Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК ЛИЧНЫХ ДЕЛ, ВКЛЮЧЕННЫХ В СВОДНУЮ ОПИСЬ ДЕЛ

В архиве личные дела работников организации, срок хранения которых 75 лет, включаются в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу, а срок хранения которых постоянно - в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) постоянного хранения. При этом временный шифр, проставленный на обложке личного дела в структурном подразделении, заменяется на архивный шифр.

Архивный шифр личного дела, который присваивается после составления сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел), проставляется в архиве организации. При внесении личных дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело учитывается в архиве.

Архивный шифр проставляется на обложке дела в архиве организации в левом нижнем и правом верхнем углах и включает:

• номер фонда;

• номер описи;

• номер дела по описи (подп.82.8 п.82 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Номер фонда указывается только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, и присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении документов в государственный архив (часть третья п.139 названных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.3 п.139 Правил № 143 слово «документов» заменено словом «дел» постановлением № 118.

Пример Ф. № 24 Оп. № 1лс Д. № 320

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, оставляется место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Обложка личного дела, включенного в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу (пример)

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Отдел кадров

Личное дело № 356

Иванов Иван Иванович

Обложка личного дела постоянного хранения, включенного в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) (пример)

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Отдел кадров

Личное дело № 276

Науменко Константин Владимирович

23.05.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Оформление обложек личных дел при их заведении. 

2. Оформление обложек личных дел перед передачей в архив организации.