Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Отпуск-2022: полезные советы и сервисы, которые упростят работу кадровику и бухгалтеру

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

20.05.2022

Если у вас на столе растет стопка заявлений, а самые популярные вопросы от коллег: сколько дней отпуска у меня осталось, какой размер отпускных и когда мне их перечислят - значит, отпускной сезон начался и будет много монотонной работы.

Кадровику надо уведомлять сотрудников об отпусках, проверять даты окончания отпусков с учетом праздников и выяснять, сколько же у работника «неотгулянных» дней.

Бухгалтеру предстоит начислять отпускные, исчислять налоги и отчисления, отражать в учете и многое-многое другое.

Но оказывается, эти задачи решить легко - достаточно применить полезные сервисы в «Бизнес-Инфо». Они возьмут часть рутины на себя, и вы справитесь со всеми задачами в срок.

Какие полезные сервисы есть в «Бизнес-Инфо», рассказано в разделах:

В подборке «Всё по одной теме. Трудовые отпуска» есть ответы на вопросы по начислению, отражению в бухгалтерском и налоговом учете и документальному оформлению отпускных.

1. Калькуляторы

Кадровику • Калькулятор трудового отпуска. • Калькулятор дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы. • Калькулятор количества дней трудового отпуска, компенсируемых при увольнении работника. • Калькулятор «График отпусков». • Калькулятор рабочего года.

Бухгалтеру • Калькулятор среднего заработка, сохраняемого за время отпуска.

2. Готовые примеры форм документов при оформлении отпусков и аналитические материалы с разъяснениями

Кадровику • Заявления о предоставлении отпуска: каталог форм. • Приказы о предоставлении отпуска: каталог форм. • Алгоритм действий нанимателя при предоставлении трудового отпуска. • Трудовой отпуск - 2021: перенос, продление, замена денежной компенсацией. • 15 ошибок при предоставлении трудовых отпусков. • Предоставление трудового отпуска: 10 важных особенностей. • Трудовой отпуск - 2021: перенос, продление, замена денежной компенсацией. • Изменение продолжительности дополнительных трудовых отпусков. • Компенсация за неиспользованный трудовой отпуск при увольнении: как правильно рассчитать рабочий год.

Бухгалтеру • Расчет средней заработной платы, сохраняемой за время трудового отпуска (пример). • Расчет среднего заработка: разбираем ситуацию. • Исчисление среднего заработка, сохраняемого за время трудового отпуска. • Трудовой отпуск. Учет и налогообложение: шпаргалка бухгалтера.

3. Тесты для проверки знаний о предоставлении отпуска

Кадровику • Трудовой отпуск (часть 1). • Трудовой отпуск (часть 2).

Бухгалтеру • Исчисление среднего заработка, сохраняемого за время трудового и социального отпусков.

Справочно При каких условиях компенсация трудового отпуска разрешена и запрещена, см. в инфографике.

4. Полезные советы кадровикам и бухгалтерам: как отправить работника в отпуск

Предупредите работника о начале отпуска

Задача кадровика - предупредить сотрудников о начале отпуска. Это нужно сделать не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска. Исключение - когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст.169 ТК).

В крупных организациях не всегда выполняют эту обязанность из-за большого штата: отследить начало отпусков всех работников сложно. Как же справиться с этой работой быстро и не нарушая законодательства? Предлагаем использовать калькулятор «График отпусков»! Нажмите в нем кнопку «Фильтр». После этого в каждой графе появится возможность отфильтровать информацию по нужному критерию. Например, вы хотите получить список тех, кто уходит в отпуск в конкретном месяце. Для этого в графе «Начало трудового отпуска» в фильтре поставьте галочку относительно требуемого месяца. Если хотите посмотреть период отпуска по фамилии - нажмите фильтр и выберите фамилию. Точно так же можно сформировать список по любому критерию.

Приведем алгоритм, как действовать эффективно.

Шаг 1. Из калькулятора «График отпусков» распечатайте список сотрудников, которые пойдут в отпуск, например, в июне. Список можно разместить у себя на столе, так вы не забудете ни об одном из сотрудников.

Шаг 2. Используйте готовые формы приказа и уведомления:

• Уведомление работника о времени начала трудового отпуска (вариант 1) (пример).

• Уведомление работника о времени начала трудового отпуска (вариант 2) (пример).

Шаг 3. Заполните и распечатайте эти формы.

Обратите внимание! Подписать график отпусков - не значит уведомить об отпуске. Иногда работодатели считают, что подписи работников в графике отпусков означают, что они уведомлены об отпуске, но это не так.

Как уже было сказано, ТК обязывает работодателя уведомить работника о времени начала отпуска за 15 календарных дней, при предоставлении отпуска индивидуально форма такого уведомления - письменная (ст.169 ТК).

Если приказ об отпуске издали заранее и работник в нем расписался за 15 календарных дней до его начала, то нормы законодательства соблюдены. Но уведомление об отпуске удобно тем, что работник сориентируется, планирует ли он отдыхать в эти даты или хочет их изменить.

Проверьте дату окончания отпуска

Многие работники, планируя отпуск, отсчитывают от начальной даты количество дней отдыха без учета праздников, которые выпадают на этот период. Или, запутавшись в переносах, приписывают себе лишние дни. Задача кадровика - проконтролировать, чтобы в заявлении на отпуск стояла верная дата окончания отпуска.

Справочно Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч.1 ст.147 ТК). Государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, определены Указом от 26.03.1998 № 157.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 июля 2022 г. в ч.1 ст.147 ТК Законом от 30.06.2022 № 183-З внесены изменения, не повлиявшие на суть материала.   В количество дней трудового отпуска праздничные дни не включаются независимо от того, на рабочий или выходной день они приходятся.

Приведем две ситуации, когда отпуск продлевается и не продлевается на один день из-за государственного праздника.

Работники Иванов С. и Макаров Н. уходят в отпуск с 27 июня 2022 г. и планируют отдохнуть 14 календарных дней. В этот период есть один нерабочий праздничный день - 3 июля.

Ситуация 1 Иванов С. написал в заявлении: «Прошу предоставить отпуск на 14 календарных дней с 27 июня». Его отпуск продлится еще на один день. В общей сложности Иванов С. отдохнет 15 дней и выйдет на работу 12 июля. В приказе об отпуске кадровик укажет общее количество календарных дней отпуска - 14. Период отпуска - с 27 июня по 11 июля.

Ситуация 2 Макаров Н. попросил в заявлении отпуск с 27 июня по 10 июля. При таком оформлении отпуск автоматически не продлится: его продолжительность будет 13, а не 14 календарных дней. Работник выйдет на работу 11 июля. В приказе на отпуск кадровик укажет общее количество календарных дней отпуска - 13. Период отпуска - с 27 июня по 10 июля.

Чтобы избежать подобных ситуаций, заведите шаблон заявления, где работник укажет только начальную дату отпуска и его продолжительность. Окончание отпуска вы определите сами.

Не запутаться в датах окончания отпусков вам поможет и калькулятор трудового отпуска, в котором предусмотрена дополнительная опция. При вводе на листе «Период труд. отпуска 2022» даты начала отпуска и указании количества дней отпуска (например, планируемого) дата окончания отпуска рассчитывается автоматически с учетом попадания в интервал между началом и окончанием отпуска государственных праздников.

Также в работе вам пригодятся:

• Заявления о предоставлении отпуска: каталог форм.

• Приказы о предоставлении отпуска: каталог форм.

Посчитайте оставшиеся дни отпуска

Накануне отпуска работники чаще всего спрашивают, сколько дней отдыха у них осталось. Сходу посчитать количество отпускных дней непросто. Вместе с тем есть основные правила, которыми нужно руководствоваться. Напомним их.

1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют за каждый рабочий год.

Справочно Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

2. Рабочий год для исчисления трудового отпуска в определенных случаях сдвигается (ст.165 ТК).

Пример Работника приняли в компанию 16 мая 2021 г. Значит, первый рабочий год - с 16 мая 2021 г. по 15 мая 2022 г.

3. Период, за который работодатель предоставляет отдых, нужно отразить в приказе на отпуск.

4. С увольнением работника также прекращает течь его отпускной стаж.

Когда работник устраивается на работу к новому работодателю, он заново зарабатывает отпускной стаж с первого дня работы.

5. За каждый рабочий год сотруднику положен полный отпуск - минимум 24 календарных дня или больше, если работник имеет право на удлиненный отпуск (ст.154 ТК).

Отпуск разделили: что с компенсацией?

Запомнить правила замены отпуска денежной компенсацией поможет инфографика.

Как рассчитать средний заработок для расчета отпускных

Рассчитать отпускные работнику несложно, главное - правильно исчислить средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска. Поможет в этом калькулятор среднего заработка, сохраняемого за время отпуска.

Обратите внимание! Порядок исчисления среднего заработка, сохраняемого работнику за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с получением образования) отпусков, для выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск определен гл.2 и 4 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утв. постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47 (п.1 Инструкции № 47).

Средний заработок, сохраняемый за время отпуска, для определения размера компенсации исчисляется исходя из зарплаты, начисленной работнику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (выплаты компенсации), независимо от того, за какой рабочий год предоставляется отпуск (выплачивается компенсация).

Если зарплата за последний месяц перед его уходом в отпуск еще не начислена, средний заработок исчисляется за 12 месяцев, начиная не с месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск, а на один месяц раньше, и в дальнейшем не пересчитывается (п.11 Инструкции № 47).

Пример Работник уходит в отпуск с 4 июня 2022 г. Зарплата за май 2022 г. еще не начислена. В расчетный период включаются месяцы с мая 2021 г. по апрель 2022 г. После начисления зарплаты за май 2022 г. расчетный период не пересматривается и отпускные не пересчитываются.

Справочно При исчислении среднего заработка в расчет принимается начисленная зарплата с учетом перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, согласно приложению к Инструкции № 47 (п.5 Инструкции № 47).

Порядок расчета отпускных и аналитика по теме есть в разделе 4 подборки «Всё по одной теме. Трудовые отпуска».

Начислили отпускные: исчислим подоходный налог и страховые взносы

Подоходный налог

Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск - это объект налогообложения подоходным налогом. Поэтому при их выплате организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (подп.1.10 п.1 ст.197, п.4 ст.208, п.1 ст.216 НК).

При определении налоговой базы из суммы отпускных (компенсации) последовательно вычитаются стандартные, социальные и имущественный налоговые вычеты в порядке, установленном ст.209-211 НК (ч.1 п.3 ст.199 НК).

Ставка подоходного налога с физических лиц - 13 %, если иное не определено ст.214 НК (п.1 ст.214 НК).

Сумма подоходного налога = Налоговая база × Налоговая ставка

Не забудьте, что по переходящим отпускным (отпуск начинается в одном календарном месяце, а заканчивается в другом) налоговую базу подоходного налога надо определить отдельно за каждый календарный месяц. При этом:

• отпускные, начисленные в одном месяце, но приходящиеся на другие месяцы, в том числе предыдущего или следующего календарного года, включаются в доходы того месяца, за который они начислены (абз.2 п.4 ст.213 НК);

• вычитание стандартных вычетов производится в размерах, действовавших в месяце, за который исчисляется подоходный налог (ч.1 п.3 ст.199 НК).

Дополнительно по теме • Калькулятор подоходного налога с физических лиц. • Ставки подоходного налога с физических лиц (на 2022 год). • Размеры стандартных налоговых вычетов по подоходному налогу с физических лиц в 2022 году. • Как исчислить подоходный по отпускным выплатам, разъяснено в разделе 6.1 подборки «Всё по одной теме. Трудовые отпуска».

Справочно Компенсация за неиспользованный отпуск включается в доходы того месяца, в котором она начислена, независимо от того, за какой отработанный год она начисляется. Стандартные вычеты применяются в размерах, действовавших в месяце, в котором компенсация начислена.

