Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) В ОРГАНИЗАЦИИ: ВАЖНЫЕ АСПЕКТЫ
Делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (абзац 8 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», далее - Закон об архивном деле).
Аналогичное определение понятия «делопроизводство» содержится в СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18. Однако здесь оно рассматривается в качестве синонима терминов «документационное обеспечение управления»
| Признак | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Назначение ответственных лиц за ДОУ | Организация ДОУ возлагается на службу ДОУ. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников) |
Пункт 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) | 1. Приказ об утверждении Положения о канцелярии (пример). 2. Положение о службе документационного обеспечения управления: порядок разработки |
| Разработка бланков, табеля унифицированных форм документов организации | Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Документы в электронном виде (электронные документы) оформляются в порядке, установленном п.220 Инструкции по делопроизводству. Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству).Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке |
Пункты 17, 19 Инструкции по делопроизводству | 1. Приказ о разработке табеля унифицированных форм документов (пример). 2. Альбом и табель унифицированных форм документов в организации |
| Печати и штампы | Печать - дополнительный удостоверяющий подлинность реквизит, который ставится на документах для придания им юридической силы. Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами. Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа |
Пункты 18, 32, 62 Инструкции по делопроизводству | |
| Разработка локальных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства: | Организация должна определить правовое регулирование работы с документами в организации. В обязательном порядке должны быть утверждены локальные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства. Справочно Локальный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), устанавливающий обязательные правила поведения в целях регулирования вопросов организации внутренней деятельности данного нормотворческого органа (его территориальных органов), подчиненных ему (входящих в его состав, систему) организаций (часть первая п.1 ст.5 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах») |
1. Может ли в организации вестись журнал ознакомления с локальными правовыми актами? 2. Приказ о формировании банка данных локальных правовых актов | |
| 1) инструкция по делопроизводству в организации | Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству | Пункт 4 Инструкции по делопроизводству | 1. Инструкция по делопроизводству в организации: разработка и применение. 2. В связи с внесением изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, допускается ли в действующую в организации индивидуальную инструкцию по делопроизводству внести соответствующие изменения либо необходимо разработать новую инструкцию? |
| 2) инструкции, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде | Инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» | Пункт 5 Инструкции по делопроизводству | В каких локальных правовых актах должен быть отражен порядок работы с электронными документами в организации? |
| 3) положение о документообороте | Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело | Пункт 138 Инструкции по делопроизводству | 1. Анализ документооборота организации. 2. Переход на электронный документооборот: важные аспекты. 3. Имеет ли право организация разработать локальный акт «Положение о документообороте в организации»? В чем отличие такого Положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть в обязательном порядке разработана в организации? 4. Положение о документообороте (пример) |
| 4) номенклатура дел | Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения. Определение сроков хранения документов осуществляется в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, а затем уточняется в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив или при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли |
Глава 10 Инструкции по делопроизводству | |
| 5) положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии, далее - ЭК) | Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций - с ЦЭК вышестоящих организаций | Пункт 174 Инструкции по делопроизводству | Положение об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива (пример) |
| 6) положение об архиве | Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этого государственного органа, иной организации. Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение. |
Статья 13 Закона об архивном деле | 1. Порядок разработки положения об архиве организации. 2. Положение об архиве (пример) |
| 7) должностные инструкции работников | Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов |
Пункты 6, 7 Инструкции по делопроизводству | |
| Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц | Обращения, поданные в установленном порядке, подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме обращений не допускается. Справочно Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан осуществляется согласно Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение № 1786). |
Статья 13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» | Приказ о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (пример) |
| Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в государственных органах, иных организациях, у индивидуального предпринимателя ведется централизованно |
Пункт 4 Положения № 1786 | ||
| Ведение книги замечаний и предложений | Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме. Справочно Порядок ведения книги определен Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 |
Пункт 4 Положения № 1786 | |
| Делопроизводство по административным процедурам | Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами |
Пункты 4, 5 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 | 1. Приказ об установлении перечня административных процедур. 2. Приказ об утверждении графика приема заинтересованных лиц при осуществлении административных процедур (пример). 3. Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним (пример). 4. Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по административным процедурам (пример). 5. Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по административным процедурам. Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 23.05.2018 № 20 |
| Делопроизводство по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения | Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в том числе подготовка и оформление проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация, отправка, тиражирование, передача, ознакомление, контроль исполнения, хранение, уничтожение, использование, подготовка к передаче в архив государственного органа, юридического лица, не урегулированные Положением и актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, регулируются локальными правовыми актами. Справочно К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам (часть первая ст.181 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации») |
Пункт 15 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783. От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 марта 2020 г. из п.15 Положения № 783 слово «нормативными» исключено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.03.2020 № 145 |
1. Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример). 2. Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения (пример) |
| Ответственность за организацию делопроизводства | Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел | Пункт 7 Инструкции по делопроизводству |
08.07.2019
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»