Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования

Привели аналитические материалы для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования.

Разделы каталога:

Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Комментарии и пособия

• Оформление приказа по административно-хозяйственным вопросам (с комментарием). 

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов. 

• Печать и угловой штамп организации. 

• Реквизит «Гриф согласования» на организационно-распорядительных документах. 

• Методические рекомендации по практическому применению СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2025 № 3.

• Факсимиле: где проставляем и как используем.

• Оформление приказа по основной деятельности (с комментарием).

• Оформление приказа по личному составу.

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов.

• Выдача копий документов юридическим лицам: нормы законодательства.

• Акты: состав реквизитов и порядок оформления.

• Протокол: оформляем и храним правильно.

• Инструкция как вид ЛПА: составление и оформление.

• Бланки документов с изображением Государственного герба: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа.

• Какую печать выбрать для проставления на документах.

• Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества.

• Оформление реквизита «Подпись» в протоколах заседаний коллегиальных органов.

• Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах.

• Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

• Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: как учитывать, хранить, использовать, уничтожать.

• Бланки документов: 7 примеров оформления.

• Оформление реквизита «Название вида документа».

• Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации».

• Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения».

• Оформление информационных элементов распорядительных документов (приказов, распоряжений).

• Применение прописных букв фамилий работников в организационно-распорядительных документах.

• Оформление денежных сумм в письмах и гражданско-правовых договорах.

• Справка: порядок оформления.

Вопросы-ответы

• Допустимо ли использовать на письме угловой штамп структурного подразделения государственной организации без использования Государственного герба? 

• При заверении копии документа ставится печать на отметке о заверении копии? Именно гербовая печать? 

• Правомерно ли использовать формы документов, приведенные в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41?

• Насколько законно согласовывать приказы в бюджетной организации факсимильной подписью (согласование профсоюза)?

• Можно ли в билете учащегося писать сокращенное название колледжа? Сначала пишется учреждение образования или филиал?

• Учащемуся выдана характеристика. Мама (законный представитель) посчитала ее некорректной и написала обращение на имя директора. Как быть в данной ситуации? Когда можно изменить характеристику?

• Относится ли протокол наблюдательного совета организации к локальным правовым актам?

• Ручки с чернилами (пастой, гелем) каких цветов допускается использовать при рукописном оформлении, в том числе подписании документов?

• Если к приказу идет приложение на одном листе, необходимо ли в самом приказе указывать количество листов приложения? Указывается, если приложение состоит из нескольких листов?

• Как перенаправить письмо (не обращение) по территориальной подведомственности?

• Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма?

• Нужно ли в проекте документа оформлять реквизит «Проект»? И если да, то в каком документе это указано?

• Должна ли государственная организация оставлять Государственный герб при подготовке ответов по рассмотрению писем, обращений на бланке? Какими НПА это регулируется?

• Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» - цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо НПА?

• Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

• Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направление его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они были приняты на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск мы отметку проставляем)? Как быть с приказом?

• Допускается ли двусторонняя печать на документах постоянного срока хранения и свыше 10 лет?

Формы документов

• Приказ о назначении лица, ответственного за ведение делопроизводства в учреждении образования (пример).

• Должностная инструкция архивариусу учреждения образования (колледжа) (пример).

• Приказ об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации (пример).

• Исходящее письмо, направляемое в другую организацию (пример).

Инструкция по делопроизводству

Вопрос-ответ

• Должна ли в обязательном порядке быть разработана своя инструкция по делопроизводству в учреждении образования или можно руководствоваться типовой?

Формы документов

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Шаблон оформления инструкции по делопроизводству организации (пример).

• Инструкция по делопроизводству организации, не являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Комментарии и пособия

• Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения.

• Регистрация заявлений работников на отпуск, увольнение, перевод.

• Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников.

• Ведение и оперативное хранение личных дел обучающихся колледжа.

• Обложка личного дела учащегося в учреждении образования: порядок оформления.

• Нюансы регистрации документов, не относящихся к организационно-распорядительной документации.

• Делопроизводственный год - 2025: 5 важных моментов.

• Информация, доступ к которой ограничен законодательными актами.

• Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов.

Вопросы-ответы

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию? 

• При отправлении ответа на документ для служебного пользования почтой остается ли копия ответа в деле на входящее «дсп»? Или как оформлять ответ, находящийся в деле? 

