Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования

Привели аналитические материалы для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях образования.

Разделы каталога:

Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Всё по одной теме

• Оформление документов в организации. 

Комментарии и пособия

• Оформление реквизита «Подпись».

• Применение ссылок на нормативные правовые акты, их структурные элементы в распорядительных документах организации.

• Копии приказов по личному составу: варианты заверения для внутреннего пользования.

• Порядок ознакомления работников организации с документами.

• Доверенности: оформление и регистрация.

• Приказ о внесении изменений в должностную (рабочую) инструкцию.

• Списки на рассылку и реестры рассылки при отправке документов ДСП: формы документов.

• Реквизит «Резолюция»: порядок оформления.

• Выбор печати для проставления на документах организации.

• Издание и подготовка проектов распорядительных документов в организации: что нужно знать.

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65.

• Приказ о выдаче подарочных сертификатов: оформление, регистрация и хранение.

• Передача личных дел другому уполномоченному работнику: как оформить.

Вопросы-ответы

• Может ли филиал учреждения образования иметь гербовую печать?

• Как правильно указывается период в тексте документа: с 01 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года или с 1 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года?

Формы документов

• Должностная инструкция архивариусу учреждения образования (колледжа) (пример).

• Приказ об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации (пример).

Инструкция по делопроизводству

Комментарии и пособия

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65.

• Закрепление выбора формы регистрации документов в инструкции по делопроизводству организации.

• Методические рекомендации по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях с 6 августа 2025 года. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.08.2025 № 32.

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Формы документов

• Приказ о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству организации (пример).

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Инструкция по делопроизводству организации, не являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Всё по одной теме

• Организация работы с документами». 

Комментарии и пособия

• Делопроизводственный год - 2026: что важно учесть. 

Вопросы-ответы

• Где должна регистрироваться выдача дубликата приложения к диплому? 

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

Номенклатура дел

Всё по одной теме

• Номенклатура дел организации. 

Комментарии и пособия

• Алгоритм составления номенклатуры дел организации - 2026. 

Вопросы-ответы

• Документы по работе комиссии по трудовым спорам должны входить в номенклатуру дел учреждения образования. У кого должны храниться указанные документы: у руководителя, или председателя этой комиссии, или в отделе кадров? 

• В организации имеется журнал учета доверенностей, который ведется с 2015 года. Можно ли его в 2025 году учитывать в номенклатуре дел как «переходящий», или нужно учитывать сроки хранения доверенностей?

• Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел?

• Необходимо ли дописывать при составлении номенклатуры дел организации в индексе «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Формы документов

• Форма примерной номенклатуры дел.

• Форма типовой номенклатуры дел.

• Выписка из номенклатуры дел первичной организации республиканского общественного объединения «Белая Русь» (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Выписка из номенклатуры дел первичной организации общественного объединения «Белорусский республиканский союз молодежи» (организации, являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Выписка из номенклатуры дел первичной профсоюзной организации (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Номенклатура дел учреждения образования (колледж), являющегося источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (осуществление административных процедур) (пример).

Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Комментарии и пособия

• Обращения граждан и юрлиц с 1 января 2026 года: что меняется в работе. 

• Делопроизводство по обращениям граждан и юрлиц - 2026. 

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

Вопросы-ответы

• Устные и письменные обращения заявителей регистрируются в СЭД либо в регистрационно-контрольных формах на бумажном носителе. Государственными органами информация о поступивших устных и письменных обращениях и об ответах на них вносится в систему учета и обработки обращений. Означает ли это, что в госучреждениях образования каждое устное и письменное обращение регистрируется во внутреннем делопроизводстве учреждения (в СЭД или в регистрационно-контрольной форме на бумажном носителе) и одновременно в системе учета и обработки обращений? 

Делопроизводство по административным процедурам

Комментарии и пособия

• Регистрация справок о размере зарплаты, о периоде работы, службы и других (в вопросах и ответах).

Вопросы-ответы

• Гражданин прислал по почте заявление на выдачу дубликата свидетельства о получении профессии. В заявлении он указал о направлении дубликата по почте на его адрес. Может ли учреждение образования выслать по требованию гражданина дубликат почтой? 

• Какие колонки должны быть в журнале регистрации справок об образовании? Регулируется ли это НПА?

• В организацию приходят запросы по истребованию справок для назначения пенсии. Правильно ли, что ответ на них - это не административная процедура, а обычный исходящий документ (и регистрируется как исходящий, а не в журнале административных процедур)?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

Формы документов

• Журнал регистрации заявлений о выдаче справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) (пример).

• Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним.

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Всё по одной теме

• Хранение документов в организации.

Комментарии и пособия

• Уничтожение документов и дел: топ-10 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». 

• Договоры по финансово-хозяйственной деятельности: регистрация, формирование в дела, хранение и уничтожение.

Вопросы-ответы

• Сколько должны храниться в организации журналы «Налоги Беларуси»?

• Как уничтожить документы первичной профсоюзной организации, если номенклатура дел включена в номенклатуру дел организации (юрлица)?

• Какой срок хранения в организации заявлений работников на удержание из заработной платы и перечисление взносов в общественные организации: профсоюз, Красный Крест, «Белая Русь», Белорусский союз женщин?

• Каким пунктом Перечня № 140 руководствоваться при определении срока хранения журнала регистрации заявлений по жилищным вопросам?

• Билеты учащегося (БСО) в учреждении образования после выпуска выпускника хранятся 1 год. Как их утилизировать после истечения срока?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

Формы документов

• Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (с документами первичной профсоюзной организации) (пример).

• Опись личных дел постоянного хранения структурного подразделения (отдела кадров) организации (пример).

• Акт об уничтожении (удалении) персональных данных (пример).

• Приказ о создании экспертной к

омиссии и проведении экспертизы ценности документов в учреждении образования (пример).

• Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения образования (пример).

Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Всё по одной теме

• Архив организации.

Комментарии и пособия

• Включение личных дел работников в описи дел кадровой службы государственного органа, иной организации. 

• Составление и оформление информационных документов архива организации (архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем).

• Архивная справка: отражение несовпадения отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе.

• Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

Вопросы-ответы

• Органы внутренних дел запросили дело и не вернули ни его, ни лист-заместитель дела, ни акт приема-передачи дела. На письма отвечают, что работник, который брал дело, уволен, со слов уволенного, он нам его вернул. Возврата дела не было. Что делать в таких случаях?

• Нужно ли при уничтожении документов с грифом «Для служебного пользования» согласовывать с госархивом акт на уничтожение?

• Нужно составить внутреннюю опись документов дела на приказы (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, служебных командировках) со сроком хранения 3 года. Форма внутренней описи документов дела (для последующей передачи в архив) составляется по приложению 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4?

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)?

• Где должна храниться в учреждении образования справка, подтверждающая отработку выпускника, и какой срок ее хранения?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Может ли учреждение образования, имеющее свой архив, выдавать архивные справки по подп.18.25.2 п.18.25 и п.18.26 Перечня № 200?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Формы документов

• Годовой раздел сводной описи дел по личному составу, составленной по структурному принципу, за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2024 год (пример).

• Приказ о передаче документов выпускных групп на хранение в архив колледжа (пример).

• Приказ о назначении лица, ответственного за ведение архива в учреждении образования (пример).

• Положение об архиве учреждения образования (пример).

• Обложка личного дела учащегося колледжа, подготовленного к передаче в архив (пример).

Электронный документооборот

Комментарии и пособия

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?