Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Организационно-распорядительные документы в организации
Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).
При оформлении организационно-распорядительных документов в организации следует руководствоваться:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
• унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее - УСОРД);
• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь. |
 |
Справочно Классификатор видов документов, используемых в УСОРД, см. здесь. |
| Группа документов | Название вида документа | Оформление на бланке | Понятие, особенности | Норма | Материалы по теме |
| Организационные | Устав | На общем бланке организации. Справочно Виды и формы бланков документов см. здесь |
Нормативный правовой акт, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений. В левом верхнем углу титульного листа на уровне реквизита «Гриф утверждения» проставляется отметка о государственной регистрации (штамп), в нижней части - место и год составления. Страницы устава должны быть пронумерованы. На титульной странице устава отмечаются сведения, кем (название полномочного органа) и когда принят устав, а также учиняется отметка о государственной регистрации объединения. Устав вместе с титульным листом должен прошиваться и скрепляться с оборотной стороны печатью регистрирующего органа и подписью уполномоченного должностного лица |
Часть вторая п.1 ст.21 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»; п.1 ст.48 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК); пп.7, 30 Инструкции о порядке оформления и рассмотрения документов, связанных с государственной регистрацией, ликвидацией политических партий, иных общественных объединений, их союзов (ассоциаций), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2005 № 48. От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 марта 2023 г. следует руководствоваться пп.7, 30 Инструкции № 48 в ред. постановления Минюста от 28.02.2023 № 14 |
Утверждена новая Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 |
| Положение | Нормативный акт, который определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы. Структура текста: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Взаимоотношения. Связи |
УСОРД | Положение о структурном подразделении | ||
| Правила | Правовой акт, издаваемый в организации, который конкретизирует нормы с целью регулирования поведения в определенных сферах и по процедурным вопросам. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный правовой акт, регулирующий в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК), иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в том числе порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания |
УСОРД; п.2 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 |
Правила внутреннего трудового распорядка | ||
| Инструкция | Правовой акт, детально определяющий содержание и вопросы регулирования в определенной области | УСОРД | Должностная (рабочая) инструкция. Формы (примеры): Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») | ||
| Штатное расписание | Локальный правовой акт организации, которым определяются структура организации и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по организации | Статья 194 ТК; УСОРД |
Структура и штатная численность | ||
| Распорядительные | Приказ | На общем бланке или специальном бланке для приказа (при их значительном объеме). Обратите внимание! Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год (часть третья п.23Инструкции по делопроизводству) |
Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и по личному составу (часть вторая п.98 Инструкции по делопроизводству) |
Пункты 93-102 Инструкции по делопроизводству | Какие приказы относятся к сложным по структуре? Необходимо ли использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в приказе, который состоит из пунктов, начинающихся словами «Принять», «Уволить», «Перевести»? Формы (примеры): Приказ по личному составу (сложный по структуре) |
| Распоряжение | На общем бланке или специальном бланке для распоряжений (при их значительном объеме) | Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Право издания и подписания распоряжений руководителем организации закрепляется в уставе организации (положении о ней). Право издания распоряжений другими работниками (заместителями руководителя, директорами по направлениям деятельности, главным инженером и др.) закрепляется в локальных правовых актах организации. Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам |
Пункты 94, 98 Инструкции по делопроизводству | Как правильно оформлять распоряжения? Кто имеет право их издавать? | |
| Указание | На общем бланке или специальном бланке для указаний (при их значительном объеме) | Правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Обратите внимание! Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа |
Пункт 95 Инструкции по делопроизводству | ||
| Решение | На общем бланке или специальном бланке (при их значительном объеме) | Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ | Пункт 11 Инструкции по делопроизводству | Решение собственника имущества (учредителя, участника) о создании организации | |
| Информационно-справочные | Акт | Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4 | Документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. |
Пункты 111-117 Инструкции по делопроизводству; УСОРД |
Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания. Формы (примеры): Акт приема-передачи личных дел |
| Уведомление | При направлении юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, - бланк для письма; для работников организации - общий бланк |
УСОРД | Уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта). Уведомление профсоюзу об увольнении работника | ||
| Докладная записка | Внешние - на общем бланке; внутренние - на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 |
Информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.); в зависимости от адресата делятся на внешние и внутренние |
Пункты 118-123 Инструкции по делопроизводству; УСОРД |
Докладная записка о поощрении. Докладная записка о командировании. Формы (примеры): Докладная записка о ведении делопроизводства в структурных подразделениях | |
| Объяснительная записка | Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 | УСОРД | Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины | ||
| Письмо | Бланк для письма. Обратите внимание! Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (часть вторая п.30 Инструкции по делопроизводству) |
Обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. |
Пункты 133-137 Инструкции по делопроизводству | Письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю | |
| Протокол | На общем бланке или специальном бланке для протокола (при их значительном объеме) | Документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы формы: - полной; - краткой; - сокращенной |
Пункты 103-110 Инструкции по делопроизводству | Протокол собрания учредителей (учредительного съезда, конференции, общего собрания или иного учредительного собрания) о создании организации. Формы (примеры): Протокол заседания экспертной комиссии краткой формы (согласование номенклатуры дел) (пример) . Протокол заседания экспертной комиссии организации об увеличении срока хранения электронных документов | |
| Расписка | На общем бланке организации либо на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 | Понятие расписки в законодательстве Республики Беларусь не определено. Термин «расписка» употребляется в ГК, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. Под распиской следует понимать справочный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия (действия) |
|||
| Справка | Внутренние - на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние - на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа |
Информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные; в зависимости от адресата - на внутренние и внешние |
Пункты 124-132 Инструкции по делопроизводству | ||
| Отчет, пресс-релиз, сводка, обзор и пр. | Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 | Сводка - разновидность служебной справки, оформляется в виде таблицы, графика. Пресс-релиз - письменное сообщение для средств массовой информации от имени руководства организации |
Пункт 132 Инструкции по делопроизводству |
17.04.2020
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»