Материал помещен в архив

Включение документов в состав личного дела работника: три ответа на вопросы

Вопрос 1: Нужно ли включать в состав личного дела копию почетной грамоты, выданной работнику за многолетнюю добросовестную работу? Каким образом заверять копию почетной грамоты при ее включении в состав личного дела?

Ответ: Не нужно.

В перечне документов, которые подлежат включению в состав личного дела при его формировании, нет копий почетных грамот (п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

Копий почетных грамот нет также в перечне документов, которые дополнительно включаются в состав личных дел отдельных категорий работников при их формировании, а также включаемых в процессе ведения личного дела (пп.7-8 Инструкции).

Таким образом, копия почетной грамоты в состав личного дела не включается.

В процессе ведения личного дела в него включаются (среди прочего) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п. (абзац 5 части первой п.8 Инструкции).

Таким образом, в личное дело работника помещается не копия почетной грамоты, а копия (выписка из) приказа, распоряжения, иного акта о награждении работника.

Справочно Порядок заверения копий (выписок из) документов установлен п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Вопрос 2: Работник принял участие в обучающем вебинаре. По результатам участия ему были выданы сертификат и справка об обучении.

Нужно ли копии указанных документов включать в состав его личного дела?

Ответ: Не нужно.

При формировании личного дела в него включаются среди прочего копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (абзац 6 п.6 Инструкции).

В процессе ведения личного дела также в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (часть первая п.8 Инструкции).

Документ об образовании - документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, в том числе с присвоением квалификации (п.1 ст.98 Кодекса Республики Беларусь об образовании, далее - Кодекс).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. документ об образовании - документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, в том числе с присвоением квалификации и (или) степени (п.1 ст.90 КоО в ред. Закона от 14.01.2022 № 154-З). Комментарии см. здесь.

Перечень документов об образовании приведен в п.2 ст.98 Кодекса. Среди них нет сертификата и справки об обучении.

Документ об обучении - документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, незавершенное освоение содержания образовательных программ, обучение в учреждении образования (иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), не прошедшем государственную аккредитацию (п.1 ст.99 Кодекса).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. документ об обучении - документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, незавершенное освоение содержания образовательной программы, обучение и воспитание в учреждении образования, иной организации, осуществляющей образовательную деятельность, не прошедших или не подтвердивших государственную аккредитацию, у индивидуального предпринимателя, осуществляющего образовательную деятельность (п.1 ст.91 КоО в ред. Закона № 154-З). Комментарии см. здесь.

В перечне документов об обучении, приведенных в п.2 ст.99 Кодекса, есть справка об обучении, однако отсутствует сертификат.

Справка об обучении выдается обучающимся, не завершившим освоение содержания образовательных программ, или обучавшимся в учреждении образования (иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), не прошедшем государственную аккредитацию, или освоившим содержание образовательной программы обучающих курсов (лекториев, тематических семинаров, практикумов, тренингов, офицерских курсов и иных видов обучающих курсов) (п.9 ст.99 Кодекса).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться п.10 ст.91 КоО в ред. Закона № 154-З. Комментарии см. здесь.

В рассматриваемой ситуации работник прошел обучение на вебинаре, который проводила организация, имеющая лицензию на образовательную деятельность. Соответственно, по результатам обучения на вебинаре такая организация имеет право выдавать справку об обучении установленного образца, подтверждающую факт прохождения соответствующего обучения. Дополнительно к справке об обучении слушателю был выдан сертификат, который в данном случае играет символическую (презентационную) функцию.

Исходя из изложенного, справка об обучении и сертификат о прохождении обучающего вебинара документами об образовании не признаются. Инструкция не предусматривает включение копий указанных документов в состав личных дел.

С целью хранения копий таких документов в кадровой службе организации может быть заведено отдельное дело по номенклатуре дел со сроком хранения «До минования надобности».

Вопрос 3: Автобиография, включаемая в состав личного дела работника, может быть набрана на компьютере и распечатана или же должна быть написана собственноручно работником?

Ответ: Автобиографию можно оформить как собственноручно, так и на компьютере.

Автобиография - это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке, составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4 (часть первая п.14 Инструкции).

Таким образом, конкретного способа оформления автобиографии (собственноручно или на компьютере) Инструкцией не установлено.

Для иных документов личного дела Инструкцией определен конкретный способов оформления. Например, личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно (часть вторая п.11 Инструкции), что исключает возможность заполнения личного листка по учету кадров с помощью технических средств (компьютера).

Таким образом, работник может оформить автобиографию:

• собственноручно;

• на компьютере с последующим выводом на бумажный носитель.

Конкретный способ оформления автобиографии в организации (собственноручно работником или на компьютере) может определить кадровая служба.

Автобиография подписывается составителем с указанием даты (часть вторая п.14 Инструкции).

Таким образом, даже если автобиография была оформлена на компьютере и распечатана на бумажном носителе, составитель должен поставить собственноручно подпись и дату составления автобиографии.

Справочно Подробнее см. «Документы личного дела работника: 4 ответа на вопросы».

17.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

По этой теме также см.:

Включение документов об образовании в состав личного дела работника: три ответа на вопросы.