• Нужно ли регистрировать ТН и ТТН, которые поступают в организацию? И к какой документации относятся заказы-наряды? 

• Какие приказы входят в приказы по основной деятельности учреждения образования?

• В образовании есть приказы о наложении взыскания учащимся, освобождении от учебных занятий, проведении экзаменов, присвоении квалификаций, об участии в мероприятиях. В какой папке приказов они должны регистрироваться и сколько они хранятся по номенклатуре дел учреждения образования?

• Нужно ли делать копию подтверждения прибытия к свидетельству о направлении на работу в личное дело учащегося?

• Может ли организация, имея к использованию документ под ограничительным грифом «Для служебного пользования», предоставить его копию в иную организацию или государственный орган?

• Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

• Обложка дела с приказами директора колледжа по личному составу при его заведении в делопроизводстве (пример).

• Внутренняя опись документов личного дела учащегося колледжа (пример).

• Обложка личного дела учащегося колледжа при его заведении (пример).

Номенклатура дел

Комментарии и пособия

• Номенклатура дел в учреждении образования: разработка, согласование и утверждение.

• Номенклатура дел в учреждении образования: оформление итоговой записи, хранение, внесение изменений.

• Документы в электронном виде, электронные документы и информационные ресурсы: включение в номенклатуру дел.

• Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел.

Вопросы-ответы

• В номенклатуре дел организации этого года стоит другой срок хранения дела, то есть не совсем правильный пункт по Перечню № 140. Можно ли в номенклатуре дел на следующий год изменить срок хранения этого дела? 

• При составлении номенклатуры дел организации на 2025 год исключили дело, которое было под индексом 1-12. Дела не будет, а нумерацию попросили не сдвигать, то есть будет 1-11, затем 1-13. Индекс 1-12 не нужен. Как это оформить при оформлении номенклатуры: удалить пустую строку, которая была под индексом 1-12 или все же оставить? 

• Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел?

• Необходимо ли дописывать при составлении номенклатуры дел организации в индексе «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Формы документов

• Номенклатура дел учреждения образования (колледж), являющегося источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (осуществление административных процедур) (пример).

Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Комментарии и пособия

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

Вопросы-ответы

• В организацию поступила жалоба гражданина. Для проверки изложенных в жалобе фактов создана комиссия. В последний день срока ответа на нее заявителю в его присутствии комиссия разъяснила все изложенные в обращении вопросы, выполнила необходимые для их разрешения действия. Вправе ли организация не направлять письменный ответ на жалобу? Как документально оформить результат ее рассмотрения? 

• Обязан ли государственный орган принимать к рассмотрению видеофайлы, приложенные к обращению? 

• Какой присваивать номер сопроводительного письма при перенаправлении обращения гражданина? 

• Получено письменное обращение, в котором гражданин требует информацию о том, какие меры дисциплинарного взыскания были применены к сотрудникам учреждения. До этого давался ответ о названии, дате и номере приказа. Верно ли, что нужно ссылаться на Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», в соответствии с которым администрация учреждения не может разглашать данную информацию? 

• В бюджетную организацию поступило обращение, в котором не совпадает Ф.И.О. на конверте с Ф.И.О. заявителя на самом обращении. Как зарегистрировать данное обращение? Как анонимное?

• Допускается ли назначение внешним администратором государственной организации (ее обособленного подразделения) в системе учета и обработки обращений (обращения.бел) лица, не являющегося работником данной организации (ее обособленного подразделения)?

• Гражданин в марте 2024 г. обратился в организацию по определенному вопросу. В апреле 2025 г. он снова обратился по этому же вопросу. Регистрационный индекс обращения в 2024 году - Л-8. Какой будет порядок регистрации в 2025 году данного обращения?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Поступило письменное обращение (жалоба) в вышестоящую организацию на несогласие с действиями руководства подчиненной организации. Вышестоящая организация отправила жалобу в подчиненную организацию посредством электронной почты для рассмотрения и представления информации по изложенным фактам. Ответ гражданину подготовит Министерство. Это является поручением или обращением, которое необходимо регистрировать в системе обращений? При формировании отчетов по обращениям последние учитываются как обращения из вышестоящей организации или нет?

• Поступило обращение, почему учреждение образования сайт ведет на русском языке, а не на белорусском. На что можно сослаться и действительно ли законодатель обязал вести сайт на белорусском языке?

• Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК?

