Материал помещен в архив

Начало делопроизводственного года: 5 важных аспектов

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

03.01.2021

Закончился 2021-й делопроизводственный год. Теперь очень важно не упустить основные моменты при подготовке к новому делопроизводственному году и завершить дела уходящего года.

Поэтому мы напоминаем, что должны быть:

 

1. Регистрируем входящие, исходящие и внутренние документы

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается организацией.

К таким документам относятся:

✓ документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;

✓ поздравительные письма и телеграммы;

✓ программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

✓ рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

✓ письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг и т. д.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. п., а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству слова «и тому подобным» исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Дополнительно по теме • В организации есть журнал регистрации заявлений по номенклатуре 05-15. В номенклатуре имеется пункт: «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления)» - 05-05. Все заявления, которые поступают от работников, должны регистрироваться в журнале регистрации заявлений без учета: войдут они в личные дела либо нет. Присваивается ли при этом индекс 05-05/01 и т. д.? • Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения? • Какое количество распорядительных документов является значительным по объему, чтобы регистрировать их отдельно? • Необходимо ли регистрировать в организации входящий документ, у которого отсутствует регистрационный номер? • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Документы, которые регистрируются отдельно

Дополнительно по теме • Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну. • Работа с обращениями граждан и юридических лиц. • Регистрация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур.

Для закрепления знаний пройдите тест.

2. Оформляем итоговую запись к сводной номенклатуре дел за 2021 год

На 1 января 2022 г. сводная номенклатура дел организации уже должна быть составлена (ч.2 п.153 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Составление номенклатуры дел: 10 тем на платформе «Бизнес-Инфо».

По окончании делопроизводственного года служба ДОУ в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2021 году, согласно приложению 12 к Инструкции по делопроизводству. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (п.167 Инструкции по делопроизводству).

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, из них:

• электронных дел;

• гибридных дел;

• информационных ресурсов.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел организации.

3. Оформляем дела

Дела оформляют работники структурных подразделений, в которых дела формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч.2 п.70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (подп.1.5.2 п.1 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 18.11.2013 № 53).

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (ч.1 п.72 Правил № 143).

Заголовки дел см. здесь.

Допускается оформление реквизитов обложки дела с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (лист приклеивается клеем ПВА) (п.81 Правил № 143).

Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные п.72 Правил № 143.

Обложка дела: каталог форм см. здесь.

Полное оформление дела предусматривает (п.73 Правил № 143):

✓ систематизацию документов дела;

✓ подшивку или переплет дела;

✓ нумерацию листов в деле;

✓ составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.78 Правил);

✓ составление листа-заверителя дела;

✓ оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

Дополнительно по теме • Какие шрифт и размеры полей необходимо использовать при оформлении обложек личных дел работников? • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Для закрепления знаний пройдите тест.

4. Проверяем формирование дел

Дела за 2021 год должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (ч.2 п.44 Правил № 143).

Справочно Порядок формирования электронных дел определен гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.8 Инструкции № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Правила формирования дел см. здесь.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Как правильно сформировать дела с такими приказами: о приеме, увольнении (которые обозначаются литерой «к»); о внесении изменений в штатное расписание (которые обозначаются литерой «ш»); об оказании материальной помощи (которые обозначаются литерой «л»); о предоставлении трудового отпуска (которые обозначаются литерой «л»); о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (которые обозначаются литерой «к»)? • В организации ежегодно ведется дело с актами приема-передачи исключительного имущественного права на произведение к авторским договорам (срок хранения 75 лет). Работники бухгалтерии формируют документы в дело того месяца и года, в которых по ним было начислено авторское вознаграждение (не по датам документов в пределах делопроизводственного года). Допускается ли такой порядок формирования дела? Как включать эти дела в описи при сдаче документов в архив организации?

Для закрепления знаний пройдите тест.

5. Готовим и передаем дела в архив

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.4 Правил № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (п.97 Правил № 143).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляют буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.88 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив) согласно приложению 3 к Правилам № 143, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации (п.99 Правил № 143).

Дополнительно по теме • При оформлении личных дел обнаружено, что во внутреннюю опись дела были внесены: обходные листы, инструктаж, копии паспортов (документы, которые не хранятся в личном деле). Кроме того, в «Итого» внутренней описи вместо количества документов указано количество листов. Как правильно убрать вышеуказанные документы из дела: в примечании написать «изъято»? Как грамотно внести исправления во внутреннюю опись или в данном случае ее следует пересоставить? • Можно ли несколько личных дел уволенных работников при подготовке к передаче в архив организации сформировать в одно дело (том)? • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Для закрепления знаний пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»