Материал помещен в архив

Справка: составляем и оформляем правильно

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий»

27.11.2023

Разобрались в видах справок, их оформлении, регистрации и хранении.

Справочно Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При оформлении справок следует учитывать нормы:

• Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан».

Дополнительно по теме • Справочник «Админпроцедуры для граждан»;

• постановления Минтруда и соцзащиты от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок»;

• постановления Минюста от 11.08.2010 № 46 «Об утверждении типовой формы справки об удержании алиментов и их размере и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства юстиции Республики Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 сентября 2024 г. постановлением Минюста от 29.08.2024 № 59 название постановления № 46 изложено в новой редакции: «Об установлении формы справки об удержании алиментов и их размере»;

• постановления Минобразования от 21.06.2012 № 67 «Об установлении типовых форм справок».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 октября 2024 г. из названия постановления № 67 слово «типовых» исключено постановлением Минобразования от 27.09.2024 № 117;

• Положения о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, перенаправления на работу, предоставления места работы выпускникам, получившим научно-ориентированное, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 572.

Обратите внимание! Выдача справок о месте работы, службы и занимаемой должности, о периоде работы, службы, о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) и так далее является административной процедурой (пп.2.2-2.4; 2.18, 2.20, 2.24-2.25; 2.29 Перечня № 200), что обязывает вести отдельное делопроизводство согласно п.4 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2024 г. следует руководствоваться пп.2.24 и 2.25 Перечня № 200 с учетом изменений, внесенных Указом от 16.02.2024 № 55. С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31. Следует руководствоваться п.5 новой редакции Инструкции № 39.

Дополнительно по теме • Является ли выдача работникам организации справок о размере заработной платы административной процедурой? Необходимо ли при этом осуществлять прием заявлений и их регистрацию? • Обязано ли предприятие вести журнал административных процедур? Или достаточно регистрировать справки в общем журнале входящей, исходящей корреспонденции? • Является ли выдача справок о размере стипендии административной процедурой согласно Перечню № 200 (п.2.4 Выдача справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания))? Если нет, то как рассматривать заявления о предоставлении справки о размере стипендии: через законодательство по обращению граждан?

В зависимости от содержания и целевого назначения справки бывают служебными и личными.

Служебная справка

Справочно Служебная справка - документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, выполнении планов, заданий и др.) (ч.2 п.125 Инструкции № 4).

Служебные справки делятся на внешние и внутренние.

Внешние справки

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу. Они оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа (ч.3 п.126 Инструкции № 4).

При этом кроме реквизитов бланка используются следующие реквизиты:

✓ адресат;

✓ заголовок к тексту;

✓ текст;

✓ отметка о наличии приложения (если оно имеется);

✓ отметка об исполнителе (при необходимости);

✓ подпись;

✓ визы;

✓ дата документа;

✓ регистрационный индекс.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Внешние справки подписывает руководитель организации (его заместитель) или иное уполномоченное лицо.

Пример Директор колледжа Подпись С.Н.Митов

Некоторые справки подписывают два должностных лица, которые ответственны за достоверность указанных в документе сведений.

Пример Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:   Директор колледжа Подпись С.Н.Митов       Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткачук

Внутренние справки

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор-составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации при оформлении реквизита «Адресат».

Внутренняя справка имеет следующие реквизиты:

✓ наименование структурного подразделения;

✓ название вида документа - «СПРАВКА»;

✓ дату документа;

✓ регистрационный номер;

✓ место составления или издания;

✓ заголовок к тексту (отглагольное существительное в предложном падеже с предлогом «О», «Об»);

✓ адресат (наименование должности, включая наименование организации, фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) в дательном падеже));

✓ текст;

✓ подпись составителя.

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для справок с текстом, превышающим семь строк) на основании п.7.19 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Пример «О подготовке учреждений образования к отопительному сезону». «О состоянии материально-технической базы учреждений образования».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т. п.), в соответствии с которым составляется справка.

Содержание служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки (п.127 Инструкции № 4).

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на...» или «за период с... по...».

Внутреннюю справку подписывает ее непосредственный составитель (например, начальник отдела, управления и т. п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения заданий подведомственной организацией), в подписи не указываются должности лиц, составивших ее, а дается распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Пример Председатель комиссии Подпись А.В.Надежный       Члены комиссии: Подпись Э.Н.Борисов         Подпись В.П.Гусаров         Подпись О.А.Денежкина

Личная справка

Личная справка - документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, периоде работы, размере заработной платы и др.) (ч.3 п.125 Инструкции № 4).

Личные справки оформляются на общем бланке с использованием в основном тех же реквизитов, что и в служебных справках.

В личных справках заголовок допускается не указывать (ч.4 п.127 Инструкции № 4).

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения.

Обратите внимание! Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т. п. (ч.1 п.128 Инструкции № 4).

Личные справки часто подписывают два должностных лица. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписывают руководитель и главный бухгалтер. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Датой справки является дата ее подписания (п.131 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Справка в делопроизводстве: каталог форм

Регистрация и хранение справок

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются аналогично другим исходящим документам (например, письмам).

Внутренние справки регистрируются в журнале (РКК) регистрации внутренних документов.

Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Справочно Журнал регистрации исходящих документов - приложение 9 к Инструкции № 4.

Сроки хранения справок определяются Перечнем № 140, для подведомственных организаций - ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.

Так, срок хранения документов по основной деятельности, представляемых работниками руководству организаций, руководству структурных подразделений организаций (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.) - 5 лет ЭПК / 5 лет (п.40 Перечня № 140).

Обратите внимание! Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне № 140 в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 5 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.