Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).

Обратите внимание! За утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений установлен штраф от 10 до 30 БВ (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Изменения в Перечне

С 22 марта 2018 г. действует измененный Перечень в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 (далее - постановление № 56).

Необходимость внесения изменений и дополнений в Перечень обусловлена изменениями в законодательстве Республики Беларусь.

Справочно Подробнее см. раздел «Правовые основания изменения сроков хранения иных документов» материала «Изменения и дополнения в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56».

Что означает дополнение: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет»

Основным нововведением стало ограничение сроков хранения документов, которые исчислялись после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Теперь в графе 5 «Пояснение» для документов, которые проверяют налоговые органы, появилось дополнение: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Обязанность по обеспечению сохранности документов бухгалтерского и налогового учета на протяжении 10 лет установлена, потому что:

• во-первых, проверка соблюдения налогового законодательства проводится за период, который не превышает 5 календарных лет, если иное не установлено законодательными актами (часть первая п.16 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»);

• во-вторых, для освобождения от уголовной ответственности при совершении тяжкого преступления срок давности составляет 10 лет (ст.83 Уголовного кодекса Республики Беларусь), включая ст.243 (за уклонение от уплаты сумм налогов, сборов) этого Кодекса.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 июля 2019 г. ст.243 вышеназванного Кодекса изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 09.01.2019 № 171-З. Изменения не повлияли на суть материала.

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что исчислять срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) следует с 1 января года, следующего за годом, в котором проводилась налоговая проверка.

Обратите внимание! Независимо от сроков проведения налоговой проверки документы могут быть уничтожены только за тот период, за который в организации подготовлены и в установленном порядке согласованы и утверждены годовые разделы сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, независимо от сроков проведения налоговой проверки.

Уменьшение сроков хранения

Уменьшен срок хранения приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по административно-хозяйственным вопросам (подп.21.2 п.21 Перечня), документов о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) (п.207 Перечня) с 5 до 3 лет.

В главе «Трудоустройство. Использование трудовых ресурсов. Альтернативная служба» уменьшен срок хранения сведений о предстоящем высвобождении работников (с 5 лет ранее) до 1 года (п.447 Перечня).

Журналы регистрации инструктажа по охране труда, а также журналы регистрации целевого инструктажа по охране труда - срок хранения с 10 лет (даты внесения последней записи) уменьшен до 3 лет (после окончания ведения) (пп.570, 572 Перечня).

В главе «Кассовые операции и денежное обращение» уменьшены сроки хранения импортных и экспортных аккредитивов и инкассо (п.312 Перечня), мемориальных и кассовых документов по операциям (извещения, требования, заявки, справки, обоснования и др.) по карт-счетам физических лиц, с драгоценными металлами и (или) с драгоценными камнями, по ссудам индивидуальных заемщиков (подп.315.3-315.5 п.315 Перечня) с 10 до 5 лет и т. д.

Обратите внимание! Документы, которые уже хранятся в архиве организации после проведения экспертизы ценности документов, могут быть отобраны для выделения к уничтожению, если их сроки хранения истекли в результате внесения изменений в Перечень.

Дополнительно по теме см.:

Сравнительные таблицы внесенных изменений в Перечень

Изменение сроков хранения документов в сфере делопроизводства, обращений граждан, распорядительной деятельности: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов в сфере бухгалтерского учета и отчетности: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов по учету кадров: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов по охране труда: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов по кассовым операциям, планированию, финансированию, учету и отчетности, складскому хранению: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов в сфере операционного обслуживания, операций с ценными бумагами, управления недвижимым имуществом: сравнительная таблица внесенных изменений.

Изменение сроков хранения документов в сфере образования: сравнительная таблица внесенных изменений.

Комментарии

Изменения в сроках хранения документов. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Изменения и дополнения в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Пособие

Порядок исчисления сроков хранения документов в организации.

Вопросы-ответы

Какой срок хранения приказов руководителя организации по административно-хозяйственным вопросам?

Какой срок хранения переписки по административно-хозяйственным вопросам?

Какой срок хранения договоров оказания аудиторских услуг, актов сдачи-приемки выполненных работ, в том числе по этапам аудита?

Какой срок хранения имеют доверенности на совершение сделок?

Сколько необходимо хранить переписку по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности?

Какой срок хранения имеют протоколы и акты о переоценке основных средств?

Сколько необходимо хранить кассовую книгу по валютным операциям?

Сколько необходимо хранить документы о премировании?

Как долго необходимо хранить годовую бухгалтерскую отчетность?

Какой срок хранения имеют первичные учетные документы?

Как внести изменения в номенклатуру дел

Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Таким образом, организациям с учетом постановления № 56 необходимо внести соответствующие изменения в номенклатуру дел организации и согласовать их с центральной ЦЭК (ЭК) организации.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) (лицо, ответственное за ДОУ в организации) информирует работников структурных подразделений об изменении сроков хранения.

Выписки из номенклатуры дел могут вестись в электронном виде (п.26 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Это может быть также вариант размещения сводной номенклатуры дел в общем доступе для работников организации (например, внутренний корпоративный сайт организации, база данных локальных нормативных правовых актов организации и др.).

Дополнительно по теме см.:

Вопрос-ответ

В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) были внесены изменения сроков хранения документов согласно постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. Необходимо ли в связи с этим вносить изменения в номенклатуру дел организации?

Формы документов

Протокол заседания экспертной комиссии о внесении изменений в номенклатуру дел (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации с изменением сроков хранения (структурное подразделение «Отдел охраны труда») (пример).

19.04.2018

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»