Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

УДОСТОВЕРЕНИЕ КОПИЙ (ВЫПИСОК) ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩИХСЯ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Справочно Рекомендуем ознакомиться с пособием: • «Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования».

В личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые и личные качества учащегося, в том числе копии (выписки) приказов (распоряжений), документы, имеющие отношение к учащемуся, о переводе, отчислении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. д. (п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Справочно Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18; http://tnpa.by/#!/DocumentCard/296918/414751). Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть (подп.3.1.31 п.3.1 СТБ 2059-2013).

Копии (выписки) документов, включаемые в состав личного дела (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4);

• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/156140/194732).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/364127/491444);

• Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.

В личные дела выбывающих учащихся включаются копии дипломов и выписки к ним, выданные учреждением образования. Копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке.

Так, копии таких документов могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса, сканера и т. п.). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена нотариально либо кадровой службой организации (специалистом по кадрам).

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (часть вторая п.64 Инструкции № 4).

Обратите внимание! В копиях документов слово «КОПИЯ» не пишется и не включается в название вида документа.

Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (часть третья п.64 Инструкции № 4).

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Секретарь учебной части Подпись К.А.Ращеня 29.01.2016

Если в личное дело включается факсимильная копия документа об образовании (ксерокопия), то оформлять отметку о заверении копии не требуется, так как факсимильные копии приравниваются к подлинникам и не требуют дополнительных средств удостоверения.

Аналогичным образом заверяются копии справок о незавершенном образовании или об окончании неаккредитованного учебного заведения. Сами эти справки являются личными документами и остаются на руках у учащихся.

Перед включением в личное дело копии документов об образовании работник учебной части обязан проверять подлинники соответствующих документов.

Обратите внимание! Включение в личное дело копий документов об образовании без сверки их с подлинниками запрещается.

04.02.2016

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу