Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ В АРХИВ УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

Завершенные дела, а также личные дела отчисленных учащихся в течение 2 лет остаются в учебной части или в структурном подразделении, а затем правильно оформленные подлежат передаче в архив учебного заведения.

Передача документов на хранение в архив должна быть не разовым мероприятием, а постоянной системной работой.

Оформление личных дел учащихся при передаче в архив

Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

При подготовке и оформлении дел к передаче в архив следует руководствоваться:

• главой 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• главами 10, 12 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Организационная работа по подготовке документов к передаче в архив на хранение начинается с подготовки приказа руководителя по основной деятельности «О передаче документов выпускных групп на хранение в архив». В приказе должно быть конкретно оговорено, какие документы и в какие сроки сдаются на хранение.

Справочно Пример приказа о передаче документов выпускных групп учреждения образования на хранение в архив можно найти здесь.

Личные дела при подготовке их для передачи на хранение должны быть правильно сформированы и оформлены. Это можно сделать двумя способами:

1) личное дело каждого учащегося формируется в одно дело и учитывается как одна единица хранения. В этом случае крайние даты определяются по дате приказа о зачислении учащегося и об отчислении его;

2) личные дела всех отчисленных (выпущенных) учащихся можно сброшюровать, располагая их по алфавиту фамилий учащихся, соблюдая основное требование: в деле должно быть не более 250 листов хранения. В этом случае крайние даты дел не учитываются.

Оформление личных дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится секретарем учебной части при методической помощи и под контролем работника архива, при его отсутствии эту работу проводит секретарь директора учебного заведения. Большую помощь в этой работе могут оказать мастера производственного обучения и кураторы выпускных групп. Для этого в учебном заведении должна быть проведена подготовительная работа, оформлены образцы документов, составлен график приема-передачи дел выпускных групп, поскольку при большом объеме документооборота одному секретарю учебной части с этой работой невозможно справиться.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• описание дела на обложке.

Подшивка и переплет дел

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Нумерация листов в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

При нумерации листов личного дела обязательно должны соблюдаться правила, регламентированные в п.77 Правил работы архивов.

Составление описи личных дел учащихся

Секретарь учебной части принимает личные дела от кураторов и мастеров групп по акту, проверяет правильность и полноту документов личного дела, при необходимости оказывает методическую помощь в оформлении дел.

Сформированные и правильно оформленные личные дела учащихся должны быть включены в сдаточную опись. Опись является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

В сдаточную опись личные дела учащихся включаются в алфавитном порядке. Опись составляется в двух экземплярах.

Акт приема-передачи личных дел учащихся в архив (пример)

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора по учебной работе (И.О.Фамилия).

В связи с завершением работы в делопроизводстве дел и для дальнейшего хранения их в архиве (куратор группы (мастер производственного обучения), Ф.И.О.) передает, а архивариус (Ф.И.О.) принимает на хранение личные дела группы 1 СР:

При приеме-передаче личных дел установлено:

1. В личном деле Акуловой Валентины Борисовны отсутствует характеристика за весь курс обучения.

2. В личном деле Дубровой Варвары Сергеевны отсутствует автобиография.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 2-12;

2-й экземпляр - в учебную часть;

3-й экземпляр - куратору группы (при необходимости).

Передала 22 (двадцать два) дела.

Приняла 22 (двадцать два) дела.

28.03.2016

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

По этой теме также см.:

Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования.