Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Вносятся ли в номенклатуру дел организации документы технического характера (технологические регламенты, графики производственных процессов, паспорта зданий (сооружений), паспорта оборудования и др.)?

ОТВЕТ: Да, вносятся.

Одним из видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием индекса и срока хранения дел.

Справочно В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы (часть третья п.35 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Документы технического характера включаются в номенклатуру дел организации.

В перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов), закреплены сроки хранения вышеуказанных документов. Так, в п.1073 Перечня типовых документов установлен срок хранения технических паспортов, актов технических осмотров, карточек технического учета состояния зданий (сооружений) постоянно или 5 лет в зависимости от того, они хранятся в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей или в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Также есть перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране интеллектуальной собственности с указанием сроков хранения, установленный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30, и перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения, установленный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27, которые обязательны к применению в структурных подразделениях областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственными архивными учреждениями, а для остальных организаций носят рекомендательный характер.

Справочно Подробнее см.: • «Новый перечень документов по проектированию, строительству, реконструкции, реставрации и ремонту объектов недвижимости с указанием сроков хранения. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27»; • «Комментарий к Перечню, утвержденному приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30. Новый перечень документов в сфере научно-технической деятельности».

18.04.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела