Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Ознакомление работников организации с документами: порядок и сроки

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

11.10.2022

С какими документами, когда и как необходимо ознакомить работника организации, рассмотрено в разделах:

С какими документами нужно ознакомить работников

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (ч.3 п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в редакции от 30.08.2022 № 113, вступает в силу с 27 октября 2022 г.)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В основном документы, с которыми надлежит знакомиться работникам организации, касаются их трудовых отношений и должностных обязанностей.

В соответствии со степенью регламентации такие документы можно разделить на три группы:

1. Документы, обязательность и порядок ознакомления с которыми закреплены в НПА.

Пример При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 ч.1 ст.54 ТК). Приказ (распоряжение, постановление, решение, протокол) о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под подпись в пятидневный срок со дня издания (ч.6 ст.199 ТК).

2. Документы, обязательность ознакомления с которыми закреплена в НПА (при этом порядок ознакомления не установлен).

Пример График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч.2 ст.168 ТК).

3. Документы, обязательность ознакомления с которыми устанавливается самой организацией на локальном уровне.

Сроки ознакомления с определенными документами могут быть закреплены в НПА.

Пример Решения, принятые общим собранием участников хозяйственного общества, оглашаются на этом собрании и доводятся до сведения его участников в порядке, предусмотренном для извещения о проведении общего собрания участников этого хозяйственного общества, не позднее 10 дней после даты окончания общего собрания участников хозяйственного общества (ч.6 ст.45 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).

Кто должен ознакомить работников с документами в организации

Обязанности должностных лиц по ознакомлению с документами в организации и сроки ознакомления, не установленные НПА, определяются на локальном уровне.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями (ч.5 п.6 Инструкции № 4).

Обязанности и ответственность работников по ознакомлению с документом могут быть закреплены также в ЛПА, например, инструкции по делопроизводству.

Так, организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

В случае особого порядка ознакомления или его конкретизации, он может указываться в самом приказе.

Примеры Приказ довести до сведения всех работников. Приказ довести до сведения всех работников, привлекаемых к противоаварийной тренировке. Приказ довести до сведения руководителей структурных подразделений путем направления на их адреса электронной почты.

Ознакомление с документами под подпись

Процедура ознакомления оформляется с помощью отметки об ознакомлении.

Требования к составу сведений, включаемых в отметку об ознакомлении, НПА не установлены.

Они содержатся:

• в ранее действовавших Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 16.09.2005 № 41;

• Альбоме форм организационно-распорядительных документов с комментариями (на основе унифицированных форм документов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41). Приведены примеры оформления этой отметки.

Отметка об ознакомлении включает:

• наименование вида документа, с которым происходит ознакомление;

• слово «ознакомлен» (ознакомлена, ознакомлены);

• личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

• дату.

Важно проставление даты при ознакомлении, поскольку сроки ознакомления часто установлены НПА.

Дата в отметке об ознакомлении позволяет подтвердить соблюдение установленных сроков ознакомления.

Подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне.

Пример С приказом ознакомлен Подпись И.И.Иванов 01.11.2022

Отметка об ознакомлении может также включать наименование должности.

Пример С приказом ознакомлен экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.11.2022

Если с документом необходимо ознакомить нескольких работников, после слова «ознакомлены» ставится двоеточие.

Пример С приказом ознакомлены: экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.11.2022       экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Федоров 01.11.2022

Подпись указывается на расстоянии 80 мм от границы левого поля, а расшифровка подписи - на расстоянии 120 мм (пп.83, 84 Инструкции № 4).

Лист ознакомления

При значительном количестве работников, которым необходимо ознакомиться с документом, и, соответственно, отсутствии необходимого места на самом документе может использоваться лист ознакомления. В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения...». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен (ч.13, 14 п.99 Инструкции № 4).

Форма листа ознакомления в Инструкции № 4 не приведена, однако ее можно оформлять по аналогии с формой листа согласования.

Так как лист ознакомления - это приложение к документу, на самом документе, к которому он относится, делается отметка: «Лист ознакомления прилагается».

Журнал ознакомления работников

Для ознакомления под подпись организация может вести журнал ознакомления работников с определенными документами. Форма такого журнала определяется организацией самостоятельно в зависимости от того, ведется он на один документ или в нем фиксируется факт ознакомления сразу с несколькими документами.

Пример № п/п Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Дата …     67 Инспектор по кадрам отдела кадров Подпись И.М.Рынкович 24.11.2022 68 Экономист I категории отдела планирования Подпись Л.В.Блистав 24.11.2022 …

Пример № п/п Наименование документа Дата и номер документа Подпись Расшифровка подписи Дата …     45 Положение о коммерческой тайне 06.05.2015 № 2 Подпись В.В.Смолякова 21.11.2022 46 Инструкция… 21.09.2017 № 36 Подпись В.В.Смолякова 21.11.2022 …

Обратите внимание! Для документов, порядок ознакомления под подпись с которыми не установлен нормативными правовыми актами, могут быть применены другие способы ознакомления. Их использование необходимо закрепить в локальном правовом акте организации. Это может быть рассылка по электронной почте, размещение документа в общедоступном месте и др.

Дополнительно по теме • Можно ли в организации вести журнал ознакомления с локальными правовыми актами?

Использование электронной почты при ознакомлении с документами

Использование электронной почты при ознакомлении с документами позволяет увеличить скорость передачи информации и снизить затраты на ее создание и доставку. Ознакомление с документами с помощью электронной почты необходимо закрепить в ЛПА организации. В нем целесообразно установить порядок использования электронной почты, состав информации, подлежащей пересылке посредством такой почты, особенности использования корпоративного ящика и др.

Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2010 № 3, содержат следующие рекомендации (подп.3.5.7 п.3):

• с целью ознакомления работников с документами их электронные экземпляры (копии) могут направляться всем заинтересованным лицам организации посредством корпоративной электронной почты. Данные экземпляры (копии) не подлежат регистрации и учету;

• факт ознакомления с документом, полученным в электронном виде, может подтверждаться работником путем отправки по корпоративной электронной почте простого текстового сообщения, содержащего реквизиты документа, с которым ознакомился работник (наименование документа, дата, индекс и др.), дату ознакомления и т. д.

Пример Графики трудовых отпусков в соответствии с п.143 приложения 20 к Инструкции № 4 относятся к документам, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде. Значит, ознакомить работника с таким документом возможно с использованием программно-технических средств информационной системы.

Обратите внимание! При использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции № 4), то есть все работники организации должны иметь доступ к ящику электронной почты.

Другие способы ознакомления работников с документами

Кроме того, могут использоваться и другие способы ознакомления работников с документами, такие как их размещение:

• в общедоступном месте организации;

• на корпоративном сайте организации.

Общедоступным местом может быть информационный стенд, табло и др. В таком случае в распорядительном документе можно указать способ ознакомления.

Пример Приказ довести до сведения всех работников путем его размещения на корпоративном сайте.