Материал помещен в архив

Сроки хранения медицинской документации

Где установлены сроки хранения медицинской документации

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (часть первая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Организации здравоохранения обеспечивают хранение медицинских документов в соответствии с требованиями сохранения врачебной тайны (часть тринадцатая ст.46 Закона Республики Беларусь от 18.06.1993 № 2435-XII «О здравоохранении»).

Меры, принимаемые для обеспечения сохранности медицинской документации, определены, например, приказом Комитета по здравоохранению Минского городского исполнительного комитета от 05.07.2013 № 418 «Об усилении мер по сохранности медицинской документации».

Справочно Справочник сроков хранения документов см. здесь.

Перечень типовых документов

Поскольку медицинская документация является специфической, сроки ее хранения не нашли отражения в Перечне типовых документов.

Организации здравоохранения обязаны устанавливать сроки хранения иных документов, образующихся в их деятельности, не относящихся к медицинской документации (например, управленческой, плановой, отчетно-статистической, бухгалтерской и др.), на основании Перечня типовых документов (примечания 1-2 к Перечню типовых документов).

Ведомственные перечни с указанием сроков хранения

На сегодня отсутствует ведомственный перечень документов, образующихся в процессе деятельности Минздрава и деятельности подчиненных ему (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения, в котором были бы отражены сроки хранения специальной (медицинской) документации.

Перечень № 11

Наиболее полно сроки хранения медицинской документации отражены в Перечне документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения (раздел I «Здравоохранение») (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11) (далее - Перечень № 11).

Перечень № 11 содержит сроки хранения документов, образующихся при (по):

• оказании медицинской помощи в амбулаторных условиях и скорой медицинской помощи;

• оказании медицинской помощи в стационарных условиях;

• оказании специализированной медицинской помощи;

• донорстве, заготовке и государственном контроле качества крови и ее компонентов;

• проведении экспертизы временной нетрудоспособности;

• медицинскому страхованию;

• санаторно-курортном лечении и оздоровлении;

• санитарии и гигиене;

• эпидемиологии и паразитологии и др.

Нормы Перечня № 11 распространяются на структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения (при проведении экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов). Для иных организаций и ИП нормы Перечня № 11 носят рекомендательный характер.

По юридической силе Перечень № 11 относится к локальным правовым актам Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент).

Организации и ИП могут использовать Перечень № 11 на основании решения ЦЭК (ЭК) (п.130 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 9, далее - Методические рекомендации).

Решение ЦЭК (ЭК) об использовании перечней документов Департамента может быть зафиксировано в протоколе заседания ЦЭК (ЭК) или оформлено распорядительным документом руководителя организации. Утвержденный руководителем организации протокол заседания ЦЭК (ЭК) или подписанный распорядительный документ будет локальным правовым актом, обязательным для применения в организации (п.131 Методических рекомендаций).

Справочно Рекомендуем ознакомиться с формами документов: • приказ об утверждении решения ЦЭК (ЭК) больницы о применении Перечня, утвержденного приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 (пример); • протокол заседания ЦЭК (ЭК) больницы о применении Перечня, утвержденного приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 (пример).

Если организация примет решение о применении Перечня № 11, то в графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № пункта (статьи) по перечню» номенклатуры дел организации можно ссылаться непосредственно на пункты Перечня № 11.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» при указании нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, должен быть указан приказ директора Департамента об установлении Перечня № 11, применяемого в соответствии с решением ЦЭК (ЭК), дата и номер протокола заседания ЦЭК (ЭК) или распорядительного документа (п.132 Методических рекомендаций).

Пример Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»; приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (протокол заседания экспертной комиссии учреждения от 15.12.2020 № 3).

Нормативные (локальные) правовые акты

Сроки хранения ряда медицинских документов установлены локальными правовыми актами Минздрава. Например:

Отдельные локальные правовые акты Минздрава устанавливают перечни медицинских документов, образующихся по отдельным направлениям работы, с указанием сроков их хранения. Например:

• перечень основных документов отделения (кабинета) ультразвуковой диагностики (приложение № 2 к приказу Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.02.2018 № 121);

• перечень форм медицинской документации по лабораторной диагностике (приложение 39 к приказу Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.09.2007 № 787) и др.

Если срок хранения установлен нормативным (локальным) правовым актом, в графе 4 номенклатуры дел указываются пункты соответствующего нормативного правового акта, его вид, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего нормативного правового акта или пункты соответствующего нормативного правового акта, его вид, дата и регистрационный номер (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

Справочно Сроки хранения вышеприведенных документов, как правило, уже включены в Перечень № 11, поскольку Минздрав принимал участие в его разработке.

Протоколы ЦЭК (ЭК)

Для ряда медицинских документов сроки хранения не установлены. Это усложняет проведение экспертизы ценности документов и определение их сроков хранения.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, решение ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения согласовывать не нужно.

Пример В 2020 году в организациях здравоохранения стали образовываться документы, связанные с коронавирусной инфекцией COVID-19. Данные о состоянии здоровья работника фиксируются в журнале (п.23 Правил работы амбулаторно-поликлинических организаций здравоохранения в период подъема заболеваемости острыми респираторными инфекциями, в том числе COVID-19, утвержденных приказом Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 10.11.2020 № 1192). При этом срок хранения такого журнала не определен. Соответственно, срок его хранения устанавливается протоколом ЦЭК (ЭК): 1 год; 3 года; 5 лет - в зависимости от потребности в информации, которая содержится в журнале.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 августа 2022 г. действует приказ Минздрава от 30.08.2022 № 1124 «О порядке работы организаций здравоохранения в условиях COVID-19».

При установлении сроков хранения документов, не определенных перечнями документов с указанием сроков хранения или нормативными (локальными) правовыми актами, необходимо учитывать:

• характер информации, содержащейся в документах (например, является ли она дублетной - то есть содержится в других документах; документы являются оригиналами или копиями; содержат первичную или вторичную информацию и др.);

• риски, связанные с уничтожением документов (например, невозможность подтвердить те или иные действия медицинского персонала в случае возникновения судебных разбирательств, при проведении контрольных мероприятий вышестоящими организации и др.);

• практическую потребность в обращении к документам с течением времени;

• требования нормативных правовых актов, которые прямо или косвенно могут влиять на срок хранения документов, и др.

Особое внимание необходимо уделить надлежащему оформлению сроков хранения документов в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства. Как показывают материалы судебной практики (например, определение судебной коллегии по гражданским делам областного суда от 19.12.2016), при возникновении спорных ситуаций судом будут изучаться документы, на основании которых устанавливались сроки хранения медицинских документов (номенклатура дел, протоколы заседания ЦЭК (ЭК) и др.), а также оцениваться правильность соблюдения процедуры установления сроков хранения.

ЦЭК (ЭК) организации здравоохранения

ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (п.53 Правил).

Справочно См. приказ о создании экспертной комиссии (пример).

ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации (п.54 Правил).

Справочно См. Положение об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил).

Справочно См. протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления.

Таким образом, в организации должно быть Положение о ЦЭК (ЭК), а также персональный состав комиссии, утвержденный приказом руководителя организации. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, которые утверждает руководитель организации. Количество и периодичность собраний ЦЭК (ЭК) не регламентируются. При этом указанная комиссия должна заседать не реже 1 раза в год, так как сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил).

Справочно Подробно об экспертной комиссии организации см. подборку «Всё по одной теме. Хранение документов в организации».

Особенности исчисления сроков хранения медицинской документации

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню типовых документов).

Пример 1 Срок хранения стоматологических амбулаторных карт - 25 лет (п.108 Перечня № 11). Ведение указанных амбулаторных карт было завершено в 2020 году. Соответственно, срок их хранения будет исчисляться с 1 января 2021 г.

В отношении отдельных документов Перечнем № 11 могут быть установлены дополнительные условия выделения к уничтожению. Эти условия указаны в графе 5 «Пояснение»:

• «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» - документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения налоговой проверки.

Пример 2 Последняя запись в журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) была внесена в феврале 2020 г. Срок хранения журнала - 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если такая проверка не проводилась - 10 лет) (п.222 Перечня № 11). Возможны следующие варианты исчисления срока его хранения, если проверка налоговыми органами: • проводилась (например, в 2021 году), то срок хранения журнала (3 года) будет исчисляться с 1 января 2022 г.; • не проводилась, то срок хранения журнала (10 лет) будет исчисляться с 1 января 2021 г.;

• «После последней донации» - срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом совершения донором последней донации.

Пример 3 Медицинская карта активного донора была заведена в 2015 году. Последняя донация донором совершена в апреле 2020 г. Срок хранения таких карт - 5 лет (после последней донации) (п.319 Перечня № 11). Соответственно, срок хранения указанной карты будет исчисляться с 1 января 2021 г.

Порядок исчисления сроков хранения документов с дополнительными условиями «После выбытия», «После снятия с диспансерного учета» и другими будет аналогичен приведенному в примере 3.

25.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года

По этой теме также см.:

Номенклатура дел учреждения здравоохранения, не являющегося источником комплектования госархива (больница) (пример).