Материал помещен в архив

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Нормативное регулирование

Современное документирование характеризуется активным использованием различных средств компьютерной техники и телекоммуникации. С их помощью информация создается, обрабатывается и передается в электронной форме, нередко без ее фиксации на бумаге. С увеличением числа документов, создаваемых в электронном виде, также неизбежно возникает необходимость регламентации и обеспечения единообразия организации работы с ними.

Справочно Документ в электронном виде - информация, представленная в электронно-цифровой форме, имеющая необходимый набор реквизитов, которые обеспечивают возможность использовать ее для ведения какой-либо деятельности, осуществления прав и защиты (часть пятая главы «Термины и определения» Методических рекомендаций по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11).

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи, приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное (п.217 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.217 Инструкции по делопроизводству исключен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 (далее - постановление № 225).

Инструкция по делопроизводству и Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов), регулируют преимущественно вопросы работы с документами на бумажных носителях, определяя лишь общий порядок работы с документами в электронном виде.

Следует отметить, что положения Правил работы архивов в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на все архивы организаций безотносительно состава хранящихся (подлежащих хранению) в них документов, в том числе и на работу архивов с документацией в электронном виде (п.3 Правил работы архивов).

Особенности работы с документами в электронном виде регламентируются специальными нормативными правовыми актами, в частности:

• Инструкцией о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120 (далее - Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде);

• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

Особенности работы с документами в электронном виде также нашли отражение в главе 18 и пп.44, 53, 63, 91, 141 Инструкции по делопроизводству.

Вышеуказанными инструкциями регламентированы вопросы определения состава документов в электронном виде, подлежащих передаче в архивы организаций, функций и задач архивов организаций по использованию и хранению документов в электронном виде, проведения экспертизы ценности таких документов, а также информационных ресурсов.

Локальные нормативные правовые акты по организации работы с документами в электронном виде

Организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты, учитывающие особенности организации работы с документами в электронном виде.

Справочно «Алгоритм внедрения системы электронного документооборота в организации» можно найти здесь.

Локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации после согласования с экспертной комиссией организации и экспертно-методической комиссией государственного архива, источником комплектования которого является организация. Локальный нормативный правовой акт организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации после согласования с экспертной комиссией организации и экспертной комиссией вышестоящей организации (п.4 Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде).

Ответственность за работу с документами в электронном виде, в том числе и организацию, и обеспечение их хранения, может закрепляться в приказах руководителя организации:

• о распределении обязанностей при работе с документами в электронном виде;

• назначении ответственных за организацию работы с документами в электронном виде.

Приказ о назначении ответственного за организацию работы с документами в электронном виде (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Прима»
(ООО «Прима»)

ПРИКАЗ

04.05.2015 № 75

г. Минск 

О назначении ответственного за организацию работы и обеспечение сохранности документов в электронном виде

В целях совершенствования организации работы с документами в электронном виде и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить Скорикова Николая Валентиновича, заведующего отделом документационного обеспечения управления, ответственным за организацию работы с документами в электронном виде и обеспечение их сохранности.

Визы

Положения приказа могут уточняться в должностных инструкциях соответствующим работникам организации, ответственным за хранение документов в электронном виде, а также положениях о структурных подразделениях организации.

Так, в должностную инструкцию работнику, назначенному ответственным за организацию хранения документов в электронном виде, могут быть внесены соответствующие положения, уточняющие его права и обязанности, возникшие в связи с возложенными на него полномочиями. В положении об архиве организации может быть уточнен комплекс документов, подлежащих хранению в нем, установлен порядок приема документов в электронном виде на хранение в архив организации.

Инструкция по делопроизводству организации является основным локальным нормативным правовым актом, который комплексно регламентирует вопросы организации работы с документами, а также является обязательным для применения всеми работниками организации.

Справочно Для более детального изучения см. материал «Инструкция по делопроизводству организации: работа с электронными документами».

Отдельные положения инструкции по делопроизводству организации могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами (например, может быть разработана отдельная инструкция по работе с документами в электронном виде).

Таким образом, в организации может быть издана самостоятельная инструкция по работе с документами в электронном виде, которая будет определять:

1) состав документов, создаваемых в электронном виде;

2) требования к составлению и оформлению документов;

3) требования к этапам технологической обработки документов (порядок регистрации, отправки и получения документов, согласование, утверждение, контроль за исполнением и т. д.).

Приказ об утверждении Инструкции по работе с документами в электронном виде (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Прима»
(ООО «Прима»)

ПРИКАЗ

04.05.2015 № 75

г. Минск

Об утверждении «Инструкции по работе с документами в электронном виде в ООО "Прима"»

В целях совершенствования организации работы с документами в электронном виде и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить «Инструкцию по работе с документами в электронном виде в ООО "Прима"» (далее - Инструкцию).

2. Ввести в действие Инструкцию с 11.05.2015.

3. Работникам всех структурных подразделений ООО «Прима» руководствоваться положениями Инструкции по работе с документами в электронном виде.

4. Начальнику отдела документационного обеспечения управления Скорикову Н.В.:

4.1. Обеспечить ознакомление всех работников ООО «Прима» с Инструкцией.

Срок исполнения - 11.05.2015.

4.2. Подготовить план мероприятий по внедрению Инструкции.

Срок исполнения - 11.05.2015.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Кораблева А.И.

Визы

Вместе с тем разработка таких «дополнительных» инструкций не является обязательной, в каждом конкретном случае решение о необходимости ее разработки принимается руководством организации. Положения инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с документами в электронном виде могут уточняться в других локальных нормативных правовых актах. Например, приказом руководителя организации может определяться перечень документов, создаваемых в организации исключительно в электронном виде.

Хранение документов в электронном виде

Регламентация хранения документов в электронном виде должна охватывать такие аспекты, как:

• предварительная экспертиза ценности по видам в соответствии с классификацией документов в электронном виде, применяемой в организации, и определение сроков их хранения;

• выработка требований по защите документов и определение порядка доступа к документам;

• определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий документов;

• установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования, а также уничтожения не подлежащих постоянному хранению документов;

• определение процедур передачи на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласования форматов файлов документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;

• определение порядка ведомственного хранения и передачи на государственное хранение документов.

Эти и другие вопросы могут быть включены в инструкцию по делопроизводству организации либо специальную инструкцию по работе с документами в электронном виде.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением (п.218 Инструкции по делопроизводству).

Используемые форматы должны обеспечивать:

• подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде;

• полноту сведений о способах создания, получения и отправки документов, хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив (уничтожения), а также при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, должна обеспечиваться их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции по делопроизводству).

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Обратите внимание! Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде ( часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству на основании постановления № 225 изложена в новой редакции.

Перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде, приведен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, и содержит 303 вида таких документов.

Справочно Подробнее по данной теме см. «Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4". Новое в работе с документами в электронном виде».

Формирование электронных дел

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 Инструкции по делопроизводству (п.236 Инструкции по делопроизводству).

Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

21.05.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года