Материал помещен в архив

ВОПРОС

Возможно ли привлечение сторонней организации для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации?

ОТВЕТ

Да, возможно.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК).

Центральная экспертная (экспертная) комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Справочно Пример положения об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, см. здесь.

Центральная экспертная (экспертная) комиссия создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (пп.174, 175 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Пример приказа о создании экспертной комиссии см. здесь.

Основные функции ЦЭК (ЭК):

• экспертиза ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;

• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению и др. (п.176 Инструкции по делопроизводству).

• ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами (п.177 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Пример протокола заседания экспертной комиссии о согласовании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (в негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива), см. здесь.

Непосредственный отбор документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п.178 Инструкции по делопроизводству).

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.179 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Инструкция по делопроизводству исходит из того, что экспертизу ценности должны проводить работники организации. При этом организации не запрещено привлекать для указанных целей специалистов сторонних организаций, которые специализируются на оказании соответствующих услуг (аутсорсинг). Соответственно, возможно привлечение работников сторонних организаций для отбора документов на уничтожение, составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, описей дел и др.

При этом факт привлечения работников сторонних организаций для проведения таких работ не отменяет необходимости соблюдения установленной Инструкцией по делопроизводству процедуры проведения экспертизы ценности и уничтожения документов с истекшими сроками хранения: создание ЭК; составление акта и описей; их утверждение и согласование и др.

Специалисты сторонних организаций готовят проекты документов (акта, описей и др.), которые приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем организации (согласования с ЭК организации).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Ответственность за организацию порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений (части первая, вторая п.7 Инструкции по делопроизводству).

Соответственно, все риски, связанные с неправомерным уничтожением документов, несет организация в лице ее руководителя.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут штраф до 30 БВ (ст.24.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Справочно Подробнее об экспертизе ценности документов см. в подборке «Всё по одной теме. Хранение документов в организации».

03.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года