• В организацию перенаправлено электронное обращение для рассмотрения в соответствии с компетенцией, хотя решение изложенного в нем вопроса относится к компетенции организации, которая перенаправила обращение. Как поступить с таким обращением?

• В организацию поступило коллективное обращение. В тексте обращения не указаны почтовые адреса заявителей. На конверте указаны: район, сельсовет, деревня, но отсутствует номер дома. Относится ли данное обращение к анонимным?

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

Формы документов

• Уведомление гражданину об оставлении его электронного обращения без рассмотрения по существу (суть электронного обращения изложена посредством ссылок на интернет-ресурсы) (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример).

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи).

Делопроизводство по административным процедурам

Комментарии и пособия

• Делопроизводство по административным процедурам.

• Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению.

Вопросы-ответы

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

Формы документов

• Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним.

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Всё по одной теме

• Хранение документов в организации.

Алгоритм

• Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения.

Комментарии и пособия

• Хранение документов и дел в учреждении образования.

• Экспертная комиссия в учреждении образования: порядок создания.

• Приказы об оказании материальной и (или) иной помощи: нюансы установления сроков хранения.

• Государственная статистическая отчетность: определение вида экономической деятельности, сроки хранения, включение в номенклатуру дел организации.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

• Уничтожаем документы и дела правильно.

Вопросы-ответы

• Учреждение образования выдало гражданину справку об обучении. Должна ли храниться в учреждении образования копия такой справки?

• Билеты учащегося (БСО) в учреждении образования после выпуска выпускника хранятся 1 год. Как их утилизировать после истечения срока?

• Какой срок хранения личных дел студентов: окончивших колледж; отчисленных с 1-го курса, отчисленных с 2-го и последующих курсов? В каком документе это прописано?

• Какие НПА регламентируют в организации порядок утилизации бумаг (макулатуры), на которых напечатаны персональные данные? Например, был распечатан табель учета рабочего времени, но из-за ошибок был отправлен в черновики либо на макулатуру. Должна ли в таком случае организация обеспечивать сохранность этих данных? И если да, то каким образом?

• В форме акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4), указано, что отбираются к уничтожению документы и дела фонда в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов. Если про фонд ничего не известно, убирается ли полностью эта часть в акте?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• Возможно ли уничтожить документы шредером в присутствии членов экспертной комиссии организации?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

Формы документов

• Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов в учреждении образования (пример).

• Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения образования (пример).

• Приказ о назначении комиссии для уничтожения испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности (дипломов) в учреждении образования (пример).

• Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения).

Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Всё по одной теме

• Архив организации.

Комментарии и пособия

• Испорченные (аннулированные) бланки с определенной степенью защиты подлежат хранению. 

• Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

• Подготовка и передача личных дел учащихся в архив учебного заведения.

• Создание архива в учреждении образования.

• Передаем дела в архив организации: что надо знать.

• Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации.

• Оформление обложек личных дел при заведении дел и передаче в архив организации.

• Подготовка ответов на запросы учреждением образования: формы документов.

Вопросы-ответы

• Как происходит списание дел временного до 10 лет хранения, которые находятся в структурных подразделениях организации, после истечения сроков хранения? Правильно будет, когда структурные подразделения оформляют свои акты о выделении к уничтожению и на основании актов структурных подразделений архив составляет сводный акт о выделении к уничтожению и согласовывает с ЭК организации, либо архив сразу согласовывает через протокол ЭК акты структурных подразделений без создания сводного акта? 

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)? 

• Где должна храниться в учреждении образования справка, подтверждающая отработку выпускника, и какой срок ее хранения?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Может ли учреждение образования, имеющее свой архив, выдавать архивные справки по подп.18.25.2 п.18.25 и п.18.26 Перечня № 200?

• Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Формы документов

• Приказ о передаче документов выпускных групп на хранение в архив колледжа (пример).

• Приказ о назначении лица, ответственного за ведение архива в учреждении образования (пример).

• Положение об архиве учреждения образования (пример).

• Обложка личного дела учащегося колледжа, подготовленного к передаче в архив (пример).

• Опись дел по личному составу учащихся (пример).

• Листок-заместитель документа в личном деле обучающегося (пример).

• Карта-заместитель личного дела обучающегося (пример).

Электронный документооборот

Комментарии и пособия

• Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления.

• Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение.

• Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов.

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• Допускается ли ведение графика отпусков в электронном виде?

• Что такое электронный документооборот?

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?

• Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты?