Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Понятие архива

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 названного выше Закона).

Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами (п.8 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Кроме вышеуказанных нормативных правовых актов следует руководствоваться:

• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38;

• Инструкцией о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действуют Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20;

• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действует новая Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;

• Инструкцией о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 132.

Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение.

Справочно Подробно см. материал «Порядок разработки положения об архиве организации».

Создание архива

Архив организации может создаваться в форме:

• части структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов);

• структурного подразделения;

• объединенного архива (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами (п.10 Правил).

В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (часть вторая п.9 Правил).

Так, в небольшой организации приказом руководителя назначается лицо, ответственное за архив.

Приказ о назначении лица, ответственного за архив (пример)

О назначении лица, ответственного
за архив

В целях накопления, обеспечения учета, сохранности и использования документов ОАО «Консалт»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за архив секретаря приемной руководителя О.А.Кардаш.

2. Секретарю приемной руководителя О.А.Кардаш разработать положение об архиве и представить его на утверждение директору к 20.11.2018.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника юридического отдела В.Л.Попова.

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями (часть вторая п.10 Правил).

План работы архива

Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

План работы должен включать наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени должны использоваться нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организации.

Рекомендуемые нормы времени на работы содержатся в постановлении Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45 «Об утверждении Межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций». Также можно руководствоваться Нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.09.2005 № 43.

От редакции «Бизнес-Инфо» Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 04.05.2019 № 19.

Справочно Пример плана работы архива см. здесь.

Документы передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации, форма которого содержится в приложении 3 к Правилам.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, данный график не составляется.

Обратите внимание! При организации работы архива следует определить, является ли организация источником комплектования государственного архива. От этого зависят сроки хранения документов, состав учетных документов, ведущихся в архиве, и порядок согласования и утверждения положения об экспертной комиссии и учетных документов архива.

В архиве организации также ведутся основные учетные документы:

• книга учета поступления и выбытия документов (приложение 23 к Правилам);

• лист фонда (приложение 26 к Правилам);

• сводные описи дел (приложения 20, 21 к Правилам);

• паспорт архива (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива) (часть вторая п.11 Правил).

Паспорт архива организации должен составляться в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, ежегодно по форме, установленной в приложении 4 к Правилам, в двух экземплярах.

05.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела