Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (часть первая п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Структура службы документационного обеспечения управления

В настоящее время отсутствуют нормативные правовые акты или методические документы, содержащие примерное или типовое положение о службе ДОУ. Однако при оформлении указанного положения следует учитывать требования:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Справочно Форма положения о структурном подразделении установлена УСОРД (код по ОКУД 0212597002).

В положении о службе ДОУ закрепляется ее наименование, которое зависит от:

• численности работников организации;

• объема документооборота;

• выполняемых функций;

• наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п.

Это может быть управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и другие отделы, которые, в свою очередь, могут состоять из нескольких подразделений. Например, в министерствах Республики Беларусь наиболее распространено такое наименование службы ДОУ, как управление (отдел) контроля и делопроизводства.

При определении структуры рекомендуется учитывать нормы управляемости:

• управление - при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя;

• отдел - при наличии в его штате не менее четырех штатных единиц, включая должность руководителя;

• сектор (бюро, группа) - при наличии в его штате не менее трех штатных единиц, включая должность руководителя (часть десятая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 сентября 2021 г. следует руководствоваться п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, изложенных в новой редакции постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.07.2021 № 55.

При необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:

• в управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);

• в отделе - секторы (группы).

Указанные нормы управляемости носят рекомендательный характер, следовательно, при организационной необходимости допускается отступление от них.

Инструкция по делопроизводству допускает при небольшом объеме документооборота не создавать службу ДОУ, а выполнение ее функций возложить на специально назначенного работника (группу работников).

Разработка положения

Положение о службе ДОУ - локальный правовой акт организации, определяющий статус этой службы, ее место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Основные структурные элементы положения о службе ДОУ: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права», «Взаимоотношения. Связи».

В главе «Общие положения» отражаются следующие вопросы:

• место службы ДОУ в структуре организации;

• порядок создания и ликвидации службы ДОУ;

• структура и штатная численность службы ДОУ;

• подчиненность;

• порядок назначения и освобождения руководителя службы ДОУ.

В ней приводятся также основные нормативные правовые акты, в том числе локальные, которыми руководствуется служба ДОУ в своей деятельности.

В главе «Основные задачи» формулируются задачи службы ДОУ. Основная задача службы ДОУ - создание системы ДОУ, которая включает в себя организацию документирования деятельности, документооборота, информационно-поисковой системы документов.

В главе «Функции» отражаются основные характеристики деятельности службы ДОУ. Например, служба ДОУ может организовать работу архива или работу с обращениями граждан, однако указанные функции могут выполнять отдельные структурные подразделения.

В главу «Права» включается перечень прав, предоставленных работникам службы ДОУ. Предоставляемые права должны соответствовать нормативным правовым актам Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам организации.

В процессе решения задач, поставленных перед службой ДОУ, выполнения возложенных на нее функций она взаимодействует с другими структурными подразделениями организации. Это находит отражение в главе «Взаимоотношения. Связи».

Главы положения о службе ДОУ нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся (часть вторая п.73 Инструкции по делопроизводству).

Текст положения о службе ДОУ делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункты, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов в положении о службе ДОУ должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Пункты текста положения о службе ДОУ допускается не объединять в главы.

Согласование положения

Положение о службе ДОУ разрабатывается руководителем службы ДОУ, затем проект положения в зависимости от порядка принятия локальных нормативных правовых актов в организации подлежит согласованию с вышестоящим руководителем, юридической службой организации и др.

Согласование внутри организации оформляется визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева.

Справочно Порядок оформления реквизита «Визы» определен п.61 Инструкции по делопроизводству.

Утверждение положения

Положение о службе ДОУ может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

2) должностным лицом (часть третья п.52 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.52 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Порт» Подпись А.В.Мартынюк 03.01.2019

Справочно Приказ об утверждении положения о службе ДОУ (отдела канцелярии) (пример) см. здесь.

Положение о службе ДОУ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов после его утверждения.

Внесение изменений в положение

В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.

Справочно Приказ о внесении изменений (дополнений) в положение о канцелярии (пример) см. здесь.

При необходимости внесения большого количества изменений и дополнений в положение о службе ДОУ (например, реорганизация организации, реорганизация службы ДОУ) положение об этом структурном подразделении перерабатывается.

Срок хранения

Срок хранения положения о службе ДОУ:

• в государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов и негосударственных организаций, срок хранения положений о структурных подразделениях - постоянно;

• для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет при условии замены новыми (п.27 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.28 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Подлинники положений о службе ДОУ (первые экземпляры формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии данных положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.

Справочно Положение о канцелярии (пример) см. здесь.

20.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела