Материал помещен в архив

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности учреждений образования

Где установлены сроки хранения документов учреждения образования

Учреждение образования - юридическое лицо в организационно-правовой форме учреждения, основной функцией которого является осуществление образовательной деятельности (подп.1.21 п.1 ст.1 Кодекса Республики Беларусь об образовании).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. учреждение образования - юридическое лицо в организационно-правовой форме учреждения, основной целью деятельности которого является осуществление образовательной деятельности (подп.1.38 п.1 ст.1 КоО в ред. Закона от 14.01.2022 № 154-З). Комментарии см. здесь.

Документация, которая образуется в деятельности учреждений образования, относится к системе специальной (учебной) документации.

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (часть первая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г.  следует руководствоваться гл.1 (ст.1-5) Закона в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарий см. здесь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Перечень типовых документов

В главах 30-38 Перечня типовых документов содержатся сроки хранения документов, образующихся в деятельности учреждений образования.

Нормы Перечня типовых документов обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечание 2 к Перечню типовых документов).

Частные учреждения образования при определении сроков хранения документов, образующихся в их деятельности, должны руководствоваться графой 3 Перечня типовых документов, а не ведомственным перечнем Министерства образования.

Справочно Подробнее см. «Частное учреждение образования руководствуется перечнем типовых документов».

Ведомственные перечни с указанием сроков хранения

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (часть пятая ст.4 Закона).

Перечень № 52

Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее - Перечень № 52), используется при проведении Министерством образования, структурными подразделениями областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющими государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственными организациями, подчиненными Министерству образования, экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения (примечание 1 к Перечню № 52).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 мая 2021 г. в Перечень № 52 внесены изменения постановлением Минобразования от 24.05.2021 № 100, изменилось название: «Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения».

Министерству образования подчиняются:

• структурные подразделения областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющие государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики;

• государственные организации согласно перечню, утверждаемому Советом Министров Республики Беларусь (часть третья п.1 Положения о Министерстве образования Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 04.08.2011 № 1049).

В Перечень государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь (приложение к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 976), включены:

• учреждения высшего образования;

• специальные учреждения закрытого типа;

• редакции профессиональных изданий;

• профильные институты и др.

Таким образом, действие Перечня № 52 распространяется на организации, которые обязаны его использовать.

Справочно Каким перечнем следует руководствоваться учреждениям общего среднего, профессионально-технического и среднего специального образования, при определении сроков хранения документов, если на указанные организации не распространяется действие Перечня № 52, см. здесь.

Ведомственные перечни иных министерств

Не все учреждения образования подчиняются Министерству образования. Сегодня несколько учреждений образования имеют иную ведомственную подчиненность:

Учреждения образования, имеющие ведомственную подчиненность, должны руководствоваться ведомственными перечнями документов соответствующих государственных органов (п.126 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 9, далее - Методические рекомендации № 9).

Встречаются ситуации, когда в связи с внесением изменений в Перечень типовых документов ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения не актуализируется.

Возникающие противоречия в сроках хранения документов рассмотрим на примерах.

Пример 1 Срок хранения договоров об организации учебной, производственной практики обучающихся - 3 года (после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля) (п.526 Перечня № 41). Срок хранения договоров об организации производственного обучения, учебной, производственной практики обучающихся - 3 года (после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора) (п.885 Перечня типовых документов). Разница в дополнительном условии выделения к уничтожению документов будет влиять на срок хранения таких документов.

Пример 2 Срок хранения личных дел обучающихся, признанных находящимися в социально опасном положении, - 5 лет (п.8131 Перечня типовых документов). В Перечне № 52 срок хранения указанных личных дел не установлен.

Пример 3 Для документов о проведении централизованного тестирования (протоколы, списки, акты, ведомости, пропуска и др.) установлен срок хранения 2 года (п.724 Перечня типовых документов). Срок хранения документов о проведении централизованного тестирования в Перечне № 52 - 2 года (пп.272-290 Перечня № 52).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 мая 2021 г. в пп.272-290 Перечня № 50 внесены изменения постановлением № 100.

Если сроки хранения некоторых видов документов, указанных в Перечне типовых документов и в ведомственных перечнях документов, различны (как правило, когда в ведомственные перечни документов не вносились изменения в соответствии с изменениями, внесенными в Перечень типовых документов), применяется Перечень типовых документов (п.127 Методических рекомендаций № 9).

Справочно Нормативный правовой акт имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту другого нормотворческого органа (должностного лица) одного уровня, если нормотворческий орган (должностное лицо), принявший (издавшее) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п.12 ст.23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»). В соответствии с возложенными на него задачами Министерство юстиции Республики Беларусь утвердило Перечень типовых документов (абзац 5 подп.6.30 п.6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.6.30 п.6 Положения № 1605 в ред. постановления Совмина от 23.08.2022 № 545.

Обратите внимание! При работе с ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения необходимо учитывать дату и полноту внесенных в них последних изменений согласно Перечню типовых документов.

Указание перечня при составлении номенклатуры дел

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п.40 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Таким образом, если при составлении номенклатуры дел организация использовала несколько перечней (например, Перечень типовых документов и ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), необходимо указывать оба перечня.

В этом случае при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23, далее - Методические рекомендации № 23).

Пример Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»; приказа Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.05.2017 № 164-Ц «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения».

Нормативные (локальные) правовые акты

Сроки хранения некоторых документов, образующихся в деятельности учреждений образования, установлены локальными правовыми актами Министерства образования. Например, срок хранения:

• журнала регистрации несчастных случаев - 20 лет (со дня внесения последней записи);

• журнала регистрации микротравм - 20 лет (со дня внесения последней записи) (приложения 2, 3 к Инструкции о расследовании и учете несчастных случаев с обучающимися и воспитанниками, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 07.08.2003 № 58).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 сентября 2022 г. следует руководствоваться приложением 4 к Правилам расследования и учета несчастных случаев, произошедших с обучающимися при освоении содержания образовательных программ, с воспитанниками при реализации программ воспитания, утв. постановлением Минобразования от 03.08.2022 № 227.

Эти журналы не отражены в Перечне № 52 и Перечне типовых документов. В свою очередь, в названные перечни включен журнал регистрации несчастных случаев (п.828 и п.568 соответственно). Срок хранения - 45 лет после окончания ведения.

Если срок хранения установлен нормативным (локальным) правовым актом, в графе 4 номенклатуры дел указываются пункт соответствующего нормативного правового акта, его вид, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего нормативного правового акта или пункт соответствующего нормативного правового акта, его вид, дата и регистрационный номер (п.57 Методических рекомендаций № 23).

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню Примечание 5-15 Журнала регистрации микротравм   20 лет приложение 3 к Инструкции о расследовании и учете несчастных случаев с обучающимися и воспитанниками, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 07.08.2003 № 58

Протоколы ЦЭК (ЭК)

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, решение ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения согласовывать не нужно.

При установлении сроков хранения документов, не определенных перечнями документов с указанием сроков хранения или нормативными (локальными) правовыми актами, необходимо учитывать:

• характер информации, содержащейся в документах (например, является ли она дублетной - то есть содержится в других документах; документы являются оригиналами или копиями; содержат первичную или вторичную информацию и др.);

• риски, связанные с уничтожением документов (например, невозможность подтвердить те или иные действия медицинского персонала в случае возникновения судебных разбирательств, при проведении контрольных мероприятий вышестоящими организациями и др.);

• практическую потребность в обращении к документам с течением времени;

• требования нормативных правовых актов, которые прямо или косвенно могут влиять на срок хранения документов, и др.

Особое внимание необходимо уделить надлежащему оформлению сроков хранения документов в соответствии с требованиями НПА в сфере архивного дела и делопроизводства. Как показывают материалы судебной практики (например, определение судебной коллегии по гражданским делам областного суда от 19.12.2016), при возникновении спорных ситуаций судом будут изучаться документы, на основании которых устанавливались сроки хранения медицинских документов (номенклатура дел, протоколы заседания ЦЭК (ЭК) и др.), а также оцениваться правильность соблюдения процедуры установления сроков хранения.

ЦЭК (ЭК) учреждения образования

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (п.53 Правил).

Справочно Подробно см.: Экспертная комиссия в учреждении образования: порядок создания; Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов в учреждении образования (пример).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации (п.54 Правил).

Справочно Пример положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения образования см. здесь.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил).

Справочно См. протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления.

Таким образом, в организации должно быть разработано положение о ЦЭК (ЭК), а также утвержден приказом руководителя организации персональный состав комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, которые утверждает руководитель организации. Количество и периодичность собраний ЦЭК (ЭК) не регламентируются. При этом указанная комиссия должна заседать не реже 1 раза в год, так как сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил).

Справочно Подробно об экспертной комиссии организации см. подборку «Всё по одной теме. Хранение документов в организации».

Особенности исчисления учебной документации

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню типовых документов).

Пример Срок хранения классных журналов - 5 лет (п.318 Перечня № 52). Журналы велись в 2019/2020 учебном году. Соответственно, срок их хранения будет исчисляться с 1 января 2021 г.

В отношении отдельных документов Перечнем типовых документов, Перечнем № 52, а также ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения устанавливаются дополнительные условия выделения к уничтожению. Эти условия указаны в графе «Пояснение». Например, «После отчисления воспитанника (учащегося, студента) из учреждения образования».

Указанное условие означает, что установленный Перечнем № 52 срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом отчисления учащегося из учреждения образования.

Пример Срок хранения заявлений законных представителей воспитанников о приеме лиц для получения дошкольного образования - 1 год (п.304 Перечня № 52). Дело с указанными заявлениями было сформировано в 2018 году. В 2021 году воспитанники выбыли из учреждения дошкольного образования. Соответственно, срок хранения заявлений законных представителей будет исчисляться с 1 января 2022 г.

20.04.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года