты, переписка и др.)		Постоянно, п.259
1-11	Переписка с вышестоящими органами управления, об организации учебно-воспитательной и методической работы		Постоянно, п.31
1-12	Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением		5 лет ЭПК (примечание), п.54	В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности Минобразования, организаций, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - постоянно
1-13	Книга замечаний и предложений		5 лет, п.57	После окончания ведения и передачи в архив колледжа
1-14	Документы о результатах рассмотрения предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)		5 лет, п.58	После окончания ведения и передачи в архив колледжа книги замечаний и предложений
1-15	Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в том числе государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.)		Постоянно, п.80.1	Подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
1-16	Журнал регистрации приказов директора по административно-хозяйственной деятельности		3 года, п.102.2*
1-17	Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц		5 лет, п.56
1-18	Журнал регистрации входящей корреспонденции		3 года, п.81
1-19	Журнал регистрации исходящей корреспонденции		3 года, п.81
1-20	Журнал регистрации заявлений сотрудников		3 года, п.81
1-21	Журнал регистрации докладных записок сотрудников		3 года, п.81
1-22	Журнал учета междугородних телефонных звонков		6 месяцев, п.1510
1-23	Журнал учета рабочего времени		3 года, п.721	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
1-24	Сводная номенклатура дел колледжа		Постоянно, п.70.1
Кадры-2
2-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, Комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации) по организационным вопросам кадровой работы. Копии		До минования надобности, п.8
2-2	Приказы директора о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет, п.19.3
2-3	Приказы директора о награждениях, поощрениях, премировании		75 лет, п.19.3
2-4	Приказы директора о предоставлении социальных отпусков		75 лет, п.19.3
2-5	Приказы директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года, п.21.4*	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 75 лет
2-6	Должностные инструкции работникам колледжа		50 лет, п.28	После замены новыми
2-7	Правила внутреннего трудового распорядка колледжа		1 год, п.1412	После замены новыми
2-8	Годовые статистические отчеты колледжа о численности, составе, профессиональном обучении кадров (форма 6-т (кадры))		Постоянно, п.622
2-9	Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки, сведения, расчеты и др.)		Постоянно, п.690
2-10	Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)		5 лет, п.660
2-11	Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении, формы ПУ-1, ПУ-2)		5 лет, п.850
2-12	Личные дела работников колледжа, в том числе декларации о доходах и имуществе		75 лет ЭПК, п.638.3*	После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения
2-12.1	Личные дела работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) ученые звания, в том числе декларации о доходах и имуществе		Постоянно, п.638.2*	После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения
2-13	Личные учетные карточки работников колледжа		75 лет, п.642	После увольнения
2-14	Трудовые договоры, контракты		3 года, п.644
2-15	Трудовые книжки работников колледжа		До востребования, п.649	Невостребованные - 50 лет
2-16	Графики трудовых отпусков		1 год, п.669
2-17	Графики учебных процессов переподготовки, повышения квалификации, профессиональной подготовки		1 год, п.683	После замены новыми
2-18	Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		Постоянно, п.632
2-19	Журнал учета личных дел работников		75 лет, п.643
2-20	Журнал регистрации приказов директора о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет, п.80.3
2-21	Журнал регистрации приказов директора о награждениях, поощрениях, премировании		75 лет, п.80.3
2-22	Журнал регистрации приказов директора о предоставлении социальных отпусков		75 лет, п.80.3
2-23	Журнал регистрации приказов директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года, п.80.4
2-24	Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет, п.651
2-25	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек работников		5 лет, п.650
2-26	Журнал учета трудовых договоров, контрактов		3 года, п.645
2-27	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 года, п.668
2-28	Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года, п.649*	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
2-29	Выписка из номенклатуры дел колледжа		3 года, п.71
Бухгалтерия-3
...
Учебная деятельность-4
...
Административно-хозяйственная деятельность-9
9-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации). Копии		До минования надобности, п.8
9-2	Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в том числе государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.). Копии		3 года, п.19.1	Подлинники в деле № 1-4
9-3	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности. Копии		3 года, п.21.2*	Подлинники в деле № 1-5
9-4	Должностные инструкции работникам административно-хозяйственной части. Копии		3 года, п.28	Подлинники в деле № 2-6
9-5	Технические паспорта зданий колледжа		Постоянно, п.1073*
9-6	Планы работы по проведению противопожарных и санитарных мероприятий		5 лет ЭПК (примечание), п.756
9-7	Акты о выполнении капитального и текущего ремонта объектов		5 лет, п.1260
9-8	Переписка о содержании объектов и прилегающей к ним территории в надлежащем техническом и санитарном состоянии		3 года, п.1249
9-9	Документы по тендерам (конкурентные листы, подрядные переговоры, тендеры)		3 года, п.44
9-10	Отчеты о потреблении топливно-энергетических ресурсов, о потреблении воды		Постоянно, п.210
9-11	Журнал учета путевых листов, показаний спидометров, расхода топлива, регистрации температуры воздуха		3 года, п.1483
9-12	Журналы регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте		10 лет, п.1106*	После окончания ведения
9-13	Журналы регистрации инструктажа по охране труда		3 года, п.571*	После окончания ведения
9-14	Журнал учета занятий по гражданской обороне		3 года, п.1474	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
9-15	Выписка из номенклатуры дел колледжа		3 года, п.71
...
Архив-12
12-1	Положение об архиве колледжа. Копия		3 года, п.25	Подлинники в деле № 1-6
12-2	Положение об экспертной комиссии колледжа. Копия		3 года, п.25	Подлинники в деле № 1-6
12-3	Должностные инструкции работникам архива. Копии		3 года, п.28	Подлинники в деле № 2-6
12-4	Протоколы заседания экспертной комиссии колледжа и документы к ним		Постоянно, п.88
12-5	Паспорт архива колледжа		Постоянно, п.87
12-6	Сводные описи дел постоянного хранения, справочный аппарат к ним		Постоянно, п.98
12-7	Сводные описи дел по личному составу		75 лет, п.99
12-8	Сводные описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		До минования надобности, п.100
12-9	Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению		Постоянно, п.87
12-10	Документы о выдаче дел во временное пользование (заказы, акты, переписка и др.)		3 года, п.105	После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах Минобразования, организаций
12-11	Заявления на выдачу документов из архива в структурные подразделения		3 года, п.105	После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах
12-12	Описи дел структурных подразделений		1 год, п.101	После утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
12-13	Книги учета поступления и выбытия документов		Постоянно, п.122*
12-14	Книга выдачи дел из архива		3 года, п.104
12-15	Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха		1 год, п.128*
12-16	Сводная номенклатура дел колледжа		Постоянно, п.70.1

Номенклатура дел составлена на основании:

перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52;

* перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Секретарь приемной директора

Подпись

И.О.Ходько

Архивариус
Подпись	Е.И.Журавлева
01.04.2018

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной
комиссии учреждения образования
«Минский государственный
колледж»
___________ № _____

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертно-методической комиссии
архивного учреждения
________ № __________
Председатель Подпись

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2018 году в Минском государственном колледже

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Архивариус

Подпись

Е.И.Журавлева

Справочно

Пример заполненной итоговой записи о категориях и количестве дел к номенклатуре дел учреждения образования см. здесь.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

06.09.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

По этой теме также см.:

1. Номенклатура дел в образовательном учреждении: на что обратить внимание.

2. Номенклатура дел в образовательном учреждении: составление заголовков.

3. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел в образовательном учреждении.