Материал помещен в архив

ЭТИКЕТНЫЕ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ: ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ

Понятие этикетных писем

«Этикетные письма» - понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования и письма-приглашения.

Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено.

В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления писем-поздравлений или приглашений.

Письма-приглашения

Какую форму будет иметь приглашение, зависит от вашего вкуса и фантазии. Можно купить готовые открытки: этот способ дает возможность вписать разные варианты приглашения разным людям. Можно отпечатать приглашения в типографии, а можно продумать дизайн каждого приглашения самостоятельно и воплотить его в жизнь с помощью персонального компьютера, цветного принтера и качественной бумаги. Также этот способ хорош для приглашения по электронной почте.

Для официальных торжеств приглашения необходимо напечатать вместе с именами приглашенных, а не вписывать их в шаблонный текст. То есть приглашения должны быть персональными.

Правила написания официальных писем-приглашений

Фамилию и имя приглашенного лица следует писать в первых строках.

Если гости - ваши друзья, то можно указать их имена без фамилий. Причем сначала пишется мужское имя, затем - женское.

Если вы приглашаете супружескую пару, то возможно обращение как с указанием фамилии (например, Mr and Mrs Clark) так и с указанием имен и фамилии (например, Harry and Margaret Clark).

Если приглашаете пару, которая совместно проживает, но не состоит в браке, то фамилии должны указываться отдельно (например, Mr Walthrop and Ms Smith).

Обычно в приглашении просят выразить свое согласие или отказ принять участие в празднике. Для указания на это в английском языке используется сокращение «RSVP» (Reponse S'il Vous Plait - просим Вас дать свой ответ) и ставится дата, до которой нужно отправить свой ответ или перезвонить.

В одной из нижних строк приглашения не будет лишним указать стиль предполагаемой одежды, чтобы гости не чувствовали себя смущенно.

Справочно Существует несколько видов дресс-кода. Самый строгий - white tie. Его модные законы неизменны с 50-х годов ХХ столетия: женщинам предписываются длинное с пышной юбкой платье, туфли на шпильке, иногда перчатки, для мужчин обязательны светлый галстук или белая рубашка и черный фрак с жилетом. Менее формальный светский вечерний дресс-код - black tie. От мужчин он требует наличие смокинга или парадного костюма с черной бабочкой или галстуком, от женщин - вечернего платья длиной до колена или чуть ниже. Пометка в приглашении creative black tie подразумевает некоторую творческую свободу: мужчины могут выбрать галстук с рисунком, женщины - яркую обувь или аксессуары. Один из самых популярных видов дресс-кода - cocktail dress-code, или коктейльный, - предназначен для формальных и дружеских коктейльных вечеринок. Коктейльный дресс-код с пометкой formal подразумевает для женщин однотонное коктейльное платье длиной до колена или чуть выше. Если пометки formal нет, то можно позволить себе платье с рисунком или платье с открытой спиной, но длина наряда не выше 5-10 см от колена считается обязательным условием. От мужчин коктейльный дресс-код требует наличие костюма - пиджака и брюк темного или светлого цвета и подходящей рубашки, можно без галстука. A5 (After Five) - в переводе «после пяти». Сюда входят любые мероприятия, начинающиеся после 17:00. Форма одежды более свободная: мужчины - casual костюм, можно без галстука, женщины - платья до колена, брючный костюм, допустимы юбки и блузки.

Пример официального приглашения

The Chairman and Board of International Enterprises Ltd.

request the pleasure of your company
at a banquet
to be held at the Hall of Enterprises Ltd., 10 Park Road, Tallinn
at 8.00 p.m. on Friday, September 5^th.

Совет директоров компании International Enterprises Ltd.

имеет честь пригласить Вас
на банкет,
который состоится в зале для общественных приемов компании International Enterprises Ltd.,
по адресу: 10 Парк Роуд, Таллин
в 20:00 в пятницу, 5 сентября

Ответ на официальное приглашение

Ответ на такое официальное приглашение:

• должен быть дан максимально быстро;

• пишется от 3-го лица, название и адрес компании не указываются, также нет обращения «Уважаемый господин» и концовки «С уважением»;

• должен быть письменным в случае, если приглашение было получено в письменной форме. Для этого необходимо написать текст от руки или набрать его на компьютере на обычной белой бумаге.

Если приглашение было написано от руки, то и ответ должен быть написан от руки. Иногда в приглашении указывается, что возможен телефонный ответ.

Если приглашение было персональным, то и ответ должен быть дан приглашающему лицу лично, если, конечно, есть такая возможность.

Если нет возможности присутствовать на торжестве, отказ должен быть дан очень вежливо, с объяснением причин.

Правила написания обычных писем-приглашений

Менее официальные приглашения оформляются в виде писем. Как правило, структура таких писем ничем не отличается от стандартных деловых писем: приветствие, основная часть, заключение.

Приветствие

Начните письмо, как обычно: Dear Ms Green/Dear Mrs Chio.

Напомните о себе, где или когда встречались или разговаривали:

It was good to see you last month. Было приятно встретиться с Вами в прошлом месяце.

We spoke on the phone on Monday about the forthcoming conference. Мы в понедельник разговаривали с Вами по телефону о предстоящей конференции.

Основная часть

Сообщите причину вашего письма:

We were interested to hear that you will be in Belarus for the forthcoming conference… and would be very pleased if you could visit our company. Мы очень заинтересовались тем, что Вы будете присутствовать на предстоящей конференции… и нам было бы очень приятно, если бы Вы смогли навестить нас.

We are holding a conference in Minsk and would be very pleased if you could attend it. Мы проводим конференцию в Минске и были бы признательны, если бы Вы смогли присутствовать на ней.

We would like to invite you to the reception. Мы хотели бы пригласить Вас на прием.

Если письмо адресовано знакомому (другу), то можно быть менее официальным. Например,

Would you like to visit our new office? Хотите посетить наш новый офис?

If it doesn't suit you, we could arrange another time for the meeting. Если это Вам не подходит, мы могли бы договориться о встрече на другое время.

What about meeting on Friday at 4.00 p.m.? Как насчет встречи в пятницу в 16:00?

Попросите сообщить, принимает ли человек ваше приглашение:

Please let us know if you can attend the conference… if you accept our invitation. Пожалуйста, дайте нам знать, сможете ли Вы присутствовать на конференции… принимаете ли Вы наше приглашение.

Could you please confirm this? Вы не могли бы подтвердить это?

Заключение

Завершите письмо обычным образом:

We look forward to hearing from you. Мы с нетерпением ждем Вашего ответа (подпись, имя, должность).

Ответ на обычное письмо-приглашение

1. Правилом хорошего тона является ответ на приглашение и сообщение, принимаете вы его или нет.

В первую очередь поблагодарите за приглашение:

Thank you for the invitation to visit your company. Спасибо за приглашение посетить Вашу компанию.

I was really pleased to receive your invitation. Мне было очень приятно получить Ваше приглашение.

Если вы хорошо знакомы с человеком, ответ может быть менее официальным:

Thank you for inviting me. Спасибо, что пригласили меня.

Thank you for the invitation. Спасибо за приглашение.

Если вы принимаете приглашение, подтвердите свое искреннее желание посетить компанию (побывать на конференции и т.д.):

I would be very interested to visit your company (the conference). Мне будет очень приятно посетить Вашу компанию.

I have heard too much about your new technology of… Я много наслышан о Вашей новой технологии…

2. Сообщите точное время, когда именно вы сможете приехать:

I will be available on May 19 if this is convenient for you. Я смогу побывать у Вас 19 мая, если Вас это устраивает.

3. Если вы не можете принять приглашение, обязательно сообщите об этом, при этом не забудьте извиниться:

I would be very glad to attend the conference but, unfortunately, I will not be free. Мне бы очень хотелось присутствовать на конференции, но, к сожалению, я буду занят.

Thank you very much for your invitation but, unfortunately, I will not be able to accept it - I will be on a business trip in Moscow. Большое спасибо за приглашение, но, к сожалению, я не смогу принять его - я буду в командировке в Москве.

При этом можно предложить другой вариант:

But on May 28 I will be in Minsk and can visit your company. Но 28 мая я буду в Минске и смогу навестить Вас.

Would May 28 be convenient? Подойдет ли Вам 28 мая?

Справочно Другие правила написания этикетных писем на английском языке содержат: письма-благодарности; письма-извинения; письма-поздравления; письма-соболезнования.

07.10.2013

Марина Марцуль, преподаватель английского языка учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»