Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ВОПРОС (УП «Р»): В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело.
Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет?
ОТВЕТ: Правильно будет формировать в одно дело с перепиской и входящие, и исходящие письма по определенному вопросу.
Вопросы формирования документов в дела регулируются главой 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов), и главой 11 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Дела с перепиской формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ (часть девятая п.172 Инструкции по делопроизводству).
Аналогичный принцип формирования дел с перепиской закреплен и в части десятой п.46 Правил работы архивов.
Соответственно, в одно дело с перепиской формируются и входящие, и исходящие письма по определенному вопросу. В организации, как правило, заводят два дела с перепиской:
1) «Переписка по основной деятельности»;
2) «Переписка по административно-хозяйственным вопросам».
В зависимости от того, является ли организация источником комплектования государственного архива и какую имеет форму собственности, указанные дела имеют следующие сроки хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
| Номер пункта | Виды и названия документов | Срок хранения в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей | Срок хранения в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | Примечание |
| Переписка по основной деятельности | Постоянно |
5 лет |
||
| Переписка по административно-хозяйственным вопросам | 3 года |
3 года |
После проведения налоговыми органами соблюдения налогового законодательства |
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.34 перечня № 140 в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. |
23.12.2014
Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»