Материал помещен в архив

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

Порядок регистрации документов

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в организациях, как правило, регистрируются отдельно от других документов.

Допускается регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения совместно с другими документами при их незначительном количестве (п.7 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783, далее - Положение).

Все поступающие в организацию документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны быть зарегистрированы в день их поступления (подп.140.7 п.140 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Если документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступили в нерабочий день (нерабочее время), они должны быть зарегистрированы не позднее, чем в первый следующий за ним рабочий день.

В правом нижнем углу первого листа документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (часть вторая п.66 Инструкции).

На электронных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, отметка о поступлении формируется средствами системы документационного обеспечения управления после успешной проверки электронной цифровой подписи и вносится в регистрационно-контрольную карточку (часть третья п.45 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

Форма регистрации документов

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (РКК);

• журнальной (часть вторая п.6 Положения).

Решение о выборе формы регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в организации закрепляется в локальном правовом акте.

При использовании любой из указанных форм регистрации в регистрационно-контрольной форме обязательно указываются:

• количество и номера экземпляров документа;

• количество листов документа и приложений к документу;

• дата и расписка в получении и возврате документов;

• отметки о тиражировании документа, снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования».

Дополнительно в регистрационно-контрольной форме с учетом специфики деятельности организации могут указываться и другие реквизиты, например, ход рассмотрения документа, отметка об уничтожении черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, отметка о проведении проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и др.

Карточная

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием РКК применяется, как правило, единая форма РКК для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов и контроля их исполнения.

На оборотной стороне РКК может быть предусмотрен реквизит «Контрольные отметки», в котором указываются отметки о промежуточном контроле за исполнением документа, о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования», результаты проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и др.

Справочно Предлагаем примерные формы регистрационно-контрольных карточек: • исходящего (инициативного) документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения; • входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.

Журнальная

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием журнальной формы регистрации отдельно от других документов может вестись два отдельных журнала с учетом необходимости включения в них достаточно большого количества сведений о документах для регистрации:

• входящих;

• исходящих и внутренних.

Справочно Примерные формы журналов регистрации: • исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения; • входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, при их незначительном количестве может осуществляться при использовании журнальной формы регистрации совместно с другими документами. При этом журнал регистрации может дополняться графой «Примечание», в которой указываются реквизиты, отсутствующие в таких журналах: количество и номера экземпляров документа, количество листов документа и приложений к документу, дата и расписка в получении и возврате документов, отметки о тиражировании документа, снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» и др.

Распорядительные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при их значительном количестве могут регистрироваться отдельно от распорядительных документов общего делопроизводства. В такую регистрационно-контрольную форму включаются следующие реквизиты:

• количество и номера экземпляров документа;

• количество листов документа и приложений к документу;

• дата и расписка в получении и возврате документов;

• отметки о тиражировании документа;

• отметки о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» и др.

Допускается регистрация распорядительных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, совместно с другими распорядительными документами в одной регистрационно-контрольной форме при их незначительном объеме.

В этих целях следует ввести отдельно графу в журнал регистрации, например, «Примечание», куда будут вноситься необходимые реквизиты, указанные выше.

Индексация документов

Единый порядок индексации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, установлен в п.7 Положения.

Регистрационным индексом входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года с дополнительными литерами «дсп», который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Пример 15-дсп/16-10

Регистрационный индекс документа может иметь сложную структуру и состоять из порядкового регистрационного номера документа, который может быть дополнен иными обозначениями в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

В регистрационный индекс документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, дополнительно может включаться условное обозначение формы его подачи, например «Эл» - электронные, «П» - письменные.

Пример 16-10/15-дсп-Эл

Индекс исходящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, также дополняется литерами «дсп» и включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления (уполномоченным лицом, выполняющим функции такой службы), или регистрационный номер поступления инициативного документа (при регистрации с использованием РКК).

Пример 16-10/15-дсп

При применении РКК и использовании принципа регистрации инициативного документа входящий номер может быть «40-дсп», а исходящий регистрационный индекс - «4-8/40-дсп».

Регистрационными индексами распорядительных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, будут порядковые номера, дополненные литерами «дсп», например 1-дсп.

Справочно Для более детального изучения см. «Служебная информация ограниченного распространения: порядок ведения делопроизводства».

15.04.2019

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела