Материал помещен в архив

Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

25.06.2024

С 1 июля 2024 г. вступит в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Изменения в новую редакцию Инструкции № 4 внесены постановлением Минюста от 30.04.2024 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65.

До 1 июля 2024 г. организациям необходимо привести свои ЛПА в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции № 4.

На что обратить внимание и как внести изменения, рассмотрели в разделах:

Необходимость разработки инструкции по делопроизводству

Нормы Инструкции № 4 распространяются на государственные органы, иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Включение этой нормы обусловлено ч.2 ст.26 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», в соответствии с которой государственные органы, иные организации и ИП обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

В названии Инструкции № 4 отсутствует слово «примерная», но по своему содержанию Инструкция № 4 носит примерный характер.

Так, Инструкция № 4 содержит широкий спектр подходов к организации работы с документами, оставляя при этом организациям возможность выбора определенного подхода при разработке собственных инструкций по делопроизводству.

Дополнительно по теме • Необходимо ли разрабатывать индивидуальную инструкцию по делопроизводству в коммерческой организации.

Алгоритм внесения изменений в инструкцию по делопроизводству  

Шаг 1. Определите круг должностных лиц, ответственных за подготовку изменений в инструкцию по делопроизводству

В крупных организациях инструкцию по делопроизводству разрабатывает служба документационногоДОУ (например, канцелярия и т. п.) при участии архива организации, ЦЭК (ЭК) организации, юридической службы.

В небольших организациях это может быть поручено ответственному лицу (например, специалисту по кадрам, юрисконсульту и т. д.), которое должно знать НПА и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними.

Так, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Справочно При небольшом объеме документооборота службу ДОУ можно не создавать. В этом случае выполнение ее функций обеспечивает назначенный распорядительным документом руководителя организации работник (ч.2 п.7 Инструкции № 4).

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления.

Если работник, которому поручена разработка инструкции по делопроизводству организации, не обладает достаточной квалификацией, подготовить ее могут сторонние организации: специализированные научно-исследовательские учреждения, работники государственных архивов и др.

Привлечение специалистов сторонних организаций не отменяет необходимости ее утверждения руководителем организации, визирования (внутреннего согласования) и т. д.

По решению вышестоящих организаций для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций (ч.2 п.4 Инструкции № 4).

Шаг 2. Согласуйте и утвердите новую редакцию инструкции по делопроизводству

Если:

✓ изменения в инструкции по делопроизводству организации небольшие и они вносятся приказом, то пересогласовывать саму инструкцию не нужно;

✓ инструкция по делопроизводству излагается в новой редакции, то она подлежит согласованию и утверждению.

Так, инструкции по делопроизводству организаций:

1) являющихся источниками комплектования госархивов, утверждают их руководители после согласования с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов;

2) не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждают их руководители после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, не являющимися источниками комплектования госархивов, утверждают их руководители после согласования с ЦЭК этих организаций (п.5 Инструкции № 4).

Негосударственные организации также согласовывают инструкцию по делопроизводству с ЦЭК (ЭК) организации.

Справочно Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются в том числе согласование проектов инструкций по делопроизводству (абз.3 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Реквизит «Виза»

Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании проекта документа путем его визирования должностным лицом.

Обратите внимание! Перечень визирующих лиц определяет составитель документа исходя из его содержания и требований НПА, ЛПА (ч.8 п.56 Инструкции № 4).

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности служащего лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Дата оформляется цифровым способом.

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на экземплярах, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой (ч.6 п.56 Инструкции № 4).

Реквизит «Гриф утверждения»

Документ может утверждаться двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или

2) издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола). Оба способа являются равнозначными.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:

✓ слова «УТВЕРЖДАЮ»;

✓ наименования должности служащего лица;

✓ его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Дату (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляет должностное лицо, утвердившее документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается (принимается) в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из:

✓ слова «УТВЕРЖДЕНО»;

✓ названия вида утверждающего документа в именительном падеже;

✓ наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Даты утверждения оформляются цифровым способом (п.48 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Необходимо ли инструкцию по делопроизводству в государственной организации согласовывать с вышестоящей организацией, госорганом или другой организацией?

Шаг 3. Ознакомьте работников с новой редакцией инструкции по делопроизводству

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (ч.4 п.8 Инструкции № 4).

Справочно При необходимости ознакомления с содержанием распорядительного документа всех работников организации в него включается пункт «Приказ (распоряжение, постановление, решение) довести до сведения всех работников». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (ч.13 п.89 Инструкции № 4).

Что учесть при корректировке инструкции по делопроизводству

Чтобы знать важные изменения, связанные с корректировкой своей инструкции по делопроизводству, прочтите эти материалы:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: что изменится с 1 июля 2024 года. Комментарий к постановлению Минюста от 10.01.2024 № 2.

• Инструкция по делопроизводству организации с 1 июля 2024 года: что нужно учесть.

Также учтите семь следующих существенных моментов.

1. Нормы Инструкции № 4 изложены в соответствии с требованиями нормотворческой техники, не допускающими наличие положений рекомендательного характера (ч.5 п.3 ст.28 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

В связи с этим из Инструкции № 4 исключены примеры.

В своей инструкции по делопроизводству целесообразно оставить примеры оформления реквизитов и т. д. - для упрощения работы в части оформления документов и т. п.

2. Из Инструкции № 4 исключены отсылки к СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

Справочно Обязательность соблюдения требований ТНПА в области технического нормирования и стандартизации определяется в соответствии с актами законодательства о техническом нормировании и стандартизации (п.2 ст.27 Закона № 130-З). Государственные стандарты являются добровольными для применения за исключением случаев, не относящихся к предмету регулирования Инструкции № 4 (п.1 ст.23 Закона от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации»).

В своей инструкции по делопроизводству также целесообразно оставить эти отсылки к СТБ 6.38-2016, например, схему расположения реквизитов, иные нормы.

3. Особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства (ч.5 п.2 Инструкции № 4).

Так, при включении в свою инструкцию по делопроизводству главы:

✓ по организации работы с личными делами работников учтите, что с 2 июня 2024 г. вступила в силу новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Справочно Формирование и ведение личных дел государственных гражданских служащих регулирует Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

 

Дополнительно по теме • Какие организации с 2 июня 2024 г. обязаны вести личные дела и в отношении каких работников? • Хранение договоров о материальной ответственности, ранее включаемых в состав личных дел. • Алгоритм формирования и оформления личного дела работника с 2 июня 2024 года;

✓ по делопроизводству по административным процедурам учтите, что с 17 июня 2024 г. вступила в силу новая редакция Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39 (в ред. от 30.05.2024 № 31).

Дополнительно по теме • Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам с 17 июня 2024 г.: что важно знать.

4. Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах (чч.2 и 3 п.57 Инструкции № 4).

То есть организация принимает в установленном порядке решение, будет ли она использовать печать, и если будет, то какие виды печатей.

Целесообразно перечень документов, на которых проставляется печать (в том числе гербовая), включить в свою инструкцию по делопроизводству.

5. В Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-контрольной карточки, журналов регистрации входящих, исходящих документов.

В своей инструкции по делопроизводству организации необходимо:

1) утвердить перечень нерегистрируемых документов;

2) разработать самостоятельно регистрационно-контрольные формы регистрации документов «Примеры регистрационно-контрольных форм, используемых в организации»;

3) включить два вышеуказанных пункта в приложение к своей инструкции по делопроизводству организации.

6. Из Инструкции № 4 исключено приложение «Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде».

Теперь организация может самостоятельно определять документы, хранение которых может быть организовано в электронном виде с учетом их вида (внутренние или исходящие), срока хранения, наличия в организации информационной системы архива.

Перечень таких документов целесообразно включить как приложение к инструкции по делопроизводству организации.

С 1 июля 2024 г. п.199 Инструкции № 4 установлены форматы документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению.

7.  Откорректируйте формы документов, если они являлись приложениями к инструкции по делопроизводству организации:

- номенклатура дел организации (приложение 3);

- внутренняя опись документов дела (приложение 6);

- лист-заверитель дела (приложение 7);

- опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации (приложение 9);

- акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10).

Обратите внимание! Номенклатура дел на 2025 год должна составляться по новой форме согласно приложению 3 к Инструкции № 4. Форму номенклатуры дел, утвержденную на 2024 год, менять не нужно. Исключение - издание ее в новой редакции после 1 июля 2024 г. Остальные формы документов следует оформлять с 1 июля 2024 г. по новой форме.

С 1 июля 2024 г. допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

Дополнительно по теме • Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации». • ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты. • Можно ли проставлять факсимиле в приказах? • Можно ли в фирменном бланке использовать логотип на английском? • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направление его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они были приняты на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск мы отметку проставляем)? Как быть с приказом? • Допускается ли двусторонняя печать на документах постоянного срока хранения и свыше 10 лет? • Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде?

Формы документов • Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»