Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Регистрация и исполнение внутренних документов организации

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

29.05.2023

Регистрация документов - один из важнейших этапов работы с документами при организации документооборота.

Как это делать правильно, автор пояснил в разделах:

Необходимость регистрации документов

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (под.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Регистрация документов - действие по присвоению уникального идентификатора документу при его включении в документную систему (подп.3.17 п.3 СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утв. постановлением Госстандарта от 12.03.2012 № 14).

В соответствии с СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 основной целью регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему. Регистрация предполагает запись краткого описания документа или метаданных о нем, а также присвоение документу идентификатора, уникального в рамках документной системы.

Регистрация придает документам юридическую силу, так как фиксирует и подтверждает факт их создания, а также придает официальный статус включению документа в документную систему согласно п.18 Инструкции № 4.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Понятие внутренних документов и их регистрация

К внутренним относят те документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в ней. При этом под внутренними потребностями понимают необходимость издания распорядительных документов, подготовки планов и отчетов, предоставления докладных записок.

Таким образом, внутренними документами являются приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки, заявления и др.

Созданный в организации документ подлежит исполнению только после регистрации факта его создания.

Обратите внимание! Внутренние документы независимо от способа их создания подлежат регистрации после их подписания или в случае необходимости утверждения - после утверждения.

Дополнительно по теме • Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т. д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать?

Не все внутренние документы подлежат регистрации, исключение составляют, например, планы или повестки заседаний, совещаний, формы статистической отчетности.

В организации следует составить перечень нерегистрируемых документов, в который включаются не только нерегистрируемые внутренние документы, но и входящие и исходящие.

Внутренние документы регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Допускается децентрализованная регистрация внутренних документов в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому обеспечению и др.) (подп.139.4, 139.5 п.139 Инструкции № 4).

Формы документов • Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии (пример).

Обратите внимание! При децентрализованной регистрации документов должен соблюдаться принцип однократности, который предполагает, что документ регистрируется только один раз: в службе ДОУ или структурном подразделении.

Регистрационный индекс документа

Представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании (для распорядительных документов, протоколов), который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (для информационно-справочных документов) и другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции № 4).

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др. (подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения? • Можно ли вести нумерацию приказов о премировании отдельно от нумерации приказов по личному составу? Если и там, и там после цифры проставляется буква «л», это будет правильно или нужно как-то по-другому обозначать приказы? Например, приказы по личному составу будут «1-л», «2-л» и т. д., а приказы о премировании - «1-лп», «2-лп» и т. д. • Можно ли в номенклатуре дел разделять приказы о премировании и др. - в бухгалтерии, а о приеме, переводе, трудовых договорах и т. д. - в кадрах?

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:

• «к» (для приказов 55-летнего срока хранения) или

• «л» (для приказов 3-летнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Обратите внимание! В состав регистрационных индексов приказов директора предприятия по основной деятельности не включается индекс дела с указанными приказами по номенклатуре дел согласно подп.142.3, 142.4 п.142 Инструкции № 4. Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.6 п.142 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение? • Работник поехал на 28 дней в командировку по Беларуси, которую затем продлили на 5 дней. В сумме получается 33 дня непрерывной командировки. Какими литерами будут обозначаться приказы на командировку и на продление командировки? • Какую литеру указать в индексе приказа о выходе работницы на работу без прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на условиях неполного рабочего времени - «л» или «к»?

Формы регистрации документов

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. Чтобы определиться с формой регистрации, необходимо учитывать преимущества и недостатки ее форм.

Обратите внимание! Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте, например, инструкции по делопроизводству (подп.139.10 п.139 Инструкции № 4).

Журналы

Среди преимуществ использования журналов можно отметить удобство работы при небольшом количестве регистрируемых документов. К недостаткам журнальной формы регистрации относится усложнение поиска сведений о зарегистрированных документах, так как нужно постранично просматривать все записи в журнале.

Справочно Журнал - это обобщенное наименование учетных документов, содержащих периодические записи каких-либо данных и состоящих из листов, помещенных в общую обложку (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, М.: Росархив, ВНИИДАД, 2014).

Так, журнал может представлять собой один лист, помещенный в обложку.

Обратите внимание! Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп.139.9 п.139 Инструкции № 4).

Для регистрации внутренних документов в организации должно быть заведено минимум пять журналов (исходя из подп.142.3 п.142 Инструкции № 4):

1) журнал регистрации распорядительных документов по основной деятельности;

2) журнал регистрации распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам;

3) журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 55 лет;

4) журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 3 года;

5) журнал регистрации внутренних документов (может вестись один журнал регистрации исходящих и внутренних документов).

В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например, журнал регистрации приказов о командировании, журнал регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков, а также журналы регистрации заявлений работников, докладных записок и т. д.

Формы документов • Журнал в делопроизводстве: каталог форм.

Если заканчивается журнал регистрации внутренних документов, то в новом журнале необходимо продолжить нумерацию в пределах календарного года, поскольку порядковые номера присваиваются документам при регистрации в пределах одного делопроизводственного (календарного) года (подп.141.3 п.141 Инструкции № 4).

Прошивать, скреплять печатью (при ее использовании) журналы регистрации внутренних документов, а также журналы регистрации входящих, исходящих документов не нужно, поскольку такая норма не установлена НПА.

Регистрационно-контрольные карточки

Внутренние документы могут регистрироваться с использованием регистрационно-контрольных карточек. Это позволяет заниматься регистрацией одновременно нескольким работникам, затем карточки можно систематизировать по различным признакам и создавать справочные или контрольные картотеки.

Справочно Регистрационно-контрольная карточка - приложение 6 к Инструкции № 4.

В современных условиях с развитием информационных технологий для регистрации используют автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ), которые повышают качество регистрации, скорость поиска документов.

Дополнительно по теме • Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере?

Исполнение внутренних документов

Исполнение внутренних документов предполагает доставку зарегистрированного документа руководителю для рассмотрения или исполнителю для ознакомления, непосредственно исполнение и формирование документов в дела. Документы должны передаваться на рассмотрение или исполнение в день их регистрации.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. • Можно ли не указывать литеру в регистрационном индексе приказов об отстранении от работы (непрохождение медосмотра, неиспользование средств индивидуальной защиты, наличие признаков алкогольного опьянения и др.)?