Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Приказ о создании комиссии: оформляем правильно

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.11.2022

В организации создаются комиссии по различным направлениям деятельности. В особенностях оформления приказа разбирались в разделах:

Виды комиссий, создаваемых в организации

Комиссия представляет собой группу работников организации, поэтому ИП и организации, в которых нет штатных единиц, кроме директора, комиссии не создают.

Как правило, вид комиссии, ее функции и состав регламентирует НПА.

Так, в организации должны и (или) могут создаваться следующие комиссии:

• инвентаризационная (ч.1 п.12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180);

• по проведению амортизационной политики (ч.1 п.6 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утв. постановлением Минэкономики, Минфина, Минстройархитектуры от 27.02.2009 № 37/18/6);

• по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности (п.1 ст.21 Закона от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей»);

• аттестационная (пп.9, 10 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совмина от 25.05.2010 № 784);

• экспертная (ч.1, 2 п.52 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143);

• для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда (ст.25 Закона от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда») и др.

Оформление состава комиссии

Зачастую НПА закрепляют, что состав комиссии определяется распорядительным документом руководителя организации.

Например:

• приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии (ч.1 п.12 Инструкции № 180);

• основанием для проведения аттестации работников является приказ (распоряжение) руководителя организации, которым устанавливаются состав аттестационной комиссии, ее председатель, секретарь (ч.1 п.10 Типового положения № 784);

• состав комиссии по проведению амортизационной политики и порядок ее работы утверждается руководителем организации (уполномоченным им лицом) (ч.1 п.6 Инструкции № 37/18/6);

• состав комиссии для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, включая председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии организации, устанавливается приказом руководителя организации (ч.1 п.3 Положения о порядке создания и деятельности комиссии организации для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 210) и т. д.

Общие требования к оформлению и содержанию распорядительных документов, в том числе о создании комиссий, содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Наиболее распространен такой вид распорядительного документа о создании комиссии, как приказ, также это может быть распоряжение или решение.

Порядок оформления приказа о создании комиссии

Приказ оформляется на общем бланке организации (ч.3 п.23 Инструкции № 4).

Госорганы и организации, помещающие на бланках изображение Государственного герба согласно Указу от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», должны оформить все реквизиты общего бланка продольным способом на двух языках.

Пример Государственный герб Республики Беларусь Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Найменне структурнага падраздзялення ___________ № ____ Месца складання або выдання Наименование вышестоящей организации Наименование организации Наименование структурного подразделения Место составления или издания

Негосударственные организации могут изготавливать бланк на одном языке.

Название вида документа указывается прописными буквами без разрядки: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

Пример Производственный кооператив «Элеватор» (ПК «Элеватор»)   ПРИКАЗ   __________ № ______   г. Полоцк

Заголовок приказа о создании комиссии располагается слева перед текстом с использованием предлога «О» («Об»).

Пример О создании экспертной комиссии О создании комиссии по проведению амортизационной политики

Текст приказа о создании комиссии состоит из констатирующей и распорядительной частей (п.99 Инструкции № 4).

В констатирующей части излагаются цель издания такого приказа и факт, послуживший основанием для его издания.

Пример В целях организации работы по охране труда В целях обеспечения качественного отбора и уничтожения документов и дел В целях обеспечения распределения и выдачи путевок работникам в санаторно-курортные и оздоровительные организации В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их квалификации Для проведения инвентаризации в ____________________

Основанием служит НПА, регламентирующий создание комиссии. При его наличии в констатирующей части указывается наименование, дата, регистрационный индекс и заголовок.

Пример На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 августа 2002 г. № 1155 «О комиссии по оздоровлению и санаторному лечению населения»

В конце распорядительной части перед распорядительным словом знаки препинания ставят в зависимости от синтаксической связи.

Пример На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 августа 2002 г. № 1155 «О комиссии по оздоровлению и санаторному лечению населения» ПРИКАЗЫВАЮ:   или   На основании Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 июня 2013 г. № 569, ПРИКАЗЫВАЮ:

Справочно Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Перед распорядительным словом и после него пробелы не проставляются.

В распорядительной части приказа непосредственно закрепляется состав комиссии. В ней указываются должности, инициалы и фамилии работников.

Обратите внимание! Приказы о составе комиссий носят персональный характер, поэтому в них указываются не только должности работников, но и их фамилии и инициалы.

Сначала указывается председатель комиссии, затем ее секретарь (при наличии) и члены.

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию по закупкам в составе: председатель - заместитель генерального директора И.И.Иванов; секретарь - экономист I категории отдела бухгалтерского учета Е.В.Соколова. Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Н.О.Петрова. 2. Юрисконсульт юридического отдела А.В.Кондраков. 3. Ведущий экономист административно-хозяйственного отдела О.Л.Новиков.

Требования к порядку указания должностей, инициалов и фамилий работников в НПА не содержатся.

В Альбоме форм организационно-распорядительных документов с комментариями (на основе унифицированных форм документов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41) они указываются следующим образом: должность, инициалы, фамилия. Между инициалами и фамилией пробел не проставляется.

Такой порядок аналогичен порядку указания инициалов и фамилии в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования».

Пункты приказа нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа (ч.4 п.73 Инструкции № 4).

Формы документов • Приказ о создании комиссии для проверки наличия и состояния дел в структурных подразделениях организации (пример). • Приказ о назначении комиссии для уничтожения испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности (дипломов) в учреждении образования (пример).

Оформление изменения состава комиссии

Изменения в составе комиссии целесообразно оформлять путем издания приказа о внесении изменений или нового приказа.

Дополнительно по теме • Как оформляются изменения в составе комиссии, утвержденной приказом, если есть следующая формулировка: «в случае отсутствия (увольнения и т. д.) лица, включенного в состав комиссии, его полномочия считаются приостановленными с момента (увольнения и т. д.) и передаются лицу, исполняющему обязанности в установленном порядке»? • Организация собирается проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2023 год. В штатном расписании недостаточно сотрудников для назначения инвентаризационной комиссии. Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет организация, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности. Можно ли включить специалистов аутсорсинговой компании в состав инвентаризационной комиссии либо инвентаризацию проводить не нужно? • Нужно ли проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2023 год организации, в штате которой числится только один руководитель (применяет УСН с ведением бухучета)?

Если приказ о создании комиссии отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый приказ с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ...» (ч.12 п.99 Инструкции № 4).

Если состав комиссии не меняется, при условии, что срок ее действия не ограничен годом, издавать ежегодно такие приказы (распоряжения) не нужно.

Дополнительно по теме • Надо ли ежегодно обновлять (повторять) ранее изданные приказы по административно-хозяйственным вопросам, по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании разнообразных комиссий и т. д.), если изменений в составе работников среди членов комиссии не произошло?

Таким образом, при подготовке приказа о создании комиссии необходимо:

1. Изучить НПА, регламентирующий порядок создания и состав соответствующей комиссии.

2. Оформить его в соответствии с требованиями к оформлению распорядительных документов, руководствуясь нормами Инструкции № 4.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8, топик 9.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.