Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: ОФОРМЛЕНИЕ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЕННЫХ ДЕЛ

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (глава 10);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (глава 5);

• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

По окончании делопроизводственного (календарного) года в структурных подразделениях к выпискам из номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов.

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года.

Итоговая запись к выписке подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем структурные подразделения передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, делая соответствующую отметку на выписке из номенклатуры дел.

Служба документационного обеспечения управления на основе полученных сведений в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел в целом в организации.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации»; • «Схема построения номенклатуры дел организации»;  • «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел»; • «Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел».

29.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела