Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Требования к составлению

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. Для этого директор учреждения издает приказ о разработке номенклатуры дел, в котором определяет назначение номенклатуры дел и ее значение в учреждении, назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, определяет их задачи и сроки выполнения этой работы.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или иным лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения. Им поручается разработать перечень документов, образующихся в этих подразделениях, и представить его секретарю или в службу ДОУ.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Справочно Форма номенклатуры дел организации установлена в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы или секретарем, визируется заведующим архивом. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно номенклатура дел в организации уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации.

В конце каждого года сводная номенклатура дел пересматривается и уточняется. После внесения необходимых изменений и уточнений, согласования, подписания сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают заверенные выписки из нее.

Форма выписки из сводной номенклатуры дел организации утверждена Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации) (приложение 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Схема построения

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. Обычно она строится по структурному или структурно-функциональному принципу. В бесструктурных учреждениях возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу.

Независимо от схемы построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы.

Схема номенклатуры дел, построенной по структурному принципу

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы.

8. Отдел кадров.

9. Профсоюзный комитет.

10. И так далее.

Схема номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

7. И так далее.

Схема номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

7. И так далее.

Схема номенклатуры дел учреждения образования, построенной по структурно-функциональному принципу

1. Приемная.

2. Отдел кадров (при его наличии) или работа с кадрами.

3. Бухгалтерия.

4. Учебная деятельность.

5. Методическая работа.

6. Учебно-воспитательная работа.

7. Производственное обучение.

8. Административно-хозяйственная работа.

9. Охрана труда.

10. Физическое воспитание.

11. Архив.

12. Профсоюзный комитет.

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений; внутри каждого раздела дела - по группам с учетом степени важности, сроков хранения; внутри каждой группы - сначала дела постоянного хранения, затем временного хранения свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь;

• учредительные документы организации (устав (положение), свидетельство о регистрации и т. д.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• организационные документы;

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы;

• переписка;

• учетно-регистрационные формы;

• порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры дел (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.165.2 и 165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Не включаются в номенклатуру дел ведомости Национального собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента Республики Беларусь и постановлений правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).

При определении сроков хранения дел может быть использовано два перечня документов с указанием сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами. В этом случае при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (абзац 2 подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

Справочно Пример номенклатуры дел учреждения образования (колледжа) можно найти здесь.

06.09.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

По этой теме также см.:

1. Номенклатура дел в образовательном учреждении: на что обратить внимание.

2. Номенклатура дел в образовательном учреждении: составление заголовков. 

3. Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример).