Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Подготовка и передача личных дел учащихся в архив учебного заведения

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

13.10.2023

Завершенные дела, а также личные дела отчисленных учащихся в течение 2 лет остаются в учебной части или в структурном подразделении, а затем правильно оформленные передаются в архив учебного заведения. Как это сделать, рассмотрено в материале.

Данную тему автор разъяснил в разделах:

Оформите личные дела учащихся при передаче их в архив

Передача документов на хранение в архив должна быть не разовым мероприятием, а постоянной системной работой.

При подготовке и оформлении дел к передаче в архив следует руководствоваться:

• гл.11, 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• гл.12 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Работа начинается с подготовки приказа руководителя по основной деятельности «О передаче документов выпускных групп на хранение в архив». В приказе конкретно указывают, какие документы и в какие сроки сдаются на хранение.

Дела должны быть переданы в архив учебного заведения по истечении года выпуска, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Два способа подготовки личных дел при их подготовке для передачи на хранение:

1) личное дело каждого учащегося формируется в одно дело и учитывается как одна единица хранения. В этом случае крайние даты определяются по дате приказа о зачислении учащегося и о его отчислении;

2) личные дела всех отчисленных (выпущенных) учащихся можно сброшюровать, располагая их по алфавиту фамилий учащихся, соблюдая основное требование: в деле должно быть не более 300 листов хранения. В этом случае крайние даты дел не учитываются.

Оформление личных дел включает комплекс работ по технической обработке. Их проводит секретарь учебной части при методической помощи и под контролем работника архива. При его отсутствии эту работу проводит секретарь директора учебного заведения. Большую помощь в этой работе могут оказать мастера производственного обучения и кураторы выпускных групп. Для этого в учебном заведении должна быть проведена подготовительная работа, оформлены образцы документов, составлен график приема-передачи дел выпускных групп, поскольку при большом объеме документооборота одному секретарю учебной части с этой работой невозможно справиться.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела (п.183 Инструкции № 4).

Подшейте и переплетите дела

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов должны удаляться (ч.1 п.184 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как сдавать в архив личные дела, если они в пластиковых скоросшивателях? Следует достать и прошить листы или переложить в картонную папку-обложку?

Пронумеруйте листы в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

При нумерации листов личного дела обязательно должны соблюдаться правила, регламентированные в п.185 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Как пронумеровать листы в личном деле работника, если имеются документы на двух и более страницах? Как проставить нумерацию листов личного дела?

Составьте описи личных дел учащихся

Секретарь учебной части принимает личные дела от кураторов и мастеров групп по акту, проверяет правильность и полноту документов личного дела, при необходимости оказывает методическую помощь в оформлении дел.

Далее на все личные дела секретарь учебной части составляет акт приема-передачи личных дел учащихся в архив по нормам ст.111-116 Инструкции № 4.

Формы документов • Акт приема-передачи личных дел учащихся в архив (пример).

Сформированные и правильно оформленные личные дела учащихся должны быть включены в опись дел по личному составу учащихся. Эта опись является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

Справочно Форма описи дел по личному составу - приложение 16 к Инструкции № 4.

В указанную опись личные дела учащихся включаются в алфавитном порядке. Опись составляется в двух экземплярах: один экземпляр передается в архив, второй остается у секретаря учебной части.

Формы документов • Опись дел по личному составу учащихся (пример).

Дополнительно по теме • Какой срок хранения личных дел студентов: окончивших колледж; отчисленных с 1-го курса, отчисленных с 2-го и последующих курсов? В каком документе это прописано?