Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) В ОРГАНИЗАЦИИ: ВАЖНЫЕ АСПЕКТЫ
Делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (абзац 8 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», далее - Закон об архивном деле).
В государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, содержится аналогичное определение понятия «делопроизводство», однако здесь оно рассматривается в качестве синонима терминов «документационное обеспечение управления» (далее - ДОУ) и «управление документами».
| Признак | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Назначение ответственных лиц за ДОУ | Организация ДОУ возлагается на службу ДОУ. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников) |
Пункт 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) | |
| Разработка бланков, шаблонов, табеля унифицированных форм документов организации | Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству).Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации приведена в приложении 1 к Инструкции по делопроизводству |
Пункты 17, 19 Инструкции по делопроизводству | 1. Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов. 2. Бланки документов с изображением государственного герба Республики Беларусь (гербовые бланки): учет, хранение, использование, уничтожение |
| Печати, штампы, факсимиле | Печать - дополнительный удостоверяющий подлинность реквизит, который ставится на документах для придания им юридической силы. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа. Факсимиле представляет собой точное воспроизведение личной подписи на документе, то есть фактически оно выступает «заменителем» подписи лица, уполномоченного подписывать документ |
Пункты 18, 32 Инструкции по делопроизводству. От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 |
Письмо об изготовлении печатей и штампов |
| Разработка локальных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства: | Организация должна определить нормативное правовое регулирование работы с документами в организации. В обязательном порядке должны быть утверждены локальные нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства. Справочно Локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций (абзац 12 ст.1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь») |
||
| 1) инструкция по делопроизводству в организации | Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству | Пункт 4 Инструкции по делопроизводству | 1. Инструкция по делопроизводству в организации. 2. Может ли организация обратиться к сторонней организации для разработки инструкции по делопроизводству? |
| 2) положение о документообороте | Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело | Пункт 138 Инструкции по делопроизводству | Имеет ли право организация разработать локальный акт «Положение о документообороте в организации»? В чем отличие такого Положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть в обязательном порядке разработана в организации? |
| 3) номенклатура дел | Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения. Определение сроков хранения документов осуществляется в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, а затем уточняется в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив или при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли |
Пункт 152 Инструкции по делопроизводству | Номенклатура дел организации |
| 4) положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии, далее - ЭК) | Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций - с ЦЭК вышестоящих организаций | Пункт 174 Инструкции по делопроизводству | Протокол заседания экспертной комиссии (пример) |
| 5) положение об архиве | Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации. Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение |
Статья 13 Закона об архивном деле |
Справочно Рекомендуем ознакомиться с разделом 4 «Архив организации» подборки «Хранение документов в организации» |
| 6) должностные инструкции работников | Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов |
Пункты 6, 7 Инструкции по делопроизводству | |
| Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц | Обращения, поданные в установленном порядке, подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме обращений не допускается. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан осуществляется согласно Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение № 1786). Обратите внимание! Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства.Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в государственных органах, иных организациях, у индивидуального предпринимателя ведется централизованно (п.4 Положения № 1786) |
Статья 13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» | Работа с обращениями граждан и юридических лиц |
| Ведение книги замечаний и предложений | Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме. Порядок ведения книги определен Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 |
Пункт 4 Положения № 1786 | Работа с обращениями граждан и юридических лиц |
| Ответственность за организацию делопроизводства | Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Справочно Подробно об ответственности см. здесь |
Пункт 7 Инструкции по делопроизводству |
 |
Справочно Рекомендуем также ознакомиться с материалами: • «Алгоритм организации документационного обеспечения управления в организации»; • «Оптимизация документационного обеспечения управления». |
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167. |
05.05.2015
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»