Организационно-распорядительные документы в организации

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

19.07.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

В материале рассмотрены документы, которые относятся к организационно-распорядительным, и их оформление.

Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

При оформлении организационно-распорядительных документов в организации следует руководствоваться:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Классификатор видов документов, используемых в УСОРД, см. здесь.

Группа документов	Название вида документа	Оформление на бланке	Понятие, особенности	Норма	Материалы по теме
Организационные	Устав	На общем бланке организации. Справочно Виды и формы бланков документов см. здесь	Нормативный правовой акт, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается собственником имущества (учредителями, участниками). Гражданским кодексом и иными законодательными актами может устанавливаться иной порядок утверждения уставов юридических лиц. Страницы устава должны быть пронумерованы. На титульной странице устава отмечаются сведения, кем (название полномочного органа) и когда принят устав, а также учиняется отметка о государственной регистрации объединения	Часть 2 п.1 ст.21 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»; п.1 ст.48 ГК; пп.7, 30 Инструкции о порядке оформления и рассмотрения документов, связанных с государственной регистрацией, ликвидацией политических партий, иных общественных объединений, их союзов (ассоциаций), утв. постановлением Минюста от 30.08.2005 № 48
	Положение		Нормативный акт, который определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы. Структура текста: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Взаимоотношения. Связи	УСОРД	Положение о структурном подразделении. Формы документов - Положение об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива (пример). - Положение о документообороте (пример)
	Правила		Правовой акт, издаваемый в организации, который конкретизирует нормы с целью регулирования поведения в определенных сферах и по процедурным вопросам. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный правовой акт, регулирующий в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в том числе порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания	УСОРД; п.2 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46	Правила внутреннего трудового распорядка
	Инструкция		Правовой акт, детально определяющий содержание и вопросы регулирования в определенной области	УСОРД	Должностная (рабочая) инструкция.
	Штатное расписание		Локальный правовой акт организации, которым определяются структура организации и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по организации	Статья 194 ТК; УСОРД	- Структура и штатная численность. - Как внести изменения в штатное расписание
Распорядительные	Приказ	На общем бланке или специальном бланке для приказа (при их значительном объеме). Обратите внимание! Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год (ч.3 п.23 Инструкции по делопроизводству)	Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией. Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и по личному составу (ч.2 п.98 Инструкции по делопроизводству)	Пункты 93-102 Инструкции по делопроизводству	- Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам: порядок оформления. - Какие приказы относятся к сложным по структуре? Необходимо ли использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в приказе, который состоит из пунктов, начинающихся словами «Принять», «Уволить», «Перевести»? Формы документов - Приказ о создании комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности с возложением обязанностей по ведению делопроизводства (пример). - Приказ о заключении нового контракта (пример). - Приказ о подготовке помещения к эксплуатации в осенне-зимний период (пример)
	Распоряжение	На общем бланке или специальном бланке для распоряжений (при их значительном объеме)	Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Право издания и подписания распоряжений руководителем организации закрепляется в уставе организации (положении о ней). Право издания распоряжений другими работниками (заместителями руководителя, директорами по направлениям деятельности, главным инженером и др.) закрепляется в локальных правовых актах организации. Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы. Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже. В распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам	Пункты 94, 98, 99 Инструкции по делопроизводству	- Распоряжения: порядок оформления и хранения. - Могут ли в организации издаваться приказы и распоряжения? Если да, то в каких случаях? - Устав ООО предусматривает издание директором приказов. Про распоряжения не сказано. Директор ООО хочет издать распоряжение. Вправе ли директор, не внося изменения в устав ООО, издать распоряжение, поскольку ТК предусматривает это? Формы документов - Распоряжение по личному составу (пример). - Распоряжение по основной деятельности о проведении республиканского субботника (пример)
	Решение	На общем бланке или специальном бланке (при их значительном объеме)	В организациях могут издаваться распорядительные документы, в том числе решение. Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Решения, издаваемые в организациях, подразделяются на два вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и по личному составу (ч.2 п.98 Инструкции по делопроизводству)	Пункты 92, 98, 99 Инструкции по делопроизводству	Решение собственника имущества (учредителя, участника) о создании организации
Информационно-справочные	Акт	Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4	Документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.	Пункты 111-117 Инструкции по делопроизводству; УСОРД	- Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив). - Акты: состав реквизитов и порядок оформления. - Акт в делопроизводстве и архивном деле: каталог форм. Формы документов - Акт об уничтожении бланков строгой отчетности (пример). - Акт проверки наличия и состояния дел фонда (пример)
	Уведомление	При направлении юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, - бланк для письма; для работников организации - общий бланк		УСОРД	- Уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта). Формы документов - Уведомление заявителю при повторном обращении о прекращении переписки (пример). - Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (пример)
	Докладная записка	Внешние - на общем бланке; внутренние - на стандартных листах бумаги формата А4 или А5	Информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.); в зависимости от адресата делятся на внешние и внутренние	Пункты 118-123 Инструкции по делопроизводству; УСОРД	- Докладная записка о поощрении. - Докладная записка о командировании. - Докладная записка в делопроизводстве: каталог форм. Формы документов - Докладная записка об утрате документов в структурном подразделении (пример)
	Заявление	На стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке	Документ, содержащий просьбу о чем-либо (например, о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Заявление - ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц), ИП (абз.3 ст.1, п.1 ст.11 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»). Необходимость подготовки заявлений может быть предусмотрена НПА		- Заявление об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь. - Заявление о приеме на работу. - Заявление в делопроизводстве: каталог форм. Формы документов - Заявление об отзыве обращения (пример)
	Объяснительная записка	Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4 или А5		УСОРД	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. Объяснительная записка: составление, оформление и хранение. Формы документов - Объяснительная записка об аварии на линии розлива слабоалкогольных напитков (пример)
	Письмо	Бланк для письма. Обратите внимание! Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (ч.2 п.30 Инструкции по делопроизводству)	Обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.	Пункты 133-137 Инструкции по делопроизводству	- Служебные письма: оформляем правильно. - Разновидности служебных писем. - Сопроводительные письма: порядок оформления и регистрации. - Письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю. Формы документов - Форма совместного письма (пример). - Сопроводительное письмо о пересылке копии обращения гражданина
	Представление	Внешние - на общем бланке; внутренние - на стандартных листах бумаги формата А4 или А5	Документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении работника организации
	Протокол	На общем бланке или специальном бланке для протокола (при их значительном объеме)	Документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы формы: - полной; - краткой; - сокращенной	Пункты 103-110 Инструкции по делопроизводству	- Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления. - Протокол собрания учредителей (учредительного съезда, конференции, общего собрания или иного учредительного собрания) о создании организации. - Протокол в делопроизводстве: каталог форм. Формы документов: - Протокол заседания экспертной комиссии о внесении изменений в номенклатуру дел (пример)
	Расписка	На общем бланке организации либо на стандартных листах бумаги формата А4 или А5	Понятие расписки в законодательстве не определено. Термин «расписка» употребляется в ГК, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40. Под распиской следует понимать справочный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия (действия)		- Расписка о приеме документов учреждением высшего образования. - Расписка в приеме от гражданина личного документа воинского учета
	Справка	Внутренние - на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние - на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа	Информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные; в зависимости от адресата - на внутренние и внешние	Пункты 124-132 Инструкции по делопроизводству	- Справка в делопроизводстве: каталог форм. Формы документов - Справка об утрате дела (личные карточки уволенных работников) (пример)
	Отчет, пресс-релиз, сводка, обзор и пр.	Как на общем бланке, так и на стандартных листах бумаги формата А4 или А5	Сводка - разновидность служебной справки, оформляется в виде таблицы, графика. Пресс-релиз - письменное сообщение для средств массовой информации от имени руководства организации	Пункт 132 Инструкции по делопроизводству	Формы документов - Сводка с обобщением результатов анализа замечаний и предложений заинтересованных лиц, касающихся осуществления административных процедур