Уничтожение документов и дел: топ-10 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»

Татьяна Пупкевич
экономист, ведущий редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

02.02.2026

В сообществе «Бизнес-Инфо» часто задают вопросы по уничтожению документов и дел. Привели ответы на такие вопросы.

Вопрос 1: Какой алгоритм уничтожения документов с истекшим сроком хранения?

Ответ: Порядок уничтожения документов установлен гл.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65.

Так, отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.188 Инструкции № 65).

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения см. здесь.

Вопрос 2: Нужен ли приказ об уничтожении документов?

Ответ: Не нужен. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения определен в гл.17 Инструкции № 65.

В данном случае составляются:

• сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.188 Инструкции № 65).

Справочно Порядок составления: • описей дел структурных подразделений - гл.15 Инструкции № 65; • годового раздела сводной описи дел - гл.14 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Формы документов • Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2024 год (пример). • Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2024 год (пример). • Годовой раздел сводной описи дел по личному составу, составленной по структурному принципу, за 2024 год (пример). • Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (на бумажном носителе) (пример). • Акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению (пример).

Вопрос 3: На каком основании специалист по кадрам может быть председателем комиссии по уничтожению дел в архиве?

Ответ: В организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Председателем ее назначается, как правило, заместитель руководителя организации.

Порядок создания ЭК установлен в гл.8 Правил № 143.

Так, экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно действующая ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК (ч.1 п.52 Правил № 143).

Экспертиза ценности документов в организации проводится в том числе в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли (абз.3 п.51 Правил № 143).

Комиссия создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель делопроизводственной службы (лицо, выполняющее функции этой службы), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК организации, являющейся источником комплектования госархива, может быть включен работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (п.53 Правил № 143).

Формы документов • Приказ о создании экспертной комиссии (пример).

Вопрос 4: За какой год с января 2026 г. можно уничтожать документы со сроком хранения 10 лет?

Ответ: За 2015 год и ранее с учетом следующего.

Сроки хранения документов установлены Перечнем № 140. Во многих графах Перечня № 140 есть пояснение - при условии, что налоговая проверка не проводилась.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Например, сроки хранения дел, завершенных делопроизводством в 2025 году, исчисляются с 1 января 2026 г.

Таким образом, можно уничтожать документы временного (до 10 лет) хранения с 2015 года после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции № 65) (п.188 Инструкции № 65).

Вопрос 5: Как сдать в архив организации (не госорганизация, не являющаяся источником комплектования госархива) дела временного (свыше 10 лет), по личному составу, если в организации отсутствуют на бумажном и электронном носителе номенклатуры дел до 2016 года? Как уничтожить документы за 2000-2016 гг. временного (до 10 лет) хранения? Что указать в таблице акта, если по ним нет номенклатуры?

Ответ: Наличие или отсутствие номенклатуры дел организации не влияет на возможность уничтожения документов.

Для уничтожения документов необходимо:

• наличие сводных описей дел за те годы, за которые документы уничтожаются;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласовывает ЭК организации.

Однако при наличии номенклатуры дел организации организовать процесс уничтожения документов проще, так как в номенклатуре дел они уже сгруппированы в дела и установлены сроки их хранения.

Таким образом, отбор дел может производиться независимо от наличия номенклатуры дел организации.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, - приложение 10 к Инструкции № 65.

В графах 4, 5 акта указываются: регистрационные индексы номенклатур дел (номера описей дел) за год(ы) / индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи дел.

Таким образом, при отсутствии номенклатуры дел организации следует указать номер дела по описи дел.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения см. здесь.

Вопрос 6: В 2026 году при составлении акта на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению за 2015 год, какой редакцией Перечня № 140 руководствоваться?

Ответ: Сроки хранения документов определяются в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения и НПА на момент проведения экспертизы ценности документов.

При проведении экспертизы ценности и отборе документов для дальнейшего хранения или уничтожения надо учитывать, что сроки хранения, указанные в Перечне № 140, распространяются и на документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций до его вступления в силу.

Так, новый нормативный правовой акт, в том числе временный, имеет большую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по этому же вопросу нормативному правовому акту этого же нормотворческого органа (должностного лица) (п.13 ст.23 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Вопрос 7: Какой порядок уничтожения документов временного хранения (до 10 лет) (документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.))?

Ответ: Общий порядок уничтожения документов в соответствии с гл.17 Инструкции № 65.

Срок хранения документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.) - 3 года (п.679 Перечня № 140).

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Например, сроки хранения такого дела, завершенного делопроизводством в 2025 году, исчисляются с 1 января 2026 г. и такое дело можно будет уничтожить с 01.01.2029 при условии подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению согласно гл.17 Инструкции № 65.

Вопрос 8: В организации хранятся бухгалтерские документы с 2011 года. Организация сама хочет составить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Налоговой проверки не было в данном периоде. Отобраны документы с 2011 по 2014 год.

Может ли организация сама составить такой акт?

Ответ: Может с учетом следующего.

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.188 Инструкции № 65).

Таким образом, после составления сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующие периоды составляется акт по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 65.

Вопрос 9: Организация хочет уничтожить архив: ТТН, которым больше 10 лет.

Можно ли их сдать на макулатуру или сжечь, выбросить, или нужны какие-либо подтверждающие документы, подача сведений в налоговую?

Ответ: Нельзя. После составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, их необходимо передать организации, ведающей заготовкой вторсырья.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер товарно-транспортной накладной (акта сдачи-приемки), а также вес документов указываются в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.194 Инструкции № 65).

Вопрос 10: Имеется книга жалоб и предложений в одном подразделении, она еще не закончилась. Данного отдела уже не существует.

Как поступить с прекращением ведения книги и ее уничтожением (хранением) для того, чтобы завести новую книгу?

Ответ: Книга замечаний и предложений ведется в соответствии с перечнем сфер реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ, оказания услуг (приложение 1 к Положению № 635) (п.8 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением Совмина от 12.11.2025 № 635).

Таким образом, продолжение или прекращение ведения книги замечаний и предложений осуществляется в соответствии с постановлением № 635 (вступило в силу с 01.01.2026).

Срок хранения книги замечаний и предложений - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации (п.89 Перечня № 140).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 7 к Перечню № 140).

Пояснение «После окончания ведения» означает, что установленный Перечнем № 140 срок хранения соответствующих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы.

Следовательно, если ведение книги замечаний и предложений прекращается с 1 января 2026 г., 2025 год будет годом окончания ведения этой книги.

Установленный срок хранения должен исчисляться с 1 января 2026 г., книга может быть уничтожена не ранее 1 января 2031 г. в установленном порядке согласно гл.17 Инструкции № 65.

После изучения темы пройдите тест.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8, топик 9, топик 10.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.