Взносы в бюджет фонда и Белгосстрах

Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск являются объектами для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Кроме того, компенсация за неиспользованный трудовой отпуск (ст.161, 179 ТК) не относится к компенсациям, перечисленным в п.8 Перечня № 115, на которые не начисляются страховые взносы.

Два момента, о которых надо помнить.

1. Страховые взносы в бюджет фонда на сумму отпускных (компенсации), превышающую пятикратную величину средней зарплаты работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который они уплачиваются, не начисляются (абз.2 п.1 ст.4 Закона от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»).

2. Сумма страховых взносов в бюджет фонда за месяц должна быть не менее суммы таких взносов, исчисленной из размера МЗП, установленной и проиндексированной в соответствии с законодательством в месяце, за который начислены взносы (ч.1 п.1 ст.9 Закона № 118-З).

Как начислить страховые взносы, разъяснено в разделе 6.2 подборки «Всё по одной теме. Трудовые отпуска».

Когда выплатить отпускные

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст.176 ТК). Казалась бы норма простая, но есть проблема - законодательством установлен крайний срок выплаты отпускных, но не указано, в каких днях он исчисляется - в рабочих или календарных. Поэтому применяются правила, предусмотренные ст.10 ТК, то есть срок для выплаты отпускных исчисляется в календарных днях.

При исчислении срока выплаты отпускных учтите, что в расчет не берется (ст.176 ТК):

1) день начала отпуска, так как установлено, что выплата отпускных должна быть произведена до начала отпуска;

2) день выплаты отпускных, поскольку определено, что отпускные выплачиваются не позднее чем за 2 дня.

Таким образом, между днем выплаты отпускных и днем начала отпуска должно быть как минимум 2 дня.

Если крайний день выплаты отпускных выпадает на выходной день или праздник, то их надо выплатить накануне (ч.3 ст.73 ТК).

Пример В организации пятидневная рабочая неделя с рабочими днями с понедельника по пятницу. Работнику оформлен трудовой отпуск с понедельника 16 мая 2022 г. Отпускные надо выплатить за 2 дня до 16 мая 2022 г. 00:00 ч. (так как календарный день 16 мая 2022 г. начинается в 00:00 ч.). Средний заработок за время трудового отпуска согласно ст.176 ТК должен быть выплачен 13 мая 2022 г. до 24:00 (за 2 дня - 14 и 15 мая 2022 г. - до начала трудового отпуска). Если бы работник оформил отпуск со вторника 17 мая 2022 г., отпускные следовало выплатить 14 мая, так как эта суббота - рабочая и отпускные можно было перечислить. А если отпуск оформлен с 24 мая, то, поскольку 21 мая 2022 г. - выходной день (суббота), отпускные надо выплатить 20 мая 2022 г. Обратите внимание, что не на следующий рабочий день, а в последний рабочий день до 21 мая 2022 г., чтобы соблюдалась ст.176 ТК.

5. Обсуждение в Сообществе

Оформление приказа на предоставление трудового отпуска

 Кто отправляет директора в отпуск? Может ли директор отправить «сам себя» приказом в отпуск, либо приказ должен быть на учредителя?

 За сколько дней до начала отпуска нужно отдавать приказ на отпуск работника? Бюджетная организация.

Перенос рабочего дня

 Рабочий день 02.05.2022 перенесен на 14.05.2022. Работник с 10.05.2022 в трудовом отпуске. Нужно ли ему отрабатывать за 02.05.2022?

 Работник был 02.05.2022 (перенос на 14.05.2022) в трудовом отпуске. 10.05.2022 отпуск закончился. У нас возникла производственная необходимость 14.05.2022, чтобы она была на работе. Какой это будет приказ - об организации рабочего дня в выходной день или отзыв из трудового отпуска?

Отзыв из отпуска

 Можно ли сделать отзыв из трудового отпуска работника на 10 дней с согласия самого работника за текущий год, если работник за этот год еще не брал трудовой отпуск и, соответственно, оставшуюся часть отпуска на 14 дней за текущий год он еще отгуляет позже с его же согласия?

Отпуск за первый рабочий год

 Работник отработал меньше 6 месяцев, но ему необходимо взять трудовой отпуск (работает в ледовом дворце, и его закрывают на 1 месяц). Можно ли предоставить согласно пропорционально отработанному времени за 4 месяца? Наниматель говорит писать за свой счет.

Отпуск при переводе

 Работник уходит в трудовой отпуск. Рабочий период - с 09.08.2021 по 08.08.2022. С 09.08.2021 по 31.03.2022 работал энергетиком, положенное количество дней отпуска: 24 дня - основной, 5 дней - поощрительный в соотв. с абз.3 п.3 ч.1 ст.261² ТК РБ, 1 день - за ненормированный рабочий день. С 01.04.2022 переведен электромонтером, положенное количество дней отпуска: 24 дня - основной, 1 день - поощрительный. Как правильно рассчитать общее количество дней отпуска? Как это отразить в приказе?

Срок хранения «отпускных» документов

 Какой срок хранения заявлений о предоставлении трудовых, социальных отпусков?

Больничный во время отпуска

 Работник заболел во время трудового отпуска. Значит, отпуск продлевается/переносится на количество дней болезни. Реализуется ли это правило, если работнику дали трудовой отпуск авансом? И еще вопрос по ст.171. Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска? То есть я иду в отпуск, мне не выплатили отпускные (допустим, заплатили на третий день отпуска - итого просрочка оплаты 5 дней). Значит, я могу написать заявление о продлении отпуска в связи с несвоевременной выплатой отпускных? И мой отпуск таким образом увеличится на 3 дня? Или эти 3 дня я должна буду отработать и на количество дней отпуска несвоевременная выплата не влияет?

Материальная помощь на оздоровление

 Руководитель уходит в отпуск в мае, согласно контракту материальная помощь на оздоровление в размере двух окладов. Оклад повышался в январе и в апреле. Как правильно выплатить два оклада - из апрельского или с учетом среднего из расчета 4 месяцев?

 Можно ли работнику не выплачивать материальную помощь к отпуску в связи с нарушением трудовой дисциплины (прогул, алкогольное опьянение), если это прописано в коллективном договоре?

 Можно ли выплатить единовременную материальную помощь к отпуску частями, в контракте предусмотрено 2 оклада? Но в зависимости от финансового состояния компании на данный момент есть возможность выплатить 1 оклад, а второй оклад выплатить в более поздний период.

Исчисление подоходного налога при «переходящем» отпуске

 Сотрудник уходит в трудовой отпуск с 25 апреля по 24 мая 2022 г. Отпускные - переходящие на другой месяц. Как правильно удержать подоходный налог с отпускных в 2022 году и как правильно отразить в бухгалтерском учете? Нужно ли с отпускных за май удержать подоходный налог и отразить в учете в апреле?

Начисление и удержание отпускных

 При начислении отпускных выбрасывается ли месяц, если работнику предоставлен отпуск по инициативе нанимателя с частичным сохранением заработной платы и оплата производится в размере 2/3 тарифной ставки за весь период (не простой)? Ст.191 ТК РБ.

 Работнику был предоставлен отпуск авансом за рабочий год, который еще не отработал. Необходимо ли удерживать за излишне предоставленные дни при увольнении?

 В марте была выплачены премия из ФОТ за февраль. При расчете отпускных премию включаем в начисленную заработную плату за февраль или март? И если бы была выплачена просто ежемесячная премия за февраль в марте, то мы ее тоже в какой месяц бы включили?

 Единовременные премии, носящие несистематический характер (выплата составляет более одного раза в календарном году), входят в исчисление среднего заработка для трудового отпуска или нет?

6. Интернет-семинар

Исчисление среднего заработка, сохраняемого за время отпуска и в других установленных законодательством случаях

Татьяна Осипова
экономист

26-27 мая

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»