Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Порядок ведения, хранения и использования личных дел определяется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2). Таким образом, личные дела учащихся оформляются в соответствии с этим документом.

Оформление личного дела учащегося

В процессе ведения личного дела учащегося в него включаются документы, характеризующие деловые и личные качества учащегося:

• характеристики и аттестационные листы;

• решения педагогического совета;

• заявления учащегося о переводе, отчислении, иные документы, послужившие основанием для перевода, отчисления учащегося;

• копии (выписки) приказов о переводе, отчислении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;

• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев отчисления учащихся в качестве меры дисциплинарного взыскания);

• справки о месте жительства, составе семьи, размере стипендии;

• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Личные дела должны храниться отдельно от других дел (п.19 Инструкции № 2). В учебном заведении личные дела учащихся хранятся в учебной части или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек каждого дела обязательно указываются номера дел по номенклатуре, кроме того, можно указать фамилию, имя и отчество учащегося. Последовательность расположения личных дел на полках может соответствовать количеству групп. Личные дела групп можно разделять специальными разделителями по номерам групп.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого личного дела затрачивается не более 5 мин.

Часто документы, уже включенные в личное дело, могут в течение года потребоваться директору, заведующему отделением и другим должностным лицам. В этих случаях документы могут быть изъяты из дела только ответственным за формирование и хранение личных дел работником.

Использование документов и содержащейся в них информации представляет собой вид работы, направленной на удовлетворение информационных потребностей юридических лиц и граждан (п.338 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Все личные дела учащихся подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Выдача личного дела учащегося

Личные дела учащихся могут выдаваться во временное пользование работникам учебного заведения либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя учебного заведения.

Обратите внимание! При выдаче личного дела учащегося во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (часть вторая п.21 Инструкции № 2).

Личные дела другим должностным лицам выдаются с разрешения заместителя директора по учебной работе.

Внутри организации

Дела сотрудникам подразделений для работы выдаются под расписку или на основании докладной записки.

Личные дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 1 месяца.

Для контроля за возвратом дел на выданное дело заводится карта-заместитель дела, оформляемая по форме приложения 19 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении дела.

Пример заполнения карты-заместителя личного дела учащегося

Учреждение образования «Минский государственный колледж…»
Учебная часть

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Личное дело № 2-12/34 Морозовой Ольги Александровны

Выдано 01.09.2015 во временное пользование до 15.09.2015

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, когда и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Сторонней организации

Сторонней организации документы и дела выдаются на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Если по запросу необходимо изъятие документов из дел постоянного хранения, а это допускается в исключительных случаях, то такое изъятие производится только с разрешения руководителя учебного заведения или его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель документа, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 4.

Пример заполнения листка-заместителя документа в личном деле учащегося

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа копия диплома             Дата 15.02.2011             Индекс Щ № 107112

Корреспондент прокуратура г. Минска (письмо-запрос от 15.02.2015 № 1-13/235)

Заголовок (или краткое содержание документа) Диплом об окончании колледжа Мороз О.А.

Выдан 23.02.2013

            (дата выдачи)

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Бланки листка-заместителя документа, карты-заместителя дела, контрольных карточек на выдачу личного дела должны быть в электронном виде у каждого сотрудника, ответственного за формирование и хранение дел в структурном подразделении.

Руководитель учебного заведения приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в акте.

Справочно Воспользуйтесь примерными формами документов: 1. Приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел учащихся. 2. Акт проверки наличия и состояния личных дел учащихся.

Изъятие документов из дел постоянного хранения по требованию компетентных органов (например: суды, прокуратура и т. д.) может производиться только на основании письменных распоряжений этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением протокола выемки подлинника с обязательным включением в дело на его место заверенной копии изъятого документа.

Справочно Для более детального изучения см. вопрос «Как оформляется акт изъятия служебных документов?».

После возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание дела, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

21.03.2016

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу