Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел 20.05.2014 автор Дернович Е.

Пособие от 20.05.2014
Автор: Дернович Е.

Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Установить закладку СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ РАЗДЕЛА (ПОДРАЗДЕЛА) НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента РБ, законы РБ, постановления Совета Министров РБ и др.);

• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.

Приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по административно-хозяйственной деятельности. Например:

• приказы директора по основной деятельности;

• приказы директора по административно-хозяйственным вопросам.

Годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д. Например:

• бухгалтерская отчетность предприятия, в т.ч. пояснительная записка за 2014 г.;

• квартальная и месячная бухгалтерская отчетность предприятия, в том числе пояснительная записка.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту. Например:

• переписка с представительством предприятия в г.Бресте об организации складского хранения;

• переписка с представительством предприятия в г.Гродно об организации складского хранения.

Примерная форма номенклатуры дел коммерческой организации

Частное унитарное предприятие
«Строймир»
(ЧУП «Строймир»)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

19.12.2013 № 01-26/356

г.Минск

на 2014 год

УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
Подпись В.В.Овсянкин
20.12.2013

Индекс дела (тома, части)	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Коли-чество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по Перечню*	Примечание
1	2	3	4	5
…
	16. Отдел кадров
16-01	Декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, правила, инструкции, методические указания Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь и других органов государственного управления		До минования надобности пп.1.2, 3.2, 7.2, 28.2
16-02	Приказы директора о приеме, перемещении, увольнении, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, временном заместительстве, о предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии работников		75 лет п.21.3
16-03	Приказы директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации		3 года п.21.4	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
16-04	Положение об отделе кадров. Копия		До минования надобности п.27	Подлинник в деле № 11-03
16-05	Должностные инструкции работникам отдела кадров		50 лет п.30
16-06	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год п.470	После замены новыми
16-07	Протоколы заседаний аттестационной комиссии		15 лет ЭПК** п.669
16-08	Протоколы заседаний квалификационной комиссии		15 лет ЭПК п.669
16-09	План работы отдела кадров на 2014 год		3 года п.152
16-10	Отчет о выполнении плана работы отдела кадров за 2014 год		3 года п.159
16-11	Статистические отчеты предприятия по кадрам (ф.6-Т (кадры)) за 2014 год		Постоянно п.160.1
16-12	Контракты с работниками предприятия		3 года п.641	После окончания срока действия контрактов
16-13	Личные дела работников предприятия		75 лет ЭПК п.638.3	После увольнения
16-14	Личные карточки работников предприятия		75 лет п.689	После увольнения
16-15	Трудовые книжки работников предприятия		До востребования п.646	Не востребованные - не менее 50 лет
16-16	Документы о потребности в кадрах, (заявки, сведения, отчеты по количеству вакансий и собеседований, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.622
16-17	Переписка с государственными органами и иными организациями по вопросам обучения кадров		5 лет ЭПК п.622
16-18	Книга учета личных дел		75 лет п.640
16-19	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет п.648	Переходящее
16-20	Журнал регистрации приказов о приеме, перемещении, увольнении, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, временном заместительстве, предоставлении социальных отпусков изменении фамилии работников		75 лет п.102.3	Ведется в электронном виде
16-21	Журнал регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации		3 года п.102.4	Ведется в электронном виде
16-22	Описи дел отдела кадров		1 год п.126
16-23	Выписка из номенклатуры дел предприятия		3 года п.94
…
	17. Архив
…

Номенклатура дел составлена на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Заведующий канцелярией

Подпись

А.О.Иванова

Заведующий архивом

Подпись Ю.Н.Животкевич

20.12.2013

* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения утвержден постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.21.4 п.21 и подп.638.3 п.638 Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

** Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Справочно

Для более детального изучения см.:

• «Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации»;

• «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел».

20